Opiskelijakortin luominen

Päivitetty viimeksi: 13.1.2023

Opiskelijatiedot siirretään yleensä aiemmasta hallinto-ohjelmasta, mutta ne voidaan myös syöttää käsin tai tuoda esim. csv-tiedonsiirtona. Koulutulokkaiden tiedot saadaan haettua Väestörekisteristä väestörekisteriohjelman avulla, yläkoulut taas saavat uusien oppilaiden tiedot yleensä aiemmasta koulusta joko tiedostona tai rekisterikortit kopioimalla (multiPrimus). Toisella asteella uusien opiskelijoiden tiedot saadaan luettua yhteishaun Opintopolku-järjestelmästä.

Jokaiselle opiskelijalle luodaan oma opiskelijakortti eli rekisterikortti. Opiskelijalla säilyy sama kortti koko tässä koulussa opiskelun ajan. Kun opiskelija siirtyy kouluasteelta toiselle tai muuten koulusta toiseen, tekee uusi koulu hänelle uuden kortin. Uudelle kortille saadaan kopioitua aiemman tiedot, mutta alkuperäinen kortti jää aina sille oppilaitokselle, josta opiskelija lähti pois.

Jos uudet opiskelijat tuodaan Primukseen tiedonsiirrolla, syntyy jokaiselle automaattisesti uusi opiskelijakortti. Jos taas opiskelijatiedot syötetään käsin opiskelija kerrallaan, on myös rekisterikortit tehtävä itse.

Rekisterikortin luonti käsin

Valitse Opiskelijat-rekisterissä ylävalikosta Toiminnot / Uusi rekisterikortti.
Primus pyytää ensimmäisenä henkilötunnuksen. Hetun perusteella tarkistetaan, ettei samalle henkilölle tehdä vahingossa useita rekisterikortteja. Jos hetu ei ole tiedossa, voidaan syntymäajan jälkeen hetun loppuosaksi laittaa -00XÄ tai A00XÄ, jossa X on miehillä pariton (001Ä) ja naisilla parillinen (002Ä) luku. Jos useammalla oppilaalla on sama syntymäpäivä, kasvatetaan hetun loppuosan numero-osaa: miehillä siis 001Ä, 003Ä jne. Numerot 001-999 ovat sallittuja. Hetun loppuosaksi käy myös -XXXX.
Täytä seuraavaksi kaikki kentät, joiden nimi on alleviivattu. Nämä ovat pakollisia kenttiä, eikä Primus anna tallentaa, ennen kuin kaikki pakolliset tiedot on tallennettu. Yleensä pakollisia ovat vähintään Sukunimi ja Etunimet.
Täytä seuraavaksi opiskelijan yhteystiedot: osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostit ym.
Valitse opiskelijalle oikea luokka Ryhmä/Luokka-kenttään ja täytä Luokka-aste/Vuositaso.
Alakoulun luokanopettajaa ja muiden kouluasteiden ryhmänohjaajaa/luokanvalvojaa ei tarvitse kirjata opiskelijakorteille, vaan se tulee automaattisesti Luokat-rekisterin tiedoista. Opiskelijat-rekisterin kenttä Ryhmänohjaaja/Luokanvalvoja täytetään vain, jos opiskelijalla on eri ohjaaja kuin muulla luokalla. Jos ohjaajia on useampia, voi loput täyttää moniriviseen kenttään Muut ryhmänohjaajat. Primuksen pääkäyttäjä voi valita tähän myös muiden koulujen opettajia.
Siirry Huoltajat-välilehdelle ja täytä huoltajien tiedot alaikäisille opiskelijoille.
Siirry Opiskelu-välilehdelle ja täytä vähintään kentät Koulu, Kouluuntulopäivä, Aloituspäivä ja joko Tulokoulu tai Koulunkäyntitaulukko, johon merkitään kaikki koulunvaihdot.
Lukiot ja ammatilliset oppilaitokset täyttävät läsnäolotiedot Opiskelijatyöpäivien laskenta/tuntimäärätaulukkoon. Katso tarkemmin Koski-ohjeista. Myös perusopetukseen valmistavassa koulutuksessa tulee täyttää läsnäolotiedot samaan taulukkoon, jotta lomajaksot saadaan poissuljettua rahoituslaskennasta.
Täytä lopuksi opintoihin liittyvät tiedot. Valitse Opetussuunnitelma-kenttään oikea opetussuunnitelma ja merkitse ops-puuhun opiskelijan valinnat.
Täytä muut kentät sen mukaan, mitä oppilaitoksen muille oppilaille on täytetty: koulukuljetusten tiedot, päätökset, Wilma-tunnukset jne.
Täytä myös kaikki Koski-siirron vaatimat kentät. Tarkista kentät kouluastekohtaisista Koski-ohjeista (linkit ohjeen alareunassa).

Opiskelutiedot, kuten luokka, opetussuunnitelma, tulokoulu, A1-kieli ym. voidaan syöttää monivalinnalla useammalle opiskelijalle kerralla. Monivalinta tehdään maalaamalla halutut kortit listasta ja syöttämällä tiedot kenttiin.