Koski tuotantosiirto

• Siirrot KOSKI-tuotantoon otettiin käyttöön tammikuussa 2018.
• Koski-siirtoon tarvitaan tuotantoympäristön tunnusta ja salasanaa. Koulun tiedot -rekisterissä on (uudet) kentät tuotantoympäristön tunnusta ja salasanaa varten: Koski-rajapinnan tunnus ja Koski-rajapinnan salasana. Vanhojen, testisiirroissa käytettyjen vastaavien kenttien nimeen on lisätty sana "testiympäristön".
• Koulutustoimijan vastuukäyttäjä tekee Opintopolun Palvelukäyttäjän hallinnassa KOSKI-tuotannossa käytettävän palvelukäyttäjätunnuksen tai -tunnukset salasanoineen. Täytä tehdyt tunnukset em. uusiin kenttiin Primuksessa. Katso tarkemmat ohjeet KOSKI-palveluun liittyvästä käyttäjäroolien ja tunnusten hallinnasta OPH:n ohjeesta.
• Kun tiedot siirretään tuotantoympäristöön, niin Kosken palauttamasta vastauksesta tallennetaan opiskelijan rekisterikortille Oppijanumero ja Opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI) (uusi kenttä). Opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI) lähetetään jatkossa aina Koskeen opiskelijan korttinumeron sijaan.
• Koskeen siirretään jatkossa ensisijaisesti oppijanumero ilman henkilötietoja, jos se löytyy opiskelijan tiedoista. Jos ei löydy, niin siirretään pelkät henkilötiedot. Missään tilanteessa ei enää siirretä sekä oppijanumeroa että henkilötietoja.

Automaattinen siirto lähettää tiedot Primuksesta Koskeen kerran vuorokaudessa, oletuksena klo 21-02 tai 04-07 (Primuksen arpoma aika). Jos oletusajat eivät sovi tai haluat tehdä muutoksia asetettuun aikaan, voit ottaa yhteyttä Visman tukipalveluun ja pyytää ajastamaan automaattisen siirron johonkin muuhun kellonaikaan.

Siirtoaikaan Primus hakee kaikki aktiiviset opiskelijakortit, joiden opiskelijalajille on rastittu Huomioi Koski-siirrossa -kenttä, ja ne lisätään lähetysjonoon. Jos näissä opiskelijakorteissa Koski-data on muuttunut edellisen siirron jälkeen, muuttuneet tiedot lähetetään Koskeen. Huom. ensimmäinen automaattisiirto saattaa kestää kauan, mutta sen jälkeen siirtoaika lyhenee.

Virheiden tarkistus automaattisiirrossa

Primus tarkistaa automaattisiirron yhteydessä aineiston, ja jos virheitä löytyy, virheraportti näkyy Primuksen pääikkunan alareunassa. Käyttäjä pääsee korjaamaan virheet suoraan kyseisiltä opiskelijoilta, jos hänellä on oikeus avata opiskelijarekisteri. Lue lisää virheilmoitusten ohjeesta.

Kun virheet korjataan, opiskelija tulee seuraavan yön siirtoon mukaan. Tiedot voi lähettää myös manuaalisesti heti. Virheilmoitus häviää Primuksen pääikkunan alareunasta viiden minuutin sisällä korjattujen tietojen manuaalilähetyksestä tai Päivitä-painikkeella manuaalilähetyksen jälkeen. Toinen vaihtoehto on odottaa, että tiedot siirtyvät seuraavan yön automaattisiirrossa, jonka jälkeen virheilmoitus päivittyy.

Arkistoitavat opiskelijat

Kun opiskelija arkistoidaan, tarkista, tarviiko hänen tietojaan vielä päivittää Koskeen eli onko Koski-tietoihin tullut muutoksia. Jos tarvii, voit siirtää tiedot manuaalisesti heti Koskeen. Vaihtoehtoisesti muuttuneet tiedot lähtevät seuraavan yön automaattisiirrossa, jos opiskelijalaji on sellainen, että se huomioidaan Koski-siirrossa.

Huomaa kuitenkin, että jos opiskelijalajiksi vaihdetaan esim. "Arkistoitu opiskelija" ja tätä opiskelijalajia ei huomioida Koski-siirrossa, tiedot eivät lähde Koskeen automaattisesti.

Jos taas "Arkistoitu opiskelija" -opiskelijalaji huomioidaan Koski-siirrossa, myös arkistoiduille rekisterikorteille tehdyt muutokset lisäävät rekisterikortin lähetysjonoon.

• Poikkeuksia ovat sellaiset tilanteet, jos esim. Kurssit/Opetustarjonta-rekisteriin tehdään muutoksia, jotka vaikuttaisivat myös arkistoidun opiskelijan tietoihin. Tällöin tiedot eivät siirry automaattisesti, jos arkistoidun opiskelijakortin viimeisestä muutoksesta on yli viikko.

Automaattisiirtoon mukaan otettavat opiskelijat

• Jos opiskelijalajia ei huomioida Koski-siirrossa, niin opiskelija ei siirry. Ei väliä onko arkistossa vai ei.
• Jos arkistoitua rekisterikorttia muutetaan ja opiskelijalaji huomioidaan Koski-siirrossa, niin opiskelija otetaan mukaan siirtoon. Jos muuttuneissa kentissä ei ole kuitenkaan Kosken kannalta mitään oleellista muuttunut (Koski-data), niin sitä ei lähetetä eteenpäin.
• Pelkästään opiskelijarekisterin Muutettu viimeksi -kenttä vaikuttaa opiskelijan lisäykseen lähetysjonoon. Kun kortti otetaan jonosta lähetettäväksi, niin muodostetaan kortin muiden kenttien perusteella lähetettävä Koski-data ja vasta sen jälkeen tarkistetaan, onko mikään oleellinen tieto muuttunut. Jos ei ole tarvetta lähettää tietoja eteenpäin (eli Koski-datassa ei muutoksia), niin sitten rekisterikortti vain poistetaan jonosta.

Joissain tapauksissa tietoja pitää lähettää Koskeen manuaalisesti. Manuaalisiirto on vain poikkeustapauksia varten. Sitä käytetään silloin, kun esim. opiskelijan tietoihin on tehty muutoksia, jotka täytyy päivittää Koskeen heti.

1. Opiskelijarekisterin Tiedonsiirrot / Koski -toiminnossa on optio Siirrä tuotantoympäristöön. Siirto tehdään oletuksena tuotantoympäristöön, eli se kohta on valmiiksi valittuna.
2. Tarkista ennen manuaalisiirtoa, että siirrettäväksi tarkoitetut opiskelijat on valmiiksi haettuna rekisteriruutuun tai valittuna aktiivisiksi. Voit siirtää opiskelijat myös opiskelijalajin perusteella, eli silloin siirtyvät kaikki ne opiskelijat, joiden opiskelijalajille on rastittu Huomioi Koski-siirrossa.
3. Valitse sen jälkeen OK.

Tarkistustulosteet manuaalisiirrossa

1. Hae opiskelijarekisterissä kaikki manuaalisesti siirrettävät opiskelijat.
2. Valitse Tiedonsiirrot / KOSKI.
3. Tiedonsiirtoikkunassa on valmiiksi valittuna vaihtoehto Siirrä tuotantoympäristöön. Paina OK.
4. Avautuu yhteenvetotuloste siirtyvistä opiskeluoikeuksista ja muista siirtyvistä tiedoista. Jos kaikki tiedot näyttävät nollaa, aineistossa on virheitä jokaisella siirrettävällä kortilla.
5. Jos virheitä löytyy, Primus näyttää vielä yhteenvetotulosteen jälkeen erikseen yhteenvedon virheistä. Korjaa virheet ennen siirtoa. Jos virheitä ei löydy, tiedot siirtyvät Koskeen.
6. Kunkin opiskelijan siirtoaineisto tallentuu opiskelijan kortille aina kenttään Viimeisin KOSKI-data.
7. Lähetyksessä tiedot siirtyvät vain, jos niissä ei ole virheitä.
8. Siirtoa tekevän henkilön pitää tarkistaa, tuleeko opiskelijoiden Koski-siirron virhe -kenttään jotain tietoa. Virheet tulee korjata ja tiedot täytyy siirtää uudestaan.