Koski - Vuosiluokkahistoria

Vuosiluokkahistoria on toiminto, joka julkaistaan Primukseen kahdessa vaiheessa:

• Ensimmäisessä vaiheessa Primus 4.64.16.1 -version julkaisun (14.11.2023) jälkeen Primus osaa hakea Koski-siirron yhteydessä aiempien vuosiluokkien tiedot Koskesta Vuosiluokat- ja Vuosiluokkasuoritukset-rekistereihin. Esimerkiksi 3. luokkalaiselle oppilaalle siis haetaan Koskesta 1. ja 2. vuosiluokkien tiedot, jotka ovat haun jälkeen tarkasteltavissa Primuksessa em. rekistereissä. Vahvistamattomien vuosiluokkien (jotka siis puuttuvat Koskestakin) tietoja ei haeta Primukseen. Jos oppilaalta on siirretty Koskeen kuluvan lukuvuoden suorituksia, myös tämän vuosiluokan tiedot haetaan Koskesta uusiin rekistereihin.
• Toiminnon käyttöönotto ei varsinaisesti edellytä toimia asiakkaalta. Vuosiluokkahistoriatiedot haetaan ensimmäisen manuaalisen tai automaattisen Koski-siirron yhteydessä Primukseen - manuaalisessa siirrossa tiedot haetaan siirtoon valituille oppilaille ja automaattisessa siirrossa niille, joiden tiedot ovat muuttuneet edellisen siirron jälkeen. Ohjeessa alempana listatut valmistelut tulee kuitenkin tehdä, jotta vuosiluokkahistoriatiedot ovat Primuksessa helposti tarkasteltavissa ja korjattavissa tarpeen vaatiessa.
• Koski-siirron jälkeen Koskesta haettuja tietoja voi tarkistaa Primuksessa ja korjata ne tarvittaessa oikeiksi. Korjaukset tehdään suoraan Vuosiluokat- ja Vuosiluokkasuoritukset -rekistereihin. Tietojen korjaamisesta on lisätietoa alempana tässä ohjeessa sekä erillisessä virheiden korjausohjeessa.
• Toisessa vaiheessa 10.6.2024 alkaen Primuksesta saadaan siirrettyä menneiden vuosiluokkien tiedot ja suoritukset Koskeen. Eli kun Vuosiluokat- ja Vuosiluokkasuoritukset -rekistereihin tehdään mahdollisia korjauksia menneiden vuosiluokkien tietoihin, korjaukset siirtyvät jatkossa Koskeen. Siihen asti Koski-siirrot toimivat kuten ennenkin eli Koskeen siirtyy ainoastaan kuluvan vuosiluokan tiedot opiskelijan ops-puusta.
• 10.6.2024 alkaen siirto todennäköisesti aiheuttaa aluksi normaalia enemmän Koski-virheitä, jotka johtuvat historiatiedoissa olevista puutteista. Suosittelemme korjaamaan virheet kesän ja syksyn aikana.

Lisätietoa toiminnon julkaisusta ja aiheeseen liittyvää keskustelua löytyy Communityssä.

Vuosiluokat-rekisteri

Lataa ohjeen lopusta Vuosiluokat-rekisterin asettelutiedosto. Avaa sen jälkeen Primuksessa Vuosiluokat-rekisterissä Kenttäeditori ja tuo kenttäasettelut toiminnolla Toiminnot / Kopioi tiedostosta / Koko asettelu.

Vuosiluokkasuoritukset-rekisteri

Lataa ohjeen lopusta Vuosiluokkasuoritukset-rekisterin asettelutiedosto. Avaa sen jälkeen Primuksessa Vuosiluokkasuoritukset-rekisterissä Kenttäeditori ja tuo kenttäasettelut toiminnolla Toiminnot / Kopioi tiedostosta / Koko asettelu.

Jos uudet rekisterit eivät näy Primuksessasi, niin pyydä pääkäyttäjäänne lisäämään käyttäjäoikeuksia Käyttäjäryhmät-rekisterissä. Linkki ohjeeseen löytyy tämän ohjeen alareunasta.

Opiskelijat-rekisteri

• Avaa Opiskelijat-rekisterissä Kenttäeditori.
• Ota esille kenttä Vuosiluokat ja asemoi se Vahvistuksen vuosiluokka- ja Vahvistuksen pvm -kenttien lähettyville. Vuosiluokat-kenttää ei ole tarkoitus laittaa kopioituvaksi kentäksi koulusiirtojen yhteydessä, kun oppilaan kortti kopioidaan toiseen kouluun.
• Aseta kentälle informatiivinen näkymä: klikkaa kenttäeditorissa kenttää hiiren 2. painikkeella, valitse Muokkaa kentän näkymää ja laita näkymäksi Luokka-aste&Ryhmä/Luokka&Alkamispäivä&"-"&Vahvistuspäivä. Huom. Tämän voi tehdä vasta, kun Vuosiluokat-rekisteriin on haettu kenttäasettelut.
• Ota esiin myös kentät Vuosiluokat-siirron kellonaika, Vuosiluokat-siirron pvm ja Vuosiluokat-siirron virhe. Näistä kentistä on apua mahdollisten virhetilanteiden selvityksessä, jos Koski-siirto ei onnistu.

Vuosiluokat-kenttään muodostuu Koski-siirron yhteydessä automaattisesti linkit

• vanhojen vuosiluokkien korteille, jos oppilaalla on niitä suoritettuna, sekä
• kuluvan vuosiluokan kortille, jos siltä on jo siirretty suorituksia Koskeen.

Kenttää ei siis ole tarkoitus täyttää käsin itse. Klikkaamalla kenttää hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla Avaa rekisteri voi siirtyä tarkastelemaan kunkin vuosiluokan historiatietoja ja suorituksia. Viereisen kuvan esimerkissä on muodostunut linkit oppilaan vahvistetulle 7. vuosiluokan kortille sekä kuluvan lukuvuoden (8. luokka) vuosiluokan kortille. Voit myös käyttää Avaa rekisteri (koko taulukko) -toimintoa, jolloin saat avattua kaikkien rivien rekisterikortit eli kaikki opiskelijan vuosiluokkakortit kerralla.

Tavanomaisesti vuosiluokkahistoriatiedot eli vahvistetut vuosiluokat haetaan opiskelijalle ensimmäisen manuaalisen tai automaattisen Koski-siirron yhteydessä Primukseen.

Tämän lisäksi vahvistetut vuosiluokat on mahdollista hakea manuaalisesti Koskesta valitsemalla Opiskelijat-rekisterissä Tiedonsiirrot-valikosta Perusopetuksen vuosiluokat / Vuosiluokkien siirto Primukseen (KOSKI). Tällä toiminnolla vahvistetut vuosiluokat saa tarvittaessa haettua Koskesta tekemättä samalla tiedonsiirtoa Primuksesta Koskeen.

Vahvistetut vuosiluokat siirtyvät Koskesta vain, jos Opiskelijat-rekisterin Vuosiluokat-kenttä on täysin tyhjä. Jos siinä on yksikin rivi täytettynä, vuosiluokkia ei haeta Koskesta.

Vuosiluokat-rekisteri

Kun Koski-siirto tehdään, tallentuu vuosiluokan tiedot Vuosiluokat-rekisteriin. Tähän rekisteriin tallentuu ns. yleiset tiedot vuosiluokasta.

• Jos opiskelijalla ei ole vielä haettuna aiempien vuosiluokkien historiatietoja Primukseen Koskesta, ne haetaan Vuosiluokat-rekisteriin, ja Opiskelijat-rekisterin Vuosiluokat-kenttään tulee linkit näiden vuosiluokkien korteille.
• Myös kuluvan vuosiluokan tiedot haetaan, jos niitä on Koskeen siirretty. Jokaisen Koski-siirron yhteydessä Primus päivittää kuluvan vuosiluokan tietoja ajantasaisilla tiedoilla opiskelijarekisteristä.
• Myös sellaista vuosiluokkaa, jolle on täytetty Opiskelijat-rekisterissä Vahvistuksen pvm -kenttä, päivitetään siihen saakka, kunnes kenttään merkitty päivämäärä on menneisyydessä. Tämän jälkeen kyseisen vuosiluokan tietoja ei enää päivitetä Koskesta.
• Jos oppilaan rekisterikortille on täytetty Valmistumispäivä- tai Eropäivä-kenttä tai kortti on arkistoitu, niin Vuosiluokat-rekisteriin ei muodostu uusia rekisterikortteja oppilaalle.

Vuosiluokat-rekisteriin tallentuu mm. seuraavat kentät:

• Vuosiluokan Alkamispäivä tulee Koulun tiedot -rekisterin Lukuvuosi alkaa -kentästä. Tieto katsotaan opiskelijan Koulu-kentän 1. rivin koululta.
• Vahvistuspäivä tulee Opiskelijat-rekisterin Vahvistuksen pvm -kentästä.
• Suoritustapa-kenttään tallentuu pääsääntöisesti "Koulutus", paitsi jos opiskelijalle on rastittu kenttä Erityisenä tutkintona, niin silloin Suoritustapa on "Erityisenä tutkintona".
• Suoritukset-kenttään tallentuu linkit kyseisen vuosiluokan Vuosiluokkasuoritukset-rekisterin korteille. Tämän kautta voi avata tietyn suorituksen tiedot suoraan hiiren 2. painikkeen kautta valitsemalla Avaa rekisteri tai Avaa rekisteri (koko taulukko). Se on helpoin tapa siirtyä korjaamaan oppilaan suoritustietoja, jos niissä on jotain korjattavaa.

Käyttäytyminen ja oman äidinkielen opinnot tallentuvat hieman eri tavalla kuin muut suoritukset:

• Käyttäytymisen arviointi tallentuu Käyttäytymisen arvio -kenttään.
• Oman äidinkielen opintojen arviointi tallentuu Oman äidinkielen opinnot -kenttään.

Vuosiluokkasuoritukset-rekisteri

Varsinaiset suoritukset jokaiselta vuosiluokalta tallentuvat Vuosiluokkasuoritukset -rekisteriin. Jokaisesta vuosiluokkasuorituksesta on siellä oma rekisterikorttinsa, jota voi muokata, jos Koskeen on siirtynyt virheellistä tietoa.

Rekisteriin ei siis muodostu erikseen jokaisesta kurssisuorituksesta omaa korttiaan, vaan nimenomaan vuosiluokan suorituksesta. Viereisen kuvan esimerkissä on oppilaan 7. vuosiluokan matematiikan suorituksen kortti. Matematiikkaa on suoritettu yht. 3 ov lukuvuoden aikana.

Jos kyseessä on käyttäytymisen suoritus, Käyttäytymisen arvio -rastikenttä on rastittuna, Oppiaineen tyyppi -kentässä on "Käyttäytyminen" ja KOSKI-tunniste-kentässä on "KÄ".

Jos kyseessä on oman äidinkielen opintojen suoritus, Oman äidinkielen opinnot -rastikenttä on rastittuna, Oppiaineen tyyppi -kentässä on "Oman äidinkielen oppiaine", Vieras kieli -kentässä on kyseessä oleva kieli ja KOSKI-tunniste-kentässä on "OÄI".

Paikallisista oppiaineista Koskeen pitää siirtää Nimi ja Kuvaus pakollisena tietona. Vuosiluokkasuoritukset -rekisteriin tallentuu myös Nimi suomeksi, Nimi ruotsiksi ja Nimi englanniksi.

9. luokan suoritukset

9. luokan osalta muodostuu vuosiluokkakortti samalla tapaa kuin muistakin luokista, mutta sille ei tallennu suorituksia (kuten ei Koskeenkaan), ellei oppilas jää luokalle.

Kun oppilas saa perusopetuksen päättötodistuksen, niin suoritukset näkyvät Koskessa Päättötodistus-välilehdellä. Primuksessa päättötodistuksen tilanne on Opiskelijat-rekisterin ops-puussa, eli 9. luokan suorituksia ei näy Vuosiluokat- ja Vuosiluokkasuoritukset-rekistereissä kuten muilla vuosiluokilla.

Kotiopetusoppilaat

Jos oppilas on kotiopetuksessa lukuvuoden lopussa, hänelle ei muodostu rekisterikorttia Vuosiluokat-rekisteriin eikä vuosiluokan välilehteä näy Koskessa. Jos kuitenkin oppilas on siirtynyt kotiopetukseen kesken lukuvuoden ja hänelle on ehtinyt muodostua vuosiluokka-rekisterikortti, niin se poistuu, jos oppilas on kotiopetuksessa vielä lukuvuoden päättyessä.

Opiskelijan ja vuosiluokkien arkistointi

Kun opiskelijan rekisterikortti arkistoidaan, arkistoituu samalla myös siihen liittyvät Vuosiluokat- ja Vuosiluokkasuoritukset -rekistereiden rekisterikortit. Jos puolestaan arkistoitu opiskelija otetaan pois arkistosta, otetaan samalla myös vuosiluokka- ja vuosiluokkasuoritukset -rekisterikortit pois arkistosta automaattisesti.

Jos arkistoidulle opiskelijalle luodaan uusia vuosiluokkia, niin myös vuosiluokkien ja vuosiluokkasuoritusten rekisterikortit muodostuvat arkistoituina.

Kun kuluvan vuosiluokan suoritukset ovat valmiit eikä uusia suorituksia enää tule, vuosiluokka vahvistetaan (yleensä lukuvuoden lopussa). Vahvistus tapahtuu täyttämällä opiskelijarekisterissä kentät Vahvistuksen vuosiluokka ja Vahvistuksen pvm.

Siinä vaiheessa kun Vahvistuksen pvm -kentän päiväys on menneisyydessä ja Koskessa näkyy "SUORITUS VALMIS" -teksti, kyseisen vuosiluokan tiedot eivät enää päivity Vuosiluokat- ja Vuosiluokkasuoritukset -rekistereihin.

• Jos viimeisimmän vuosiluokan suorituksia on jostain syystä tarve päivittää Koskesta vielä sen jälkeen, kun Vahvistuksen pvm -kentän päiväys on menneisyydessä, pitää Vuosiluokat-rekisterissä poistaa vahvistuspäivä kyseisen vuosiluokan kortilta. Tämä ei kuitenkaan ole toivottava käytäntö, vaan vahvistus pitäisi kirjata aina vasta sitten, kun tiedetään, ettei uusia suorituksia enää tule ko. vuosiluokalle.
• On myös huomioitava, että kun oppilas on siirretty seuraavalle vuosiluokalle, ei edellisen vuosiluokan suorituksia saa päivitettyä ops-puuhun tehtävillä muutoksilla, vaikka vahvistuspäivä olisi poistettu Vuosiluokat-rekisteristä. Tässä vaiheessa korjaukset kuuluu tehdä normaaliin tapaan korjaamalla suoritustiedot Vuosiluokat- ja Vuosiluokkasuoritukset-rekistereihin, vahvistuspäivää poistamatta.

Jos jonkin vuosiluokan tiedoissa on ollut virheitä ja ne ovat Koskessa väärin, korjataan tiedot Vuosiluokat- ja Vuosiluokkasuoritukset-rekistereihin. Virheet tulee korjata myös niihin paikkoihin, joissa alkuperäinen virhe on ollut, esim. Kurssit-rekisteriin, jottei virhe toistuisi.

Jos tarkistaessa oppilaiden tietoja huomataan, että jokin tai joitain vuosiluokan suorituksia ei ole muodostunut Koskeen ollenkaan, tulee tiedot täyttää näille opiskelijoille manuaalisesti. Ohjeistamme manuaalisen tallennuksen tarkemmin myöhemmin.

Aiemmin käytettyä tapaa korjata virheitä Koskeen eli Koulun tiedot -rekisterin päivämäärien vaihtamista tai oppilaiden keinotekoista siirtämistä takaisin aiemmalle luokalle ei tule käyttää enää.

Erillisessä virheiden korjaamisen ohjeessa on esimerkkejä tyypillistä virhetilanteista menneiden vuosiluokkien tiedoissa ja ohjeet niiden korjaamiseen.

Vuosiluokat-siirron virhe -kenttä

Opiskelijarekisterin Vuosiluokat-siirron virhe -kenttään tallentuu virheviesti, jos opiskelijan vuosiluokkien tiedoissa on virhe. Tavallisesti Kosken automaattisiirto aktivoituu, jos Koski-tiedoissa tapahtuu muutoksia. Samassa yhteydessä haetaan vuosiluokkahistoriatietoja Koskesta. Normaalitilanteessa jos Koski-tiedot pysyvät muuttumattomina, ei automaattisiirtoa tapahdu. Kuitenkin jos jonkun opiskelijan Vuosiluokat-siirron virhe -kentässä on virheviesti, Primus päivittää vuosiluokkahistorian Koskesta, vaikkei varsinaista Kosken automaattisiirtoa tapahdu.

Koski-siirroissa lähetetään aina kaikkien vuosiluokkien tiedot Koskeen, eli myös vanhojen vuosiluokkien korjatut tiedot siirtyvät Koskeen.

• Aiempien vuosiluokkien tiedot siirretään Vuosiluokat-rekisteristä.
• Kuluvan vuosiluokan tiedot siirretään opiskelijarekisteristä oppilaan opsista. Tiedot siirtyvät Koskeen luokka-asteen perusteella, eli Opiskelijat-rekisterin Luokka-aste/Vuositaso-kentän ja opsissa olevien kyseisen vuosiluokan kurssien luokka-asteen tulee vastata toisiaan.