Luokaltasiirrot ja luokalle jääneiden käsittely

Hae koulun jättävät oppilaat opiskelijarekisterin pääruutuun.
Lisää haetuille oppilaille oikea päivämäärä kenttään Peruskoulun päättötodistus. Täytä myös Valmistumispäivä-kenttä.
Täydennä myös muut koulunkäyntitiedot eli Koulusta lähtöpäivä ja Lähtöluokka. MultiPrimuksen osalta huomaa myös muuttaa Opiskelijalaji (ks. linkki Aiheeseen liittyen).
Huom. Älä muuta Ryhmä/Luokka -kentän sisältöä.
Täytä kaikille oppilaille vuosiluokan vahvistus Vahvistuksen vuosiluokka- ja Vahvistuksen pvm -kenttiin.
Siirrä tiedot Koskeen ennen lukuvuoden päivämäärien vaihtamista, jotta vuosiluokat ja suoritukset tulee vahvistettua.

2. Luokat-rekisterin toimenpiteet

Täytä koulun jättävien luokkien osalta kenttä Päättymispäivä. Luokan nimeen voi lisätä myös esim. 9A/20XX.
Siirrä koulun jättävien luokkien luokkakortit arkistoon.
Päivitä muiden luokkien osalta kentät Nimi ja Seuraava luokka yhtä ylemmäksi.

Siirto seuraavalle luokalle tehdään luokan nimeä muuttamalla. Tällä tavalla oikea luokka muuttuu automaattisesti myös opiskelijarekisteriin oppilaiden korteille. Siirto tehdään vanhemmasta päästä alkaen, eli ensin arkistoidaan koulun jättävä luokka, minkä jälkeen muutetaan muiden luokkien nimet.

9/20XX -> arkistoon

Muilla luokilla muutetaan nimestä numero yhtä isommaksi, esim. 8A -> 9A

7 -> 8
6 -> 7
5 -> 6
4 -> 5
3 -> 4
2 -> 3
1 -> 2
0 -> 1

Huom. Kun luokan nimi muutetaan, muuttunut nimi päivittyy myös arkistoiduille opiskelijoille (esim. kesken lukuvuoden lähteneet opiskelijat). Jos näiden oppilaiden suoritustietoja korjataan myöhemmin Koskeen, korjaukset tehdään Primuksen Vuosiluokat- ja Vuosiluokkasuoritukset-rekistereihin. Tämä on ohjeistettu tarkemmin ohjeessa Koski - perusopetuksen esimerkkejä sekä Vuosiluokkahistoria-ohjeissa.

3. Luokka-asteiden päivitys Opiskelijat-rekisterissä

Oppilaiden luokat vastaavat nyt uuden lukuvuoden tilannetta.

Arkistoi koulun jättävien oppilaiden kortit.
Vaihda kaikille kouluun jääville oppilaille Luokka-aste/Vuositaso ja Tuleva luokka-aste/vuositaso yhtä ylemmäksi. Tuleva luokka-aste/vuositaso -kentän voi myös jättää tyhjäksi.

4. Luokalle jääneet/ehdot

Luokalle jättäminen/ehtojen saaminen

Täytä oppilaan kortille Luokaltasiirto-kenttään joko "Jätetään" tai "Ehdollinen jättäminen". Hae luokalle jätettävät esim. haulla Luokaltasiirto="ehdollinen jättäminen" TAI Luokaltasiirto="jätetään".
Varmista, että näidenkin oppilaiden kuluneen lukuvuoden todistus on tallennettu tulostearkistoon.
Mikäli oppilas jää luokalle, vahvistetaan vuosiluokan suoritus normaalisti lukuvuoden päätyttyä eli täytetään opiskelijarekisterin Vahvistuksen pvm- ja Vahvistuksen vuosiluokka -kentät. Vuosiluokat-rekisterin rekisterikortille tallentuu Jää luokalle -kenttään rasti ja tämä indikoi sen, että myös Koskeen on siirtynyt tieto oppilaan luokalle jäämisestä.
Kun koko koulun luokaltasiirrot on tehty ja Koulun tiedot -rekisterissä vaihdettu lukuvuoden päivämäärät tulevaan lukuvuoteen, niin oppilaalle muodostuu uusi vuosiluokkakortti samasta luokka-asteesta. Primukseen ja Koskeen jää siis jatkossa (6/2024) talteen tiedot siitä vuosiluokkasuorituksesta, jolloin oppilas jäi luokalle.
Uuden lukuvuoden alettua oppilaan Vuosiluokat-kentässä pitäisi näkyä kaksi riviä samasta luokka-asteesta.
Vaihda kullekin oppilaalle Ryhmä/luokka-kenttään oikea tieto sen mukaan, mille luokalle oppilas syksyllä menee. Luokka-aste/vuositaso-kenttään saa jäädä sama tieto kuin kuluneella lukuvuodella oli.
Vuosiluokalle jäävän oppilaan suoritukset kuluneelta lukuvuodelta raukeavat. Poista siis luokalle jääneiltä oppilailta kuluneen lukuvuoden arvosanat, jotta ne eivät näy Wilmassa huoltajalle/oppilaalle.
Kun oppilas saa suoritettua kyseisen vuosiluokan uudelleen, kirjaa vahvistustaulukkoon uusi vahvistus uudelle riville seuraavana keväänä. Luokka-asteeksi molempiin tulee sama vuosiluokka.
Mikäli oppilas yrittää suorittaa ehdot kesällä, vuosiluokan vahvistus tehdään sillä päivämäärällä, milloin ehdot on suoritettu. Luokaltasiirto-kenttään täytetään joko "Jätetään" tai "Siirretään" riippuen siitä, saako hän ehdot suoritettua.
Jos oppilas suorittaa ehdot, hänet siirretään normaalisti seuraavalle luokalle.

5. Koulun tiedot -rekisterissä

Päivitä Koulun tiedot -rekisterin Lukuvuosi-kenttä sekä päivämäärätiedot: Lukuvuosi alkaa, Syyslukukausi päättyy, Kevätlukukausi alkaa, Lukuvuosi päättyy, monijaksoisissa kouluissa myös Jaksot alkavat ja Jaksot päättyvät. Huom. Tiedot päivitetään aina vanhojen tietojen päälle, ei siis tehdä uutta rekisterikorttia.

Kun luokkajako muuttuu

Luokaltasiirto tehdään edellä kuvatun tavan mukaan silloin, kun luokan kaikki oppilaat siirtyvät suoraan samalle seuraavalle luokalle ja mahdollisesti myös luokanvalvoja pysyy samana. Esimerkiksi kaikki 1A:n oppilaat 2A:lle, 1B luokan oppilaat 2B:lle jne.

Jos taas aikaisempiin luokkajakoihin tulee muutoksia, esim. edellisenä lukuvuotena oppilaat on jaettu kolmeen 1. luokkaan (1A, 1B, 1C) ja heidät jaetaan tulevaksi lukuvuodeksi kahdeksi 2. luokaksi (2A, 2B), arkistoidaan 1C-luokan kortti Luokat-rekisterissä. Ennen arkistointia lisää nimeen lukuvuosi (esim. 1C/2016) ja täytä päättymispäivä. Jaa sen jälkeen opiskelijarekisterissä vanhan 1C-luokan opiskelijat 2A- ja 2B-luokille.

Jos luokkajako menee kaikkien oppilaiden osalta uusiksi, voit arkistoida kaikki kolme 1. luokkaa ja luoda rekisterikortit uusille 2A- ja 2B-luokille. Vaihda sen jälkeen Opiskelijat-rekisterissä oppilaille uudet luokat Ryhmä/Luokka-kenttään.

Muista korjata tiedot Luokka-aste/Vuositaso- ja Tuleva luokka-aste/Vuositaso -kenttiin.

Yhdysluokat

Yhdysluokkien sijaan Primuksessa on suositeltavaa käyttää selkeästi omia luokkia. Luokan voi nimetä niin, että siitä käy ilmi, että kyseessä on yhdysluokka.

Jos kuitenkin luokaltasiirtoa tehdessä mukana on myös yhdysluokkia, tehdään luokaltasiirto opiskelijarekisterissä. Esimerkiksi jos kyseessä on yhdysluokka 1-2, luokaltasiirrossa Ryhmä/Luokka-kentän tieto pysyy 1-luokkalaisilla ennallaan ja Luokka-aste/Vuositaso vaihdetaan yhtä ylemmäksi. 2-luokkalaisten luokka muutetaan, ja samaten luokka-asteeksi vaihdetaan 3. Päättävien luokkien osalta toimi samoin kuin yo. kohdassa "Kun luokkajako muuttuu".

Luokaltasiirrot MultiPrimus-kunnissa

MultiPrimus-kunnissa luokaltasiirrot kannattaa tehdä kouluissa, ei siis viraston toimesta. Tämä siksi, että viraston käyttäjä näkee Luokat-rekisterissä kaikkien koulujen luokat. Kun rekisterissä on useita samannimisiä luokkia (3A, 3A, 3A) on vaarana, että käyttäjä valitsee Esimerkkilän koulun 3A-luokan sijaan Mallilan koulun 3A-luokan.

Kun siirrot tehdään koulussa, näkee käyttäjä vain oman oppilaitoksensa luokat ja kaikki uudet luokat syntyvät automaattisesti juuri tälle koululle. Jos luokaltasiirrot tehdään virastossa, kannattaa Luokat-rekisterin luettelojärjestykseksi sekä Opiskelijarekisterin Ryhmä/luokka-kentän luettelojärjestykseksi laittaa sellainen, jossa näkyy sekä luokan nimi että koulu, tai vaihtoehtoisesti luokan nimi ja luokanvalvojan nimi: "3A Esimerkkilän koulu" tai "3A Olli Opettaja". Näin oikea vaihtoehto löytyy varmasti.