Palvelutarpeen, toimintayksikön tai ryhmän muutos

Palvelutuotteen tai toimintayksikön muutos edellyttää seuraavien lomakkeiden käyttöä:

• Palvelutarpeen ja sijoituksen muutokset (huoltajan lomake)
• Varhaiskasvatuksen siirtopäätös tai palvelutarpeen muutos (henkilökunta)
• Lapsen sijoituksen päivitys (henkilökunta)

Varhaiskasvatuksen toiminnanohjauspalvelun hankkineet asiakkaat saavat lomakkeet Vismalta, ellei niitä ole ennestään käytössä. Visma auttaa lomakkeiden käyttöönotossa.

Ryhmän vaihtuminen ei edellytä valmisteluita tai lomakkeiden käyttöä, se tehdään suoraan Primukseen (ks. tämän ohjeen loppu).

Huoltajille on tästä osuudesta oma ohjeensa huoltajien ohjesivustolla.

1. Avaa Wilmassa Hakemukset ja päätökset -sivu ja valitse oikeasta reunasta Tee uusi hakemus / Palvelutarpeen ja sijoituksen muutokset, huoltajan lomake.
2. Klikkaa Hakemuspvm-kenttää, jolloin siihen tulee kuluva päivä. Vaihda tarvittaessa.
3. Täytä Toivottu muutoksen alkamispäivä -kenttään se päivämäärä, josta alkaen haluat muutoksen astuvan voimaan (eli palvelutuotteen tai toimintayksikön vaihtuvan).
4. Vaihda Palvelutuote (varhaiskasvatuksen tarve tuntia/viikko) -kenttään toivomasi palvelutuote, jos lapsen palveluntarve muuttuu (eli lapsi tarvii jatkossa nykyistä enemmän tai vähemmän hoitoa). Jos palvelutarve ei muutu, älä vaihda kentässä näkyvää tietoa.
5. Täytä Hakutoiveet-kenttään toivomasi päiväkoti, jos haluat lapsen vaihtavan päiväkotia. Jos et halua päiväkodin vaihtuvan, jätä kenttä tyhjäksi.
6. Rasti Hyväksyn korkeimman maksuluokan sekä Suostumus sähköiseen tiedoksiantoon, jos hyväksyt korkeimman maksuluokan ja suostut siihen, että tieto päätöksestä tulee Wilmaan.
7. Täytä huoltajien kotonaolo/työ/opiskelukentät.
8. Täytä tarvittaessa Lisätietoja hakemuksesta -kenttä.
9. Klikkaa Tallenna tiedot.
10. Kun hakemuksesi on käsitelty, näet päätöksen Hakemukset ja päätökset -sivulla Päätökset-välilehdellä.

Kun huoltaja on täyttänyt hakulomakkeen lapsen palvelutuotteen tai toimintayksikön muuttamiseksi, voi palveluohjaaja käsitellä hakemuksen Wilmassa.

1. Avaa Wilmassa Hakemukset ja päätökset -sivu ja avaa listasta oikea hakemus.
2. Valitse Lomakkeet / Varhaiskasvatuksen siirtopäätös tai palvelutarpeen muutos, henkilökunnan lomake.
   • Jos huoltaja on hakenut siirtoa lapselle toiseen päivähoitopaikkaan, lomakkeella näkyy Siirtohakemus-osiossa toivottu päivähoitopaikka. Osiota ei näy ollenkaan, jos huoltaja on hakenut palvelutuotteen muutosta eikä uutta päivähoitopaikkaa. Toivottu palvelutuote näkyy Hakemuksen tiedot -osiossa Palvelutuote-kentässä.
3. Täytä Päätös-osiossa olevat kentät. Päätös-kenttään tulee sijoituspäätös, jos toimintayksikkö muuttuu, tai varhaiskasvatuspäätös, jos palvelutuote muuttuu. Alkamispvm-kenttään tulee käytännössä sama päiväys, jonka huoltaja on laittanut Toivottu muutoksen alkamispäivä -kenttään (näkyy ylempänä lomakkeella). Tuleva toimintayksikkö- ja Tuleva ryhmä -kentät täytetään vain, jos lapsen toimintayksikkö muuttuu.
4. Klikkaa Tallenna tiedot. Klikkaa sen jälkeen Sijoituksen päivitys -linkkiä, jotta pääset päivittämään lapsen muuttuneet tiedot.
5. Klikkaa Sijoituksen päivitys -lomakkeen Sijoituksen tiedot -kohdassa näkyvän sijoitustaulukon alta vihreää plus-kuvaketta. Täytä ilmestyneelle tyhjälle riville kaikki tiedot paitsi Sijoituksen päättymispvm (ellei se ole tiedossa jo).
   • Jos palvelutuote vaihtuu, täytä Palvelutuote-kenttään uusi palvelutuote, muussa tapauksessa vanha.
   • Jos toimintayksikkö vaihtuu, täytä Yksikkö-kenttään uusi toimintayksikkö, muussa tapauksessa vanha.
   • Hakemus-kenttään tulee valita se hakemus, jolla huoltaja on hakenut muutosta (ei esimerkiksi alkuperäistä varhaiskasvatushakemusta, jos sellainen on tehty).
   • Jos lapsen ryhmäkin vaihtuu, täytä uusi ryhmä Ryhmä-kenttään. Muussa tapauksessa täytä vanha ryhmä eli se, jossa lapsi on jatkossakin.
   • Tila-kenttään tulee valita Varsinainen sijoitus.
6. Täytä sijoitustaulukon nykyisen sijoituksen riville Sijoituksen päättymispvm -kenttään päiväys. Huom. Päiväyksen tulee olla aiempi kuin uuden sijoitusrivin Sijoituksen alkupvm -kentän tieto.
7. Täytä tarvittaessa vielä lisätiedot ja klikkaa sen jälkeen Tallenna.

Lapsen toimintayksikön päivitys muutoksen astuessa voimaan

Jos huoltaja oli tehnyt hakemuksen lapsen päiväkodin eli toimintayksikön vaihtamiseksi, se täytyy päivittää vielä Primukseen sitten, kun muutos astuu voimaan.

1. Avaa Lapset-rekisteri.
2. Päivitä lapsen kortille Toimintayksikkö-kenttään hänen uusi toimintayksikkönsä vanhan tilalle.

Jos lapsen ryhmä muuttuu, ei Wilman kautta tehdä mitään, mutta Primuksessa pitää tehdä alla listatut toimenpiteet ryhmän vaihtuessa (ei etukäteen).

Lapset-rekisteri

1. Avaa lapsen kortti ja päivitä sijoitustaulukkoon aktiiviselle sijoitusriville Sijoitus ryhmään -kenttään oikea ryhmä. Täytä tarvittaessa maininta tästä muutoksesta Sijoituksen lisätiedot -kenttään samalle riville.
2. Täytä myös Ryhmä/luokka-kenttään oikea ryhmä.

Ryhmät-rekisteri

1. Hae esiin lapsen vanhan ryhmän rekisterikortti. Poista lapsi ryhmästä klikkaamalla ryhmän nimilistaa hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla Poista lapsia ryhmästä. Valitse poistettava lapsi ja klikkaa Poista. Tallenna kortti.
2. Hae seuraavaksi esiin lapsen uuden ryhmän rekisterikortti. Lisää lapsi ryhmään klikkaamalla Hae lisättävät lapset -painiketta. Laita hauksi esim. Sukunimi=Mallila (eli lapsen sukunimi) ja klikkaa OK. Painikkeen yläpuolella näkyy nyt listassa lapset, joilla on valitsemasi sukunimi. Klikkaa oikeaa lasta, jolloin hän siirtyy ryhmään. Tallenna kortti.