Administration av Wilma-koder

Studerande-registret

Ta fram följande fält:

• Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn (endast läsrätt)
• Begränsad rätt till information (kan bearbetas)
• Vårdnadshavarnas Wilma nyckelkoder (kan bearbetas)
• Vårdnadshavarnas gemensamma Wilma-användarnamn föråldras (endast läsrätt)
• Nyckelkod i Wilma för studerande (kan bearbetas)
• Wilmas användarnamn (endast läsrätt)

Ta fram de fält som gäller vårdnadshavarna och placera dem på samma flik med de övriga vårdnadshavaruppgifterna. Ge skolspecifika användare rätt att bearbeta endast de fält som är märkta med “kan bearbetas”. Rätten ger du i fälteditorns läs- och bearbetningsrättigheter. Andra fält är informativa, de ifylls inte i Primus.

Lärare- och Personal-registren

Ta fram följande fält:

• Nyckelkod i Wilma (kan bearbetas)
• Wilmas användarnamn (endast läsrätt)
• Wilma-användarnamn av ny typ i användning (endast läsrätt)

Ge andra användare rätt att bearbeta endast det första fältet. Andra fält är informativa, de ifylls inte i Primus.

Registret Wilmas användarnamn

Användarnamn av ny typ sparas i registret Wilmas användarnamn som finns i Primus under Underhållsregister. I detta register kan man granska och bearbeta användarnamnen.

Du kan ta fram alla fält i registret, men ge bearbetningsrätt endast åt huvudanvändare. Skolspecifika användare behöver endast rätten att läsa fältet.

E-postinställningar

För att man ska kunna göra och förena användarnamn krävs att Wilmas e-postfunktion är i bruk och fungerar. Inloggade användares e-postinställningar hämtas från den egna skolans registerkort. Icke inloggade användares inställningar hämtas från den s.k. "standardskolans" registerkort. Standardskolan har oftast registerkortnumret 1 i Information om skolan. Kontrollera alltså att e-postinställningarna har fyllts i både för de skolor som använder Wilma och för standardskolan.

• Se exempel på olika fall om hur man skapar och levererar nyckelkoder åt användare i anvisningen Exempel på att skapa och administrera olika typer av Wilma-användarnamn.

• I normala fall behöver skolan inte göra annat än att leverera nyckelkoden.

• Närmare info om hur vårdnadshavare och studerande skapar Wilma-konton och lägger till roller finns i dessa anvisningar:
  • Instruktion för vårdnadshavare
  • Instruktion för studerande

Grundprinciperna för användningen av nyckelkoder

• Då vårdnadshavaren har använt sin nyckelkod för att skapa ett användarnamn åt sig, försvinner nyckelkoden från Studerande-registrets fält Vårdnadshavarnas Wilma nyckelkoder.
• En nyckelkod blir aldrig gammal. Det är aldrig nödvändigt att skapa någon ny nyckelkod åt vårdnadshavaren. När en nyckelkod en gång skapats är den i kraft ända tills den används.
• Länken i bekräftelsemeddelandet som kommer till e-posten är giltig i två dagar. Om länken hunnit bli gammal kan man alltid beställa en ny genom att ange sin e-postadress på Wilmas connect-sida.
• Tips! Högerklicka på vårdnadshavarens användarnamn i fältet Vårdnadshavarnas Wilma användarnamn i Studeranderegistret och välj Sök samma.Då får du fram alla de barn som är kopplade till vårdnadshavarens användarnamn.
• Om fälten Vårdh. användarnamn och Vårdh. lösenord är ifyllda i Studerande-registret, ska man i regel inte skapa nyckelkoder åt vårdnadshavare på kortet. Dessa vårdnadshavare kan i stället själv göra personliga Wilma-användarnamn åt sig utan nyckelkod. En nyckelkod ska enbart ges åt sådana vårdnadshavare, som från tidigare inte har något Wilma-användarnamn på elevens registerkort, dvs. åt vårdnadshavare som aldrig har använt det gemensamma användarnamnet. Undantaget är om endast en vårdnadshavare har känt till och använt det gemensamma användarnamnet i fältet Vårdh. användarnamn. Då ska den andra vårdnadshavaren ges en nyckelkod.

I Primus Studerande-register finns fältet Begränsad rätt till information som kan användas till att begränsa de uppgifter som vårdnadshavaren kan se i Wilma. Fältet är kopplat till fältet Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn och därför är det bra att placera fälten intill varandra i Studerande-registret så att du genast ser om användarnamnet är belagt med begränsad rätt till information.

Kryssa i fältet eller ta bort krysset, beroende på situationen, på den rad där personens Wilma-användarnamn finns. Om det finns ett kryss i fältet, kan vårdnadshavaren inte se den information i Wilma som man borde se enligt rättigheter för den användargrupp som har valts i fältet Vårdnadshavarens användargrupp i Wilma. Dessa användargruppsrättigheter gäller endast för vårdnadshavare som inte har begränsad rätt till information.

Om vårdnadshavaren förlorar vårdnaden, kan han/hon inte ha ett Wilma-användarnamn ens med begränsad rätt till information. Vårdnaden avgörs alltid av en domstol från fall till fall.

Effekterna av begränsad rätt till information

När Begränsad rätt till information är ikryssat för vårdnadshavarens Wilma-användarnamn ser vårdnadshavaren följande funktioner i Wilma:

• Elevens klass (t ex 8A) ja klasslärarens/klassföreståndarens namn
• Prestationer
• Prov
• Lektionsanteckningar
• Utskrifter
• Grupperna under den pågående perioden (gruppernas prov, läxor och lektionsdagbok)
• Anslagstavlan

Kontrollera att vårdnadshavaren inte via utskrifter ser sådant som han/hon inte borde få se. De utskrifter som ska vara synliga för vårdnadshavarna i Wilma anges i fältet Vårdh. utskrifter i Information om skolan -registret.

Vårdnadshavare med begränsad rätt har inte tillgång till följande funktioner i Wilma:

• Meddelanden (kan varken skicka eller ta emot)
• Schemat
• Stöd-sidan
• Ansökningar och beslut-sidan
• Enkäter
• Läroplanen
• Lärarna/Personalen/Utrymmena
• Årsplaneringen
• Blanketter

Vårdnadshavaren kan heller inte kvittera prov eller meddela om frånvaro på förhand.

Användare kan göra största delen av ändringarna själva i Wilma. De kan bl.a.

• ändra sin e-postadress (användarnamn av ny typ). Observera att Wilma-användarnamnet i så fall också ändras.
• uppdatera sitt nya namn (användarnamn av ny typ)
• byta lösenord
• ändra sina beskedsinställningar (hur, när och om vilka ämnen de vill ha besked till e-posten)
• olika användarroller har sina egna anvisningar om Wilma-användarnamn:
  • Anvisning för lärare och personal
  • Anvisning för vårdnadshavare
  • Anvisning för studerande

Skolan kan vid behov ändra användarnamn av ny typ i registret Wilmas användarnamn. Ändringar till användarnamn av gammal typ ska enligt typen göras i Studerande-, Lärare- eller Personal-registret.

Beskedsinställningar tillhörande ett Wilma-användarnamn om lektionsanteckningar eller meddelanden sparas på olika ställen beroende på om vårdnadshavare har ett gemensamt eller personligt Wilma-användarnamn.

• Beskedsinställningar för användarnamn av ny typ syns för varje användares del i registret Wilmas användarnamn. Tips! Högerklicka på vårdnadshavarens användarnamn i Studerande-registret och välj Öppna register så får du upp användarnamnet i registret Wilmas användarnamn och kan granska t.ex. beskedsinställningarna.
• Beskedsinställningar som gäller för gemensamma användarnamn (av gammal typ) syns i Studerande-registret.

I normala fall behöver man inte radera användarnamn separat, eftersom användarnamnets giltighet upphör då man arkiverar det registerkortet som användarnamnet är kopplat till.

Om användarnamnet är kopplat till flera roller, fungerar det även efter att alla roller har arkiverats, men i Wilma syns då endast en tom sida. Om t.ex. en lärare har två barn, försvinner vårdnadshavarrollerna vartefter studerandena slutar skolan eller fyller 18 år. Lärarrollen försvinner då personens lärarkort arkiveras.

Om det förekommer missbruk av ett Wilma-användarnamn kan man inaktivera det genom att radera registerkortet i fråga i registret Wilmas användarnamn.

Användarnamnen i registret Wilmas användarnamn

I registret Wilmas användarnamn motsvaras varje användarnamn av ett registerkort. Rollerna som är kopplade till ett användarnamn är inte direkt synliga, men du kan söka fram dem eller lägga till infofält som visar rollerna.

Exempel på sökningar:

• Användarnamn som är kopplade till vårdnadshavarroller: Användarnamnets vårdnadshavarroller[Radantal]()>"0"
• Användarnamn som inte är kopplade till vårdnadshavarroller: Användarnamnets vårdnadshavarroller[Radantal]()=”0”
• Användarnamn som är kopplade till lärar- eller personalroller: Användarnamnets lärarroller[Radantal]()>"0" OCH Användarnamnets personalroller[Radantal]()>"0"
• Användarnamn som inte längre är kopplade till några roller, t.ex. en pensionerad lärare med barn som gått ut skolan: räkna upp alla roller som används på läroanstalten enligt exemplen ovan, med OCH som skiljetecken.

Infofält för användarnamnets roller

För att underlätta administreringen av användarnamnen kan du skapa infofält som visar vilka roller som är kopplade till ett visst användarnamn.

• Skapa ett separat infofält för varje rolltyp. För vårdnadshavarroller kan du t.ex. ta fram elevens klass, förnamn och efternamn i infofältet.
• Kombinera uppgifterna med hjälp av +-tecken och mellanslag, inte &-tecken:
  
  • Användarnamnets vårdnadshavarroller()->Grupp/Klass->Namn+" "+Användarnamnets vårdnadshavarroller()->Efternamn+" "+Användarnamnets vårdnadshavarroller()->Förnamn
• Ge infofältet ett namn och kryssa i Radbrytning i flerradiga fält. Tryck på OK.
• Fältet finns nu i listan över infofält. Då du kryssar för fältet blir det synligt i rutan och du kan justera dess höjd och bredd.
• Gör på samma sätt ett eget infofält för användarnamnets lärar- och andra roller.

Koppla ihop Wilma-användarnamn som har AD

Ifall en person använder flera användarnamn som är ihopkopplade med AD-identifiering och personen kopplar ihop dem i Wilma, ber Wilma användaren att meddela vilket användarnamn som ska tas i bruk.

Ett AD-användarnamn, två kort i Primus

Om en person har flera registerkort (t.ex. både studerandekort och personalkort, eller två studerandekort), ska Wilma-användarnamnet göras endast för ett av korten. För den andra rollen skapar man i stället en nyckelkod. Personen loggar in i Wilma med användarnamnet och förenar den andra rollen till det med hjälp av nyckelkoden.