Automaattinen toimeenpano

• Rasti Koulun tiedot -rekisterissä kenttä Automaattinen toimeenpano käytössä.
• Tarkista, että Toimeenpanossa siirrettävät tiedot -kenttäkokonaisuudesta on rastittu ne tiedot, joiden halutaan siirtyvän opiskelijan suoritukseen.
• Tarkista, että Arvioinnit alkavat/päättyvät -kentät on täytetty, mikäli arvosanojen halutaan näkyvän opiskelijoilla Wilmassa vasta tiettynä päivänä, esim. jakson päätyttyä. Oletuksena toimeenpannut arvosanat näkyvät opiskelijoilla heti.

Ensimmäinen toimeenpano tehtävä käsin

Jotta automaattinen toimeenpano alkaa toimia, täytyy arviointikirja ensimmäisen kerran toimeenpanna käsin, ja toimeenpanossa täytyy siirtyä tietoa opiskelijan suoritusruutuun opiskelijarekisteriin. Helpointa on toimia seuraavasti:

• Kun muodostat arviointikirjoja Kurressa, laita asetuksissa rasti kenttään Päivitä aiemmat arvioinnit opiskelijarekisteristä. Näin arviointikirjaan tulee siirrettävää tietoa.
• Siirron jälkeen toimeenpane arviontikirjat Arviointi-rekisterissä valitsemalla Lisätoiminnot / Toimeenpane arviointi.

• Kirjaa arvosanat ja muut suoritustiedot normaaliin tapaan. Kun kaikki tiedot on kirjattu, tallenna arviointikirja. Suoritukset toimeenpannaan tallennuksen yhteydessä.
• Wilman kautta arvioidessa täytyy opettajalla olla oikeus muokata jo toimeenpantuja arviointeja. Oikeus annetaan joko rastimalla Opettajat-rekisterissä kenttä Oikeus muokata toimeenpantuja arviointeja tai rastimalla opettajan käyttäjäryhmälle Käyttäjäryhmät-rekisterissä Arviointi-rekisterin oikeuksista Toimeenpantujen arviointikirjojen muuttaminen.

Itse toimeenpanosta ei tule ilmoitusta, mutta jos jotain huomioitavaa oli, antaa automaattinen toimeenpano samat ilmoitukset kuin normaali toimeenpano. Käyttäjä saa esim. ilmoitukset tilanteista, joissa arvosanaa ei korvattu huonommalla tai jos päiväys eroaa merkittävästi nykyisestä päivämäärästä.

Kun automaattinen toimeenpano on käytössä, päivittyy myös opiskelijarekisterin kautta tehty arvosanamuutos suoraan arviointikirjaan, jos kyseiselle suoritukselle löytyy arviointikirjaviittaus. Toiminta on sama kuin Arviointi-rekisterin kautta tehdyssä Päivitä opiskelijarekisteristä -toiminnossa.

Wilman opiskelijakohtaisen arvioinnin lomakkeella voidaan tallentaa myös muiden arvosanojen aiheiden arviointia. Tällä tavalla arvioinnin voi tallentaa myös muu kuin arviointikirjan Opettaja- tai Muut opettajat -kentässä oleva opettaja. Opettajan nimi näytetään samasta kurssista olevassa arviointikirjassa, vaikka hän ei olisi varsinainen arviointikirjan opettaja. Jos automaattinen toimeenpano ei ole käytössä, lomakkeella tehdyt arvioinnit eivät päivity arviointikirjalle.

Opiskelijarekisterissä tehty muutos näkyy Arviointi-rekisterin "Rekisteriin tehdyt muutokset" -listauksessa nimellä "Päivitys opiskelijarekisteristä".

Jotta opiskelijarekisterin tai Wilman opiskelijakohtaisen arvioinnin kautta tehty arvosanamuutos päivittyisi myös arviointikirjaan, täytyy opiskelijan olla mukana jossain tämän kurssin arviointikirjassa eli opiskelijan ja arviointikirjan välillä tulee olla linkitys. Linkityksen voi todeta esim. klikkaamalla opiskelijarekisterin opsinäkymässä kurssia hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla Siirrä arviointikirjaan. Apuruudussa luetellaan kurssin ryhmät. Ryhmän, jossa opiskelija on mukana, edessä on sana "valittu". Lisäksi alkuperäisen toimeenpanon tulee olla tehty sen suoritusvälilehden kautta, jonka arvosanaa muutettiin.

Päivityksiä ei tehdä arkistoituihin arviointikirjoihin.

Automaattinen toimeenpano koskee kaikkia toiminnon käyttöönoton jälkeen tehtäviä arviointikirjan tallennuksia. Jos arviointirekisterissä on ennestään toimeenpanemattomia, arvosanoja sisältäviä arviointikirjoja, tulee ne joko toimeenpanna tai tallentaa uudelleen, jotta niiden arvosanat siirtyvät opiskelijoille.

Automaattinen toimeenpano koskee arviointikirjan kaikkia opiskelijoita, vaikka osa heistä olisi sellaisesta yksiköstä, joka ei käytä automaattista toimeenpanoa. Asetus katsotaan siis arviointikirjan Koulu-tiedon mukaan.

Automaattinen toimeenpano ei koske tenttien arviointikirjoja. Näitä ovat arviointikirjat, joiden tyyppi on Tentti, Uusintatentti, Rästitentti, Vahvistamaton tentti tai Korotus. Niitä ei toimeenpanna automaattisesti, vaikka toiminto olisi käytössä.

Automaattista toimeenpanoa kannattaa käyttää myös opiskelijakohtaisten kurssimuutosten kannalta, jolloin muutokset päivittyvät opiskelijan suorituksesta arviointikirjalle heti.