Soitinlainojen kirjaaminen ja laskutus

Kirjasto-rekisterissä jokaiselle soittimelle voidaan kirjata ns. peruslainaushinta yksiriviseen kenttään Lainaushinta. Tämä hinta voidaan tarvittaessa korvata toisella hinnalla lainauskohtaisesti Tapahtumataulukossa. Varsinainen lainaustapahtuma kirjataan Tapahtumataulukkoon:

1. Kenttään Alkupvm merkitään lainan alkamispäivä.
2. Toimenpide-kenttään valitaan vaihtoehto "Lainaus", kun ko. rivi halutaan mukaan laskuun.
3. Lainaaja (opiskelija) -kenttään valitaan laskutettava opiskelija.
4. Jos lainaushinta on eri kuin peruslainaushinta, merkitään se taulukon kenttään Lainaushinta.
5. Merkitse kenttään Loppupvm se päivä, jonka jälkeen riviä ei enää haluta laskutukseen. Yleensä loppupäivä on lainan/soittimen palautuspäivä.
6. Älä täytä kenttää Laskutuspvm., sillä Primus muodostaa siihen automaattisesti laskun tekopäivän sen jälkeen, kun lasku on tehty ja se on siirtynyt Laskutus-rekisteriin. Aina kun Laskutuspvm. on tyhjä, tulkitaan kyseinen rivi laskutettavaksi.

Mikäli soitin on lainassa useamman lukukauden, riittää lainan kirjaus vain kerran - laskut voidaan muodostaa joka lukukaudelta.

Soitinlainojen laskut voidaan muodostaa aina kun halutaan eli vaikka joka lainauksen yhteydessä tai vain kerran lukukaudessa. Kun lainausten tiedot on kirjattu Kirjasto-rekisterin Tapahtumataulukkoon, hakee Primus tiedot laskuille näistä kentistä. Jos rivin kentässä Laskutuspvm. on jo jokin päiväys, on rivistä muodostettu lasku aiemmin.

Voit myös maalata koko listan, sillä laskutus ohittaa ne soittimet, joissa ei ole mitään laskutettavaa tai joiden hinnaksi on merkitty 0 €.

1. Valitse Kirjasto-rekisterin ylävalikosta Laskutus / Lainojen laskutus.
2. Valitse Laskutus-ikkunan alareunasta, haluatko laskuttaa valitut rekisterikortit (soittimet) vai kaikki rekisteriruutuun haetut soittimet.
3. Täytä Laskutuskauden alkupvm -kenttään se päivämäärä, jonka jälkeen auki olevat lainat laskutetaan. Jos esim. laskut on tehty viimeksi syksyllä 2018 ja lainat pitää laskuttaa kevätlukukaudelta, syötetään kenttään 1.1.2019.
4. Valitse Laskun tyyppi -kenttään oikea vaihtoehto, esim. "Soitinten laskutus". Vaihtoehdot tulevat Laskutyypit-rekisteristä, jonne voidaan perustaa tarvittavat laskutyypit.
5. Valitse kenttään Hae laskutyypin perustella vaihtoehto "Laskunumero". Tällöin Primus hakee seuraavan vapaan numeron laskutusrekisteristä löytyvien, saman laskutyypin laskujen perusteella. Samalla tavalla voidaan hakea automaattisesti myös viitenumero. Huomaa, että tämä vaihtoehto on näkyvillä vain, jos Koulun tiedot -rekisterissä on valittuna Kurssilaskutuksen lasku- ja viitenumero -kenttään "Syötetään käsin".
6. Täytä tarvittaessa muut kentät ja klikkaa Muodosta laskut -painiketta.
7. Laskujen siirto -ikkunasta voidaan siirtyä suoraan Laskutus-rekisteriin. Siellä voidaan edetä ohjeen Yleisohje laskutukseen mukaisesti kohdasta "Laskutus-rekisteri" eteenpäin (ks. linkki ohjeen alaosassa).

Mikäli Laskutuskauden alkupvm osuu tapahtumataulukon kenttien Alkupvm ja Loppupvm väliin, kyseinen rivi laskutetaan. Laskutuspvm.-kenttään tallentuu laskun muodostamisen päivämäärä automaattisesti.

Maksuaikataulukon käyttö soitinlaskuissa

Soitinvuokrat voidaan laskuttaa myös Opiskelijat-rekisterin Maksuaikataulukon kautta, jolloin samalle laskulle voidaan laittaa myös lukukausimaksut. Maksuaikataulukon käytöstä löytyy ohje alla olevasta linkistä.