Musiikkioppilaitosten (kurssi)laskutus

Laskutyypit-rekisteri

Laskutyypit-rekisteriin kirjataan tarvittavat laskutyypit eli kaikki ne erilaiset laskutyypit, joiden perusteella laskuja eritellään eri tileille, esim. "X kunta musiikkileikkikoulu", "Y kaupunki lukukausimaksut" jne. Lisäksi kenttään Laskutyypin ryhmä voidaan määritellä jokin yhdistävä tekijä kaikille niille laskutyypeille, joiden pitää seurata samaa laskunumerointia. Esimerkiksi lukukausimaksuille määritellään ryhmäksi "1" ja soitinlainoille "2" jne.

Laskutus-rekisteri

Laskutus-rekisterissä oletusluettelojärjestykseksi kannattaa tallentaa tiedot, jotka halutaan nähdä, kun Laskutus-rekisteri avataan. Valitse luettelojärjestykseen esim. Laskun numero&Maksaja (opiskelija)->Sukunimi&Maksaja (opiskelija)->Kutsumanimi&Laskun päivä.

Tuoteryhmät-rekisteri

Tuoteryhmät-rekisteriin kirjataan eri tuoteryhmiksi ne tekstit, jotka halutaan laskulle väliotsikoiksi, esim. "Lukukausimaksu kevät 2020" tai "Ryhmäopetus syksy 2020". Koodi-kenttää voidaan käyttää eri tuotteiden lajitteluun laskun siirtotiedostossa antamalla kenttään jokin numeroarvo. Ensimmäiseksi tarkoitetulle tuoteryhmälle kannattaa antaa numeroksi "100", seuraavalle "200" jne. Kun lukukausi vaihtuu, tee uusi rekisterikortti, jonka nimi on esim. "Lukukausimaksu syksy 2020".

Tuotenimikkeet-rekisteri

Tuotenimikkeet-rekisteriin kirjataan kaikki tuotenimikkeet, joita laskutuksessa halutaan käyttää, esim. "Kopiointimaksu", "Lastentanssi 45 min.", "Musiikkileikkikoulu 45 min." jne. Tuotenimikkeelle täytetään kentät Nimi, Koodi, Hinta, Tuoteryhmä ja Huomioi perhealennuksissa.

Kurssit-rekisteri

Kurssit-rekisterissä (ammatillisilla oppilaitoksilla rekisterin nimi voi olla myös Opetustarjonta) tulee tarkistaa, että kaikilla erikseen laskutettavilla kursseilla (esim. kuorot) on täytettynä kenttä Tuotenimike. Tämän kentän perusteella laskun riville haetaan mm. hinta Tuotenimikkeet-rekisteristä.

Arvosanamääritykset-rekisteri

Arvosanamääritykset-rekisterissä kurssilaskutuksessa huomioitaville arvosanoille rastitetaan kohta Huomioi kurssilaskutuksessa. Jos esim. kesken jäänyttä suoritusta ei laskuteta ollenkaan, ei tähän arvosanaan laiteta rastia kyseiseen kenttään.

Laskutettavat nimikkeet opiskelijakortille

Kaikki muut paitsi soitinlainojen maksut ja erikseen laskutettavat kurssit kirjataan Opiskelijat-rekisterissä Maksuaikataulukkoon, jossa määräävänä kenttänä on M. alkupvm. Huomioi, että opiskelijalla tulee olla suorituksia, jotta niistä voidaan laskuttaa.

• M. alkupvm -kenttään täytetään esim. päivämäärä, jolloin syötät tietoa, tai se päivämäärä, josta lähtien laskutettavia tietoja aletaan keräämään. Jos tapahtuma pitää laskuttaa esim. syyslukukaudella, niin syötä päivämäärä, joka osuu syyslukukauden alkamis- ja päättymispäivien väliin. Jos laskutetaan kevätlukukaudella, niin täytä päivämäärä, joka osuu kevätkauden alkamis- ja päättymispäivän väliin.
• M. Tuotenimike -kenttään valitaan laskutettavan rivin tuotenimike. Primus katsoo Tuotenimikkeet-rekisteristä hinnan, mikäli se on sinne kirjattu. Jos laskutetaan vain yksi tuotenimike Tuotenimikkeet-rekisterin hinnalla, voidaan M. kpl- ja M. á-hinta -kentät jättää tyhjäksi.
• Jos M. kpl -kenttään laitetaan luku, kerrotaan M. Tuotenimikkeen hinta tällä luvulla laskua muodostettaessa. Jos täytetään myös M. á-hinta, muodostuu laskulle summaksi M. kpl x M. á-hinta.
• M. á-hinta on ensisijainen verrattuna Tuotenimikkeet-rekisterin hintaan.
• Jos täytetään kenttä M. summa, muodostuu laskulle tuo summa riippumatta siitä, mitä M. á-hinta -kenttään ja M. kpl -kenttään on täytetty. M. summa -kenttään voidaan laittaa myös hyvitettävä summa, esim. "-20".
• Jätä kenttä M. laskutuspvm tyhjäksi. Ohjelma täyttää tämän automaattisesti silloin, kun ko. rivi on laskutettu. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että asiakas olisi laskun jo maksanut.

Jos hyvitysrivejä on useampi, laita sama poimintaeräpvm. niihin, jotka haluat samaan laskuun.

Laskujen teko opiskelijarekisterissä

Kirjaudu Primukseen kouluttomalla tunnuksella, jolloin näet kaikkien koulujen/yksiköiden tiedot (sellainen tunnus, jolla ei kirjautumisvaiheessa tarvitse valita koulua tai yksikköä, esim.pääkäyttäjänä). Muutoin voi tulla useampi lasku samalla numerolla. Tämä mahdollistaa lisäksi sen, että voit tehdä kaikkien koulujen/yksiköiden laskut kerralla. Laskuja voidaan kuitenkin muodostaa useammassa erässä.

1. Valitse laskutettavat oppilaat maalaamalla.
2. Valitse ylävalikosta Laskutus / Kurssimaksut.
3. Valitse avautuvan ikkunan alareunan Laskutettavat-kohdasta, laskutetaanko valitut kortit vai kaikki rekisteriruutuun haetut.
4. Syötä kenttiin Alkupvm ja Loppupvm haluttu päivämäärärajaus. Tämän perusteella haetaan laskutettavia kursseja opiskelijalta (esim. lukukauden alkamis- ja päättymispäivät).
5. Valitse Laskun tyyppi -kenttään oikea vaihtoehto.

Jos halutaan laskuille automaattinen numerointi, toimitaan seuraavasti:

• Kun tehdään ensimmäistä kertaa laskua tietylle laskun tyypille, annetaan laskun numeroksi se numero, josta kyseisen laskutyypin numerot alkavat. Laskutyyppi voi olla esimerkiksi "Lukukausimaksut", jonka ensimmäiselle laskulle annetaan numeroksi 100, "Musiikkileikkikoulu"-laskutyypille 200 jne.
• Seuraavaa "Lukukausimaksu"-tyyppistä laskua laskutettaessa valitaan kenttään Hae laskutyypin perusteella vaihtoehto "Laskunumero". Tällöin ohjelma siirtyy Laskutus-rekisteriin, ja sieltä katsotaan seuraava vapaa numero (101) Laskutus-rekisteristä löytyvien laskujen perusteella. Kun laskujen automaattinen numerointi on käytössä, pitää siis jättää viimeisin lasku arkistoimatta jokaisesta eri laskutyypistä, jotta tuleviin laskuihin saadaan juokseva numerointi.

Samalla tavalla voidaan muodostaa automaattisesti myös viitenumero. Jos kenttä Hae laskutyypin perusteella ei ole esillä, tarkista Koulun tiedot -rekisterissä, ettei millekään koululle (mukaan lukien arkistoidut asettelukoulut) ole valittu kenttään Kurssilaskutuksen lasku- ja viitenumero arvoksi "Automaattinen".

Rasti kenttä Huomioi myös maksutaulukko, jolloin laskuun haetaan mukaan maksuaikataulukkoon kirjatut rivit, eikä pelkästään Kurssit-rekisterin tai kurssityypin hintoja. Samalla Laskurivit-välilehti häipyy näkyvistä, jolloin laskuja ei voi tehdä manuaalisesti.

Täytä tarvittaessa muut kentät ja klikkaa Muodosta laskut -painiketta. Jos opiskelijalle on tehty useampi laskurivi samoilla alkamispäivämäärätiedoilla, muodostuu vain yksi lasku, johon Primus laskee yhteen kaikkien rivien summat. Laskutus-rekisterin Erittely-välilehdellä näkyy, mitä kaikkea lasku pitää sisällään, kaikki rivit eriteltyinä.