Registrera beslut (Ansökningar och beslut)

• Blankettens databas: Ansökningar och beslut
• Blankettens typ: Registrets uppgifter
• Används i Wilmas anslutningar: Lärare, Personal
• Användargrupp i Wilma: Wilma: lärare
• Kryssa i Syns i Wilma och Tillåtet att skapa nytt registerkort

Gör eventuella ändringar i blankettens text, instruktioner, villkor etc. och testa blanketten med en testanvändares konto i Wilma.

Lärare och personal ser och får lägga till nya beslut i Wilma om något av följande kriterier uppfylls:

• personen är studerandens grupphandledare eller annan handledare
• personen har Rätt att se alla studerandes uppgifter i Wilma
• personen har Rätt att se alla ansökningar och beslut
• läraren är knuten till studeranden med hjälp av fältet Kortets äganderätt innehas av i Studeranderegistret.

Till exempel grupphandledaren ser sina elevers ansökningar/beslut på sidan Ansökningar och beslut i Wilma. En rektor som har rätt att se alla ansökningar och beslut ser dem för alla elever i skolan.

För att användarna ska kunna skapa nya beslut på blanketterna måste de tillhöra en användargrupp som har tillträde till registret Ansökningar och beslut.

Skapa en ny användargrupp för lärare/personal i registret Användargrupper i Primus, t.ex. "Ansökningar och beslut, lärare".

Ge på fliken Wilmas rättigheter användargruppen rätt till registret i Ansökningar och beslut och sedan registerfunktionerna Rätt att skapa nytt registerkort och Rätt att skriva ut sparade utskrifter.

Ange sedan den användargrupp som du nyss skapade i fältet både på blanketten samt för läraren/personalen, i fältet Användargrupp i Wilma.

Blanketten är uppbyggd så att du först ska välja vilken elev beslutet gäller. Om du öppnar blanketten när du är på elevens sida finns elevens namn färdigt i fältet Studerande. Elevens hemort hämtas från Primus Studeranderegister. Om man har öppnat blanketten via Ansökningar och beslut uppe i Wilma, måste man fylla i studerandens namn för hand. Elevens adress och uppgifterna om vårdnadshavarna kommer automatiskt in på blanketten när den sparas.

Nästa del på blanketten gäller ansökningen, om vårdnadshavaren har gjort en ansökan som beslutet grundar sig på, t.ex. en ansökan om skoltransport eller ledighet. Om det inte finns någon ansökan kommer den här delen inte med på blanketten. Den här inställningen görs med synlighetsvillkoret "Ansökan->Ansökningskod<>"". Det går inte heller att ändra uppgifterna i ansökan.

Sedan följer de delar som gäller beslutsfattaren, beslutet och giltighet. Fälten är de samma som i beslutstabellen i Primus Studeranderegister.

Den sista delen är Beslutet offentligt för vårdnadshavare och studerande.

Efter det datum som angetts i fältet Beslutet offentligt ser också vårdnadshavaren beslutet i Wilma. Samma gäller studeranden själv om han/hon har fyllt 18 år (då syns beslutet inte längre för vårdnadshavaren). Om beslutet har föregåtts av en ansökan kommer beslutet i det här ärendet in på samma rad som ansökan.

Det finns färdiga instruktioner för hur man ska fylla i fältet Beslutet offentligt. Om du vill kan du ändra på instruktionen eller ta bort den helt. Klicka då fram fältets egenskaper och välj fliken Instruktion. Instruktionen syns i Wilma då man klickar på infosymbolen bredvid fältet.

Spara den färdiga blanketten. Då bildas ett nytt registerkort i Primusregistret Ansökningar och beslut. Om man från början valde den ansökan som beslutet gäller, kommer informationen in på samma registerkort som ansökan.

Att ändra beslutet

I varje del av beslutsblanketten finns ett villkor angående bearbetningen: om handläggningen av beslutet pågår kan det ändras så länge som Beslutet offentligt inte är ikryssat. Då beslutet är offentliggjort för vårdnadshavarna/studerandena går det inte längre ändra beslutet via Wilma, utan det går bara att läsa uppgifterna.

Frånvaroklassificeringen kan anges direkt i samband med beslut om ledighet. Den klassificering som handläggaren väljer är synlig för klassföreståndaren och ämneslärarna vid studerandens namn i lektionsanteckningarna. Härifrån kan den också kopieras till alla lektioner. Frånvaroklassificeringen sparas i den Frånvarotabell som finns i Primus Studeranderegister.

Gör så här för att ta ibruk egenskapen:

• Gå till Ansökningar och beslut -registret, öppna Fälteditorn och ta fram fältet Frånvarons klassificering. Kontrollera också att fälten Inledningsdatum och Avslutningsdatum är framtagna.
• Gå till Blanketteditorn och lägg till fältet Frånvarons klassificering på den blankett med vilken beslut registreras i Wilma. Kontrollera att också fälten Inledningsdatum och Avslutningsdatum finns på blanketten. Om ni använder flera blanketter för att registrera beslut om ledigheter (t.ex. korta ledigheter, långa ledigheter), ska du lägga till fälten på alla dessa blanketter. Du behöver inte nödvändigtvis lägga till fälten på profilblanketter.
• Informera blankettanvändarna om att frånvarons klassificering i fortsättningen ska ifyllas på blanketterna.

När frånvarons klassificering ifyllts för ett beslut, sparas den förutom i Ansökningar och beslut -registret även i den frånvarotabell som finns i Studeranderegistret.

Från frånvarotabellen speglas informationen till Wilmas lektionsanteckningar, där klassföreståndaren/timläraren direkt ser orsaken till frånvaron och kan göra samma anteckning för lektionerna.

Lärare och personal ser blanketten uppe till höger i Wilma, under Ansökningar och beslut och länken Skapa ansökningar och beslut. Den här blanketten kan också användas via en enskild elevs sida i Wilma, genom att där gå till fliken Ansökningar och beslut.

Om det redan finns en ansökan från förr och du vill ge ett direkt beslut i det ärendet, ska du klicka på någon ansökan på Ansökningar och beslut-sidan. Då öppnas först en profilsida och uppe till höger på den finns länken Blanketter.