Päätös loman hyväksymisestä (Hakemukset ja päätökset)

• Lomakkeen tietokanta: Hakemukset ja päätökset
• Lomakkeen tyyppi: Rekisterin tiedot
• Käytössä Wilman liittymissä: Opettaja, Henkilökunta
• Käyttäjäryhmä Wilmassa: Esim. Wilma: ope
• Uuden rekisterikortin luominen sallittu EI rastita
• Näkyy Wilmassa rastitaan

Koska opiskelija on ensin tehnyt anomuksen lomasta omalla lomakkeellaan, on siitä syntynyt rekisterikortti Primuksen Hakemukset ja päätökset -rekisteriin. Kun ryhmänohjaaja tekee päätöksen, se tallentuu samalle rekisterikortille. Siksi lomakkeella ei tarvitse olla rastittuna Uuden rekisterikortin luominen sallittu.

Opettajat ja henkilökunta näkevät ja saavat lisätä uusia päätöksiä Wilmassa, jos jokin seuraavista oikeuksista toteutuu:

• hän on opiskelijan ryhmänohjaaja tai muu ohjaaja
• hänellä on Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot
• hänellä on Oikeus nähdä kaikki hakemukset ja päätökset
• opettaja on yhdistetty opiskelijaan Opiskelijarekisterin kentän Kortin omistusoikeus ryhmillä -kautta.

Esimerkiksi ryhmänohjaaja näkee Hakemukset ja päätökset -sivulla ryhmiensä opiskelijoiden hakemukset/päätökset. Jos taas esim. rehtorilla on oikeus nähdä kaikki hakemukset ja päätökset, näkee hän ne koko koulun opiskelijoiden osalta.

Päästäkseen tekemään uusia päätöksiä lomakkeilla, on käyttäjällä oltava sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin.

Tee opettajia/henkilökuntaa varten käyttäjäryhmä Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisteriin, esim. "Wilma: ope. Tee rehtoreita varten oma käyttäjäryhmä, esim. "Wilma: rehtorit". Käyttäjäryhmän avulla voidaan rajata, millaisia päätöksiä opettaja tai rehtori voi tehdä. Esim. opettajat saavat tehdä lyhyiden lomien päätökset ja rehtorit pitkien lomien päätökset.

Anna käyttäjäryhmälle Käyttäjäryhmät-rekisterissä, Wilman oikeudet -välilehdellä oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin ja rekisterin toiminnoista Uuden rekisterikortin luominen sekä Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus.

Valitse tehty käyttäjäryhmä tälle lomakkeelle sekä opettajalle/henkilökunnalle kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa.

Käyttäjäryhmän avulla voidaan myös erotella lyhyiden ja pitkien lomien myöntämisoikeus. Hakemuskoodit-rekisterissä lyhyen loman hakemuskoodille valitaan käyttäjäryhmäksi "Wilma: opettajat" ja pitkän loman hakemuskoodille "Wilma: rehtorit".

Lomake on tarkoitettu tilanteisiin, joissa opiskelija on tehnyt etukäteen jo hakemuksen. Hakemuksen tiedot (opiskelijan tiedot, poissaolon ajankohta, syy ym.) näkyvät siis valmiina lomakkeen alussa, kun ryhmänohjaaja avaa päätöslomakkeensa.

Ryhmänohjaaja täyttää kohdat hakemuksen tila, päättäjän tiedot ja päätöksen tiedot. Lomakkeella on tarkistussäännöt, että joko Päätös (koulu) tai Päätös (virasto) tulee olla täytetty ennen tallennusta sekä Päätöksen julkaisupvm tulee täyttää. Lomaketta ei pääse tallentamaan ennenkuin ne on täytetty. Jos ne jättäisi tyhjäksi, päätös ei näkyisi opiskelijan Wilmassa.

Lomake näkyy opettajan Wilmassa, kun hän valitsee itselleen osoitetuista hakemuksista jonkun hakemuksen Hakemukset ja päätökset -sivullaan. Klikkaamalla hakemusta aukeaa ensin profiilisivu, joka näyttää hakemuksen tiedot. Profiilisivun oikeassa yläreunassa on Lomakkeet-linkki ja siellä päätöslomake.

Lomakkeella ei ole rastitettu kenttää Uuden rekisterikortin luominen sallittu, joten lomake ei näy suoraan Hakemukset ja päätökset -sivulla, vaan ensin tulee valita joku hakemus, johon päätös tehdään. Näin päätös tallentuu Hakemukset ja päätökset -rekisteriin samalle rekisterikortille kuin opiskelijan tekemä hakemus.

Ryhmänohjaaja hyväksyy päätöslomakkeella hakemuksen. Jotta päätös tulee näkyviin myös opiskelijalle (/huoltajalle), tulee täyttää kenttä Päätös (koulu) ja Päätöksen julkaisupvm. Lomakkeella on tarkistussääntö, että joko koulun päätös tai viraston päätös on oltava täytetty ennen tallennusta. Tarkistussäännön voi poistaa lomakkeelta, jos käsittely ja päätös tehdään vaiheittain.

Jos oppilaitoksessanne eri henkilö, esim. rehtori, päättää pidemmistä lomista, voit tehdä tämän ohjeen lomakkeesta kopion ja vaihtaa siihen:

• Käyttäjäryhmä Wilmassa -kenttään rehtoreita varten tehdyn käyttäjäryhmän.
• Hakemus-kentän oletusarvoksi "Loma-anomus, yli 3 päivää".
• Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdellä vaihdetaan näkymisehtoon ...Hakemus->Selite="Loma-anomus, yli 3 päivää"

Hakemuksen ja päätöksen tietojen tarkastelua varten tarvitaan profiililomake. Voit tehdä profiililomakkeen kopioimalla tämän ohjeen lomakkeen ja vaihtamalla siihen

• Lomakkeen tyypiksi "Profiililomake".
• Poista myös Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdeltä kaikki tarkistukset ja ehto lomakkeen näkymiselle.
• Käyttäjäryhmää ei tarvita, jos sama profiililomake saa näkyä kaikille, sekä opiskelijoille että opettajille.
• Jos taas haluat erotella erilaiset profiililomakkeet eri käyttäjille, tee useampi kopio, muokkaa jokainen halutunlaiseksi ja jokaiseen eri Käyttäjäryhmä Wilmassa ja Käytössä Wilman liittymissä -kenttään vastaava käyttäjätyyppi.