Päätöksen kirjaaminen (Hakemukset ja päätökset)

• Lomakkeen tietokanta: Hakemukset ja päätökset
• Lomakkeen tyyppi: Rekisterin tiedot
• Käytössä Wilman liittymissä: Opettaja, Henkilökunta
• Käyttäjäryhmä Wilmassa: Wilma: opettajat
• Uuden rekisterikortin luominen sallittu: rastitaan
• Näkyy Wilmassa rastitaan

Tee mahdolliset muutokset lomakkeen teksteihin, ohjeisiin, ehtoihin ym. ja testaa lomaketta tarvittaessa ensin testikäyttäjän tunnuksella Wilmassa.

Opettajat ja henkilökunta näkevät ja saavat lisätä uusia päätöksiä Wilmassa jos jokin seuraavista oikeuksista toteutuu:

• hän on opiskelijan luokanvalvoja tai muu ohjaaja
• hänellä on Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot
• hänellä on Oikeus nähdä kaikki hakemukset ja päätökset
• opettaja on yhdistetty opiskelijaan Opiskelijarekisterin kentän Kortin omistusoikeus ryhmillä -kautta.

Esimerkiksi luokanvalvoja näkee Hakemukset ja päätökset -sivulla valvomiensa oppilaiden hakemukset/päätökset. Jos taas esim. rehtorilla on oikeus nähdä kaikki hakemukset ja päätökset, näkee hän ne koko koulun oppilaiden osalta.

Päästäkseen tekemään uusia päätöksiä lomakkeilla, on käyttäjällä oltava sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin.

Tee opettajia/henkilökuntaa varten käyttäjäryhmä Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisteriin, esim. "Wilma: ope_päätökset".

Anna käyttäjäryhmälle Wilman oikeudet -välilehdellä oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin ja rekisterin toiminnoista Uuden rekisterikortin luominen sekä Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus.

Valitse tehty käyttäjäryhmä tälle lomakkeelle sekä opettajalle/henkilökunnalle kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa.

Lomake on rakennettu siten, että ensin valitaan kenelle oppilaalle päätös tehdään. Jos lomake on avattu oppilaan sivulta, tulee opiskelijaksi automaattisesti valitun opiskelijan nimi. Osoite- ja huoltajatiedot haetaan tietona suoraan Primuksen Opiskelijarekisteristä. Jos lomake on avattu Wilman yläreunan valikosta Hakemukset ja Päätökset -linkin kautta, on opiskelija täytettävä lomakkeelle käsin. Oppilaan osoite sekä huoltajien tiedot tulevat lomakkeelle tallennusvaiheessa.

Lomakkeella näkyy seuraavaksi hakemusosio, jos päätöstä edeltää jokin huoltajan tekemä hakemus, esim. hakemus koulukuljetukseen tai lomaan. Jos hakemusta ei ole, jää tämä osio pois lomakkeelta. Tämä on tehty osion näkymisehdolla "Hakemus->Hakemuskoodi<>". Hakemuksen tietojen muokkaaminen on myös kielletty.

Osiot koskien päättäjän tietoja, päätöstä ja voimassaoloa sisältävät kenttiä koskien päätöstä ja päättäjää. Kentät ovat samanlaisia kuin Primuksen Opiskelijarekisterin päätöstaulukon kentät.

Viimeinen osio on Päätöksen julkaiseminen huoltajille ja opiskelijoille.

Päätöksen julkaisupvm -kenttään annetun päivämäärän jälkeen päätös näkyy myös huoltajalle Wilmassa, tai 18 vuotta täyttäneelle opiskelijalle itselleen (ei enää huoltajalle). Jos päätöstä on edeltänyt hakemus, tulee Hakemukset ja päätökset -sivulle annettu päätös samalle riville hakemuksen kanssa.

Päätöksen julkaisupvm -kentälle on lisätty valmiiksi täyttöohje. Voit halutessasi muuttaa ohjetta tai poistaa sen kokonaan. Klikkaa kentän ominaisuudet esiin ja valitse välilehti Ohjeteksti. Ohjetekstin saa esille Wilmassa klikkaamalla kentän vieressä olevaa info-kuvaketta.

Valmis lomake tallennetaan, jolloin siitä syntyy uusi rekisterikortti Primuksen Hakemukset ja päätökset -rekisteriin. Jos valittiin ensin hakemus, johon päätös liittyy, tallentuvat tiedot samalle rekisterikortille hakemuksen kanssa.

Päätöksen muokkaus

Päätöslomakkeen jokaiseen osioon on asetettu ehto tiedon muokkausta koskien: Päätös voi olla kesken ja sitä voi täydentää niin kauan kun kenttä Päätöksen julkaisupvm on täyttämättä. Kun päätös on julkaistu huoltajille/opiskelijoille, ei tietoja sen jälkeen enää pääse muokkaamaan Wilmassa, vaan annetut tiedot ovat ainoastaan lukutilassa.

Poissaololuokitus voidaan merkitä suoraan lomapäätöksen yhteydessä. Päättäjän valitsema luokitus näkyy luokanvalvojille ja aineenopettajille Wilman tuntimerkinnöissä opiskelijan nimen kohdalla, josta sen voi myös kopioida kaikille tunneille. Poissaololuokitus tallentuu Primuksen Opiskelijat-rekisterin Poissaolotaulukkoon.

Ominaisuus otetaan käyttöön seuraavasti:

• Ota Hakemukset ja päätökset -rekisterin Kenttäeditorista esiin kenttä Poissaolon luokitus. Tarkista myös, että kentät Alkamispvm ja Päättymispvm ovat esillä.
• Lisää Lomake-editorissa Poissaolon luokitus -kenttä sille lomakkeelle, jolla päätöksiä kirjataan Wilmassa. Tarkista, että lomakkeelta löytyvät myös kentät Alkamispvm ja Päättymispvm. Jos lomapäätöstä koskevia lomakkeita on useita (esim. lyhyt loma, pitkä loma), lisää kentät kaikille lomakkeille. Profiililomakkeisiin poissaololuokitusta ei välttämättä tarvitse lisätä.
• Ohjeista lomakkeiden käyttäjiä täyttämään poissaololuokitus.

Kun poissaololuokitus on täytetty päätökselle, tallentuu se Hakemukset ja päätökset -rekisterin lisäksi myös opiskelijarekisterin poissaolotaulukkoon.

Poissaolotaulukosta tieto heijastuu Wilman tuntimerkintöihin, josta luokanvalvoja/aineenopettaja näkee suoraan syyn poissaololle ja voi tehdä merkinnät myös tunneille.

Lomake näkyy opettajilla ja henkilökunnalla Wilmassa Hakemukset ja päätökset -sivulla oikean yläkulman Luo hakemuksia ja päätöksiä -linkissä. Sama lomake on käytettävissä myös yksittäisen oppilaan kautta opiskelijan Hakemukset ja päätökset -välilehdeltä.

Tai jos on tehty jo etukäteen hakemus ja siihen halutaan tehdä suoraan päätös, klikataan Hakemukset ja päätökset -sivulla jotain hakemusta. Aukeaa ensin profiilisivu, jonka oikeassa yläkulmassa on linkki Lomakkeet.