Hantering av utexaminerade - grundundervisning och påbyggnadsundervisning

Färdigställ kommunens och skolans egna statistik samt del E av Statistik över elevantal innan du gör några ändringar, dvs. när avgångsklassisterna fortfarande är kvar på vårterminens klasser och inga klassuppflyttningar ännu gjorts för de elever som fortsätter i skolan. Statistiken kan även göras senare, men det är enklare att använda sökrutiner och fördelningar då man inte behöver beakta ändringar i årskurser eller arkiverade elever.

Kontrollera även att elevernas uppgifter är aktuella i KOSKI-tjänsten.

• Placera avgångsbetygen för alla de elever som ska utexamineras i Primus utskriftsarkiv. Närmare anvisning om att använda utskriftsarkiv finns i denna anvisning.
• Du kan också arkivera andra viktiga utskrifter som eleven, skolan eller andra läroanstalter kan behöva senare.
• Kopiera avgångsbetygen (på papper) före betygsutdelningen och arkivera kopiorna enligt kommunens arkiveringsanvisningar.
• Om du glömt att kopiera betygen i pappersformat kan du skriva ut pappersversioner av avgångsbetygen via utskriftsarkivet. Även dessa kopior ska undertecknas och stämplas.

Fyll i följande fält för de elever som fått sitt avgångsbetyg:

• Grundskolans avgångsbetyg, i fältet antecknas det datum som eleven får sitt avgångsbetyg
• Grundläggande utbildning, avgångsdatum eller Avgångsdatum
• Läropliktens avslutningsdatum
• Uppdatera avgångsuppgifterna i Skolgångstabellen. Tabellen består av bl.a. följande fält: Skolans kommun, Skolans namn, Ankomstdatum, Ankomstårskurs, Avgångsdatum, Avgångsårskurs och Avgångsmedeltal. Tabellen finns i Fälteditorn med namnet Grundundervisning/Skolgångstabell.
• Ändra Studerandetyp till t.ex. "Arkiverad elev" eller "Utexaminerad". Om elevens studerandetyp är "Grundskoleelev" kan gymnasiet inte överta eleven som en aktiv studerande i gymnasiet. Fältet påverkar inte hanteringen av elever som överförs till ett annat Primus (t.ex. yrkesinriktad utbildning).

I Studeranderegistrets tabell Årsklassbekräftelser inmatas årskursbekräftelser för Koski: ta fram fälten Bekräftelse för årsklass och Bekräftelsens datum. Fyll i tabellen med årskurs och bekräftelsedatum på samma rad. Om dessa är ifyllda i tabellen, granskar Primus inte i prestationer om de är färdiga eller inte. Som bekräftelsens datum överförs datumet i tabellen från raden för den årskursen. Dessa ifylls inte förrän det är känt att eleven flyttas upp från klassen, vanligtvis i slutet av läsåret.

Elever utan avgångsbetyg

Elever som stannar kvar på klassen eller stannar kvar villkorligt:

• Välj i fältet Uppflyttning från klass antingen "stannar kvar på klassen" eller "stannar kvar villkorligt" beroende på situationen och skriv in "9" i fältet Blivande årskurs/nivå.
• Ange i fältet Uppskattat examensdatum samma datum som för övriga blivande 9. klassister.
• Ändra uppgiften i fältet Grupp/klass till den klass som eleven ska gå i under följande läsår.

Årskursintegrerad undervisning, då eleven fortsätter sina studier

• Kryssa i fältet Årskursintegrerad undervisning.
• Fyll i Läropliktens avslutningsdatum.

Elever som försummat sin läroplikt

• Kryssa i Helt försummat sin läroplikt.
• Fyll i Läropliktens avslutningsdatum.

Elever som utexamineras från påbyggnadsundervisning

• Ange betygets datum i fältet Påbyggnadsundervisningens betyg.
• Om eleven inte utexaminerades kryssar du i Utexamineras inte från påbyggnadsundervisningen.
• Ändra Studerandetyp till en typ som innebär att eleven inte är en aktiv studerande, t.ex. "Arkiverad elev" eller "Utexaminerad".

• Ändra alla 9. klassers samt övriga avgångsklassers Namn till formatet "9A/2015". Utan denna namnändring kommer det småningom att finnas tiotals klasser med samma namn i arkivet, vilket gör det svårare att söka fram en specifik klass.
• Fyll i Avslutningsdatum för dessa klasser.
• Kryssa i Arkiverad när du gjort alla ändringar som rör hanteringen av utexaminerade.

• Du behöver inte nödvändigtvis göra något åt elevernas Wilma-användarnamn. Då ett studerandekort arkiveras är det inte länge möjligt att logga in i Wilma med användarnamnet.
• Om användarnamnen arkiveras först senare på sommaren och du vill förhindra åtkomst till Wilma före detta ska du för elevanvändarnamn av gammal typ fylla i fältet Användarnamnet träder ur kraft och för vårdnadshavares användarnamn av gammal typ fyller du i fältet Vårdh. användarnamn träder ur kraft. Dessa fält finns i Studeranderegistret.
• För Wilma-användarnamn av ny typ behöver du inte ange något avslutningsdatum, men om du inte vill att t.ex. högstadiets uppgifter ska synas fr.o.m. 15.6 kan du fylla i samma fält som för användarnamn av gammal typ. När elevens registerkort arkiveras syns inte elevens uppgifter längre i Wilma. Själva användarnamnet är fortfarande i kraft, eftersom det kan vara kopplat till andra roller som fortfarande är i kraft.
• Informera eleverna och vårdnadshavarna om hanteringen av Wilma-användarnamn. Reservera några veckor för användarna att ta till vara information ur Wilma innan ni avslutar användarnamnen.

Då du gjort alla ovan nämnda åtgärder kan du arkivera elevernas och avgångsklassernas registerkort.

• Arkivera elevkorten genom att måla alla avgångsklassisters registerkort och kryssa i fältet Arkiverad.
• Arkivera avgångsklassernas registerkort i Klassregistret genom att måla alla avgångsklasser och kryssa i Arkiverad.