Efter skolbyten: studerandetyp, datum och arkivering

Det går att kopiera uppgifterna från det ursprungliga kortet till det kopierade kortet. Om den gamla skolan har ändrat uppgifterna på studerandekorten efter kopieringen går det alltså att föra över dem till den nya skolans kort. I sådana fall är det den nya skolan som ska göra uppdateringen.

Uppdateringen görs av den nya skolan i Studeranderegistret. Välj först de studerande vars uppgifter ska uppdateras. Klicka sedan på Funktioner / Skolbyte / Uppdatera uppgifterna som ska kopieras från det ursprungliga kortet. Studerandens uppgifter är nu uppdaterade.

Ifall du inte vill kopiera alla kort som har ställts in som uppgift som kopieras ska du kryssa i Visa lista på fält som uppdateras. Primus öppnar då en ruta där du kan radera de fält vars uppgifter inte ska uppdateras från det ursprungliga kortet.

Kryssa inte i fältet Uppdatera vitsorden för obedömda kurser. Detta fält används främst för andra gradens och högskolors studerande och i situationer då en studerande återupptar sina studier.

Det är viktigt att fylla i fältet Studerandetyp på ett korrekt sätt. På basis av fältet bestäms studerandens status. Tabellen nedan visar några exempel på studerandetyper inom grundläggande undervisning och gymnasieutbildning.

En del av studerandetyperna motsvarar aktiva, huvudsakliga studier. Det är oftast "Grundskoleelev" och "Gymnasieelev". En elev kan inte ha två olika kort med en studerandetyp som motsvarar en aktiv studerandetyp. Det betyder att en elev inte kan ha två registerkort med studerandetypen "Grundskoleelev", eller ett kort med "Grundskoleelev" och ett med "Gymnasieelev". För att en elev ska kunna ha två olika registerkort bör studerandetypen på det ena kortet vara en typ som betyder att eleven är en tidigare/kommande studerande eller att det är fråga om parallella studier (t.ex. ämnesstudier i vuxengymnasium).

I Studerandetyper-registret bör fältetBeakta vid KOSKI-överföring vara ikryssat för den studerandetyp som registerkortet med den huvudsakliga studerandetypen har. På det viset överförs de egentliga elevernas uppgifter till Koski medans blivande elevers uppgifter inte gör det.

• Den gamla skolan: Ändra studerandetypen till "arkiverad elev", "utexaminerad" eller en annan typ som betyder att studeranden inte är en aktiv studerande i skolan. Huvudsaken är att typen inte är "Grundskoleelev" eller "Gymnasieelev".
• Den nya skolan: Då den gamla skolan har bytt studerandetyp kan den nya skolan ställa in rätt typ, dvs. "Grundskoleelev" eller "Gymnasieelev". Om Primus inte låter dig göra detta ska du kontakta den gamla skolan och be dem ändra studerandetypen på de ursprungliga registerkorten.

Då studerandena slutar skolan ska du ta fram alla nödvändiga utskrifter och arkivera dem. Byt studerandetyp och arkivera studerandens registerkort. Arkiverade studeranden finns kvar i Primus och de kan tas fram vid behov, men de syns inte bland de aktiva registerkorten i det dagliga arbetet. Kolla innan arkiveringen att studerandenas uppgifter är aktuella och har överförts rätt till Koski. Fyll i endera examensdatum eller utskrivningsdatum enligt den studerandes situation.

Även avslutande klassers registerkort arkiveras. I t.ex. högstadiet arkiveras registerkorten för åk 9 i Klassregistret. Det betyder att varje år arkiveras flera klasser i åk 9 och det lönar sig därför att lägga till en identifierare efter klassens namn, t.ex. året (9A/2019).

Närmare instruktioner om åtgärder som gäller läsårets avslutning och klassuppflyttning hittar du i anvisningen Uppflyttade och kvarstannade i grundskolor.

En studerande kan ha flera registerkort i Primus, t.ex.

• arkiverad grundskolelev
• grundskoleelev i högstadiet
• gymnasiets blivande studerande
• ämnesstuderande i vuxengymnasiet

Detta betyder att en studerande kan ha upp till tre olika kort i Primus. För att det ska vara lättare att göra sökningar och statistik finns fältet Studerandetyp som används vid sökningen i Användarnamnsregistret. Med hjälp av fältet kan du begränsa användarrättigheterna så att en viss användare endast ser t.ex. grundskoleeleverna. Om det inte har begränsats med användarrättigheterna kan du beakta studerandetypen skilt för sig i sökraden (...OCH Studerandetyp->Förklaring="grundskoleelev") eller med hjälp av sökrutans Studerandetyp-fält.