Stängning eller sammanslagning av skolor

När det har fattats ett beslut om stängning ska ni meddela vår kundsupport:

• Vilken skola som stänger eller vilka skolor som slås samman
• Vart eleverna i skolan som stängs flyttas, t.ex. "50 elever till Exempelskolan och 30 elever till Testby skola"
• När beslutet om stängning träder i kraft, dvs. den tidpunkt då faktureringen ska gälla den nya skolan
• Om det bildas en helt ny skola ska ni meddela skolans officiella namn
• Kontaktpersonerna för skolan: vem ska läggas till och vem ska tas bort (namn, uppgift, mobilnummer, e-postadress).

Kurre-filer är i allmänhet skolspecifika, och de uppgifter om ämnen och kurser som överförs till Kurre gäller ofta läroplanen och kurserna i den skola som eleverna går i för närvarande. Det lönar sig därför att planera det kommande läsåret i den skola dit eleverna ska flyttas. Uppgifterna i den gamla skolans Kurre-läsordning överensstämmer nämligen inte nödvändigtvis med Primus-uppgifterna i den nya skolan. Om du känner till att skolan kommer att stängas eller slås samman med en annan skola, kontakta vår kundsupport innan du inleder arbetet i Kurre. Se även anvisningarna:

• Förena och stänga skolor: ur Kurres synvinkel
• Spara Kurre-licenser i Primus

Att stänga eller slå samman skolor innebär i praktiken att skolans alla resurser och dokument, all personal och alla studerande överförs till en annan skola. Det mesta överförs enkelt genom att man ändrar den gamla skolan till den nya i fältet Skola på registerkorten. Att flytta studerandena är däremot mer krävande. För att förhindra problem i överföringen lönar det sig att göra allt i en specifik ordning (se nästa steg).

När eleverna överförs bör även de Koski-anvisningarna tas i beaktande.

Nedanstående anvisning gäller i situationer där skolan som stängs och den nya skolan hör till samma skolstadium: t.ex. vid sammanslagning av två lågstadieskolor eller en lågstadieskola och en samskola.

Att överföra vitsord och val

Ta reda på hur den nya och den gamla skolans läroplaner skiljer sig från varandra. När studerande byter skola byter de också läroplan och därför är det viktigt att veta vilka av den gamla skolans kurser som motsvarar den nya skolans kurser. Om t.ex. matematik bedöms tre gånger i året i den gamla skolan och endast två gånger i den nya, måste ni besluta om något bedömningstillfälle ska bli kvar på den gamla skolan eller hur ni ska förfara.

För att vitsorden ska överföras så enkelt som möjligt till kurserna i den nya skolans läroplan, lönar det sig att först anpassa den gamla skolans kursförkortningar till den nya skolans kursförkortningar. Ett visst ämne och en viss kurs ska alltså ha samma förkortningar i den gamla och i den nya skolans läroplan. Ändra den gamla skolans förkortningar i registret Kurser innan ni utför överföringen av elevkort och vitsord.

Att överföra kort från en skola till en annan

1) Studerande

• Välj alla de studerande som ska överföras till en annan skola, i Studerande-registret.
• Ta bort den information som finns i fältet Grupp/klass för de här eleverna. Genom att ta bort informationen förhindrar man att den i misstag skulle hänvisa till den gamla skolans klass.
• Välj vilka fält som ska överföras. Observera att Studierättens ID (KOSKI) inte får väljas. När en elev byter skola måste man alltid skapa en ny studierätt och det gör den nya skolan. Den gamla skolans studierätt avslutas genom att man fyller i Utskrivningsdatum, varpå studierättens status ändras till "Avgått" i KOSKI.
• Om en del av eleverna överförs till skola A och en del till skola B, välj först de elever som ska till skola A. Klicka därefter på Funktioner / Skolbyten / Kopiera till en annan skola... och välj den nya skolan som ägare. Ni kan välja mellan de skolor som har kryssat i Rätt att flytta studerande till skolan i registret Information om skolan. Upprepa proceduren för skola B och eventuella övriga skolor, tills alla elever har överförts till sina nya skolor.
• Avgångsklasserna kan ni arkivera, men innan de arkiveras ska avgångsbetygen sparas i utskriftsarkivet.
• De studerande som är arkiverade ska inte överföras, utan de kommer att finnas kvar i den gamla skolan.

2) Lärare och personal

I Lärare- och Personalregistret kan ni helt enkelt byta skola från den gamla till den nya skolan i fältet Skola. Det är bra att göra ändringarna för en person i taget, eftersom olika personer kan jobba vid flera olika skolor. Om en lärares arbetsförhållande upphör helt, ska ni ta bort lärarens användarnamn i Wilma och arkivera registerkortet.

3) Ägarbyte för skolornas egna utskrifter och sökrutiner

Om den gamla skolan har utskrifter som också ska användas i den nya skolan, ska ni ändra utskriftens ägare enligt följande:

• Bearbeta / Ändra utskrifternas egenskaper om du vill byta ägare för flera utskrifter på en och samma gång, eller
• Inställningar / Utskriftens inställningar / Ägare om du vill byta ägare för en enskild utskrift.
• Sökrutinernas ägare byter du genom att klicka på Inställningar / Sökrutinens egenskaper / Ägare i sökrutan. OBS! Denna information kan endast huvudanvändaren ändra.

4) Arkivera klasser: I registret Klasser arkiveras alla skolans klasser.

5) Övriga register och Blanketteditorn

• Logga in som huvudanvändare och gå igenom alla register som kan innehålla fält med skolans uppgifter. Registerkort som tillhör den gamla skolan hittar ni enklast genom att klicka på fliken Skolor som finns nere i högra hörnet i varje register. Byt ut den gamla skolans namn mot det nya på alla registerkort.
• De register som brukar innehålla fält med skolans uppgifter är:
  
  • Användarnamn
  • Bedömning
  • Bibliotek
  • Disciplinära åtgärder
  • Fakturering
  • Inventarier
  • Klassificering av lektionsanteckningar
  • Kurser
  • Meningsbank
  • Wilmas notiser
  • Blanketteditorn: gå igenom blanketterna och byt ut skola-uppgiften där det behövs, t.ex. i ansökningarna och besluten. I Primus Ansökningar och beslut-register går det inte att söka fram sådana ansökningar som har ett arkiverat kort i Skola-fältet.

Överför även arkiverade kort som kan vara av betydelse (t.ex. Vitsordsdefinitioner).

I Wilma ser studeranden sina pedagogiska dokument från hela skoltiden, dvs. från alla skolor - även från arkiverade skolor. Ni behöver därför inte överföra registerkorten från registret Pedagogiska dokument till den nya skolan om det räcker att man kan se dem i Wilma.

Om det finns kurser i den gamla skolan som inte längre behövs efter sammanslagningen av skolorna, är det ändå bra att föra över dessa till den nya skolan, men som arkiverade.

6) Arkivering av den gamla skolan

När alla registerkort i den gamla skolan har överförts till den nya kan ni arkivera skolans registerkort. Den gamla skolans registerkort ska inte raderas utan arkiveras. På så sätt är det fortfarande möjligt att komma åt de gamla studerandeuppgifterna.

Då de skolor som ska slås samman inte har samma årskurser kan studerandena överföras jämte sina klassuppgifter. På studerandekorten lämnas alltså uppgiften om Grupp/Klass kvar. I Klasser-registret anges den nya skolan i fältet Skola. I övrigt gör man på samma sätt som beskrivs ovan för sammanslagning av skolor inom samma skolstadium: Den nya skolan anges som skola för eleverna, läroplanerna, kurserna osv.

De viktigaste åtgärderna

• Studerandens klass: Byt den gamla klassen mot den nya i fältet Grupp/klass. Även om klassens namn skulle råka vara rätt från början ska det ändå bytas, eftersom det ursprungliga namnet hänvisar till en klass med samma namn i den gamla skolan.
• Studerandens läroplan: Byt ut den gamla läroplanen mot den nya skolans läroplan i fältet Läroplan. Om den gamla skolan har samma kurser som den nya kommer vitsorden att flyttas till rätt plats. Om det finns skillnader mellan skolornas kurser kommer de gamla vitsorden att flyttas och bli s.k. svanskurser (se nedan länken "Överföring av prestationer och val till en ny läroplan").
• Om det finns ämnen i den gamla skolan som inte har funnits i den nya, ska de läggas till i den nya skolans läroplan. Detta kan ni göra genom att byta den gamla skolans namn till den nya skolans namn för varje ämne och kurs i fältet Skola i Kurser-registret. För sedan över ämnena och kurserna till den nya läroplanen.
• Funktioner i Wilma: Om den gamla skolan har använt sådana funktioner som den nya inte har, så lönar det sig att börja använda funktionerna även i den nya skolan. Det kan röra sig om t.ex. elektroniska blanketter, årsplanering och enkätfunktioner.
• På den nya skolan överförs en elev till KOSKI under den nya studierätten, dvs. inte längre under den gamla skolans studierätt (i fältet Studierättens ID (KOSKI)kommer ett nytt ID).