Exempel på skolbyten

Grundregeln vid skolbyten är att ett nytt registerkort skapas för nästa skolstadium för studerandena och det görs oftast genom att man kopierar det ursprungliga kortet. Den gamla skolan arkiverar sedan sitt kort. Till det nya kortet kopieras nödvändiga uppgifter från det gamla kortet. Kopior kan skapas före de gamla korten har arkiverats och det görs av skolkansliet, av den sändande skolan eller av den mottagande skolan.

De gamla registerkorten arkiveras efter läsårets slut i den skola som sänder uppgifterna. Före studeranden arkiveras ska studerandetypen ändras till "Utexaminerad studerande" eller till "Arkiverad studerande" eller liknande.

Innan uppgifterna överförs måste den skola som sänder uppgifterna kontrollera att alla studerande har en fullständig personbeteckning. Skolan ska dessutom kontrollera att alla uppgifter som kopieras är korrekt ifyllda och att dessa uppgifter ska kopieras. Fältet Grupp/klass kopieras inte och fältet Studerandetyp måste vara ifyllt för alla studerande.

Tips! Kopiera också alla fält som berör vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn. På detta sätt förblir vårdnadshavarnas användarnamn de samma och de får automatiskt rollen som vårdnadshavare på elevens registerkort för nästa skola. Välj fälten Vårdh. användarnamn och Vårdh. lösenord (användarnamn av gammal typ) samt Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn, Begränsad rätt till information och Vårdnadshavarnas gemensamma Wilma-användarnamn föråldras (användarnamn av ny typ) som uppgift som ska kopieras. Om studeranden har användarnamn i Wilma ska även de fälten kopieras. Nyckelkoderna ska däremot inte kopieras eftersom de är unika. De ska istället skapas på den nya skolan.

I samband med skolbyte från lågstadium till högstadium kan skolkansliet eller lågstadierna kopiera studerande till högstadiet eller till en skild upprättad skola för skolbyten. En annan möjlighet är att ge högstadiet läsrätt till studerandenas kort och sedan kopierar högstadiet själv studerandens uppgifter. Ytterligare en tredje möjlighet är att man gör nya kort åt studerandena, men det förutsätter att högstadiets skolsekreterare känner till alla blivande studerandes personbeteckningar.

Om skolbytet från ett lågstadium till ett högstadium görs av lågstadiet eller skolkansliet är det bra att först konsultera högstadiet. Högstadierna måste vara medvetna om överföringen av nya studeranden. Dessutom måste man komma överens om hur länge lågstadiet kan göra ändringar i studerandens uppgifter och när högstadiet börjar administrera studerandekorten.

När studeranden från 6:e klassen överförs till 7:e klassen i en integrerad grundskola (samskola) ska nya registerkort upprättas för dem. Detta görs antingen genom att kopiera de gamla korten eller genom att upprätta nya kort. Det är möjligt att använda samma registerkort, men det leder till att lågstadiets kursprestationer blir svanskurser när man byter till högstadiets läroplan.

Det är viktigt att man kopierar studierättens id och inledningsdatum från lågstadiets kort till högstadiets kort för att uppgifterna även i fortsättningen ska uppdateras till samma studierätt. Obs! Detta gäller endast integrerade skolor, inte överföringen mellan två skilda skolor.

För lågstadiets registerkort ändras studerandetypen till "Utexaminerad studerande" eller liknande. Fälten Examensdatum eller Utskrivningsdatum ska inte fyllas i på elevens lågstadiekort. Sedan arkiveras registerkortet. På högstadiets registerkort är studerandetypen t.ex. "Grundskoleelev".

Om läroplanen är uppbyggd så att lågstadiets och högstadiets kurser finns i samma läroplansträd, behöver man inte göra några förändringar.

Vid skolbyte från grundskolan till gymnasium kopieras studeranden till en skild upprättad skola för skolbyten. En annan möjlighet är att man i gymnasiet skapar ett nytt registerkort där studerandens personbeteckning matas in. Efter detta ger Primus en lista på studerande som har samma personbeteckning. Genom att välja studerande kan man kopiera deras uppgifter till det nya registerkortet.

Innan allt sparas ska man välja rätt studerandetyp i fältet Studerandetyp, t.ex. "Planeringsstuderande". Efter detta kan studerandens kort sparas.