Förberedelser före skolbyten

Skapa virtuella skolor endast om du inte vill överföra elever direkt till en annan skola.

Att skapa virtuella skolor

Om virtuella skolor ska användas för överföringar måste två nya skolor skapas: "Skolbyten" för överföringar från en skolnivå till en annan och "Nybörjare" för elever som börjar i grundläggande undervisning.

Skolor skapas i registret Information om skolan på normalt sätt genom att skapa ett nytt registerkort. De behöver inte ifyllas någon information, men skolbyten bör tillåtas (se instruktionerna nedan).

Listans ordning

För att underlätta studerande sökning kan Primus huvudanvändare göra färdigt en listans ordning, med vilken användaren snabbt ser till vilken skola varje studerande är på väg till. Till listans ordningens första uppgift lägger kan t.ex. Närskola, Anmälningsuppgifter om nybörjaren eller dylik enligt till vilket fält kommande skola har sparats. Spara listans ordning, och instruera skolor att använda det. Då är lättare för en skola som senare överför elever från "Skolbyten"/"Nybörjare"-skolan att hämta sina elever.

I registret Information om skolan ska administratorn ta fram två kryssfält:

• Rätt att söka studeranden från skolan
• Rätt att flytta studeranden till skolan.

Kryssa i båda fälten för "Skolbyten"- och "Nybörjare"-skolorna. Om lågstadiet eller kansliet får överföra elever till högstadiet ska Rätt att flytta studeranden till skolan kryssas i för högstadiet. Om högstadiet eller kansliet får hämta elever från lågstadiet ska Rätt att söka studeranden från skolan kryssas i för lågstadiet.

Det är också möjligt att ange att skolans utskriftsarkiv kan ses av andra skolor genom att kryssa i fältet Utskriftsarkivet ses av andra skolor i registret Information om skolan. Detta ger övriga skolor rätt att se och skriva ut utskrifter från utskriftsarkivet. Då kan t.ex. högstadiet skriva ut elevens lågstadiebetyg.

På registerkortets kopia kommer inte alla uppgifter med automatiskt, utan bara de uppgifter som har definierats som uppgifter som skall kopieras. Oftast kopieras personbeteckningen, namnet, efterhamnet, kontaktuppgifter och sådana uppgifter som hör till skolgången och som den andra skolan behöver i planeringsarbetet: A1-språk, teknisk eller textilslöjd, uppgifter om specialundervisning mm. Fältet Grupp/klass ska inte kopieras eftersom klassen är en skolspecifik uppgift. Om studeranden flyttar från klass 8A i en skola till klass 8A i en annan skola är det fortfarande en annan klass, även om namnet är det samma. Om den gamla klassen lämnas kvar i fältet Grupp/klass syns inte studeranden i rätt klass t.ex. på Wilmas studerandelista.

Val av studerandeuppgifter som överförs (kopieras)

• Öppna fälteditorn i Studeranderegistret .
• Vilka fält som ska överföras anges i fälteditorn genom att klicka på det önskade fältet med andra musknappen. I menyn som öppnas väljer man Uppgift som skall kopieras.
• Alla fält på sidan kan kopieras på en och samma gång genom att välja Ändra sidans alla fält / som uppgift som skall kopieras. Fält som har definierats som uppgifter som ska kopieras syns i fälteditorn med fet stil.

Obs! Kopieringsinställningen gäller endast de läroanstalter som använder samma fältinställningar, d.v.s. samma inställningsskola - oftast alla skolor inom samma skolgrad. Definiera uppgifter som kopieras även i andra fältinställningar, t.ex. för fälten i högstadiets inställningsskola när elever ska överföras till gymnasiet.

Om t.ex. fem av kommunens lågstadier använder inställningarna i "xInställningar lågstadium" skall kopieringsdefinitionerna göras för inställningsskolan. Om en specialskola har egna fältinställningar skall man definiera vilka uppgifter som ska överföras skilt för specialskolan.

Inställningsskolan ändras med adminstratorns användarnamn och lösenord i registret Användarnamn. Uppgiften i fältet Fältens placering från skolan ska alltid ändras för den inställningsskola vars uppgifter skall ändras.

Antalet konst- och färdighetsämnen

Om man vill överföra timantalet inom lågstadiets konst- och färdighetsämnen från lågstadiet till högstadiet ska de antecknas i ett visst fält och markera att ifrågavarande fältet kopieras. Om detta finns noggrannare instruktioner i anvisningen Antalet konst- och färdighetsämnen från lågstadiet till högstadiet.

Ofta vill man att Wilma-användarnamnen ska förbli de samma även om eleven byter skola. Det lönar sig därför att definiera att vårdnadshavarnas och studerandens användarnamn kopieras.

Om man kopierar användarnamn av gammal typ syns endast uppgifterna på den nya skolan i Wilma, men inte de uppgifter som hör till den blivande elevens registerkort. Med användarnamn av ny typ ser man däremot både de uppgifter som hör till den nuvarande och den kommande skolan, förutsatt att detta inte har förhindrats. Man kan begränsa användarnamnen med ett inlednings- och ett avslutningsdatum. Datumen fyller man i både på den nuvarande skolan och på den blivande elevens kort (kopia).

Att kopiera vårdnadshavarnas och elevernas Wilma-användarnamn samt att förhindra synligheten av den gamla skolans uppgifter har instruerats närmare om i anvisningen Hanteringen av Wilmakoder då eleven byter skola. Gör dessa förberedelser före skolbyten.

I Primus kan en studerande som standard ha endast ett registerkort. Vid skolbyten behövs dock oftast två kort: det ursprungliga kortet för den gamla skolan och en kopia för den nya skolan. Man kan tillåta två registerkort med hjälp av studerandetypen. Studerandetypen visar "status" på studerandens studier i ifrågavarande skola: studerande kan vara egentlig studerande (studerandetyp "grundskolestuderande") eller blivande studerande (studerandetyp "blivande studerande").

• Öppna registret Studerandetyper.
• Om där redan finns en studerandetyp för planeringselev, kryssa i fältet Flera registerkort tillåts. Om studerandetypen inte finns, skapa den först (se anvisningen Studerandetyper).

Studerandetypen är också viktig i statistiken. Med hjälp av typen kan man få bort blivande elever från statistiken över antalet elever och ämnesval. Eleverna kommer då med i statistiken på rätt skolnivå och bara en gång inom samma kommun.

Elevens två kort

Då man har skapat studerandetyperna väljer man rätt studerandetyp för skolans alla studerande, t.ex "Grundskola".

När korten kopieras ber Primus att man ska fylla i en studerandetyp för de kopierade korten. Man kan välja t.ex. "Blivande elev" eller motsvarande (som är tillåtet på flera kort). Den studerandetyp som man skriver in skrivs in för den nya skolan, medan den ursprungliga studerandetypen förblir på det gamla kortet.