Hantering av Wilmakoder då eleven byter skola

Välj alla fält i Wilma som berör vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn när du kopierar registerkorten. Vårdnadshavarna kommer då att ha kvar samma användarnamn och de får automatiskt rollen som vårdnadshavare på registerkorten i den nya skolan. Kopiera följande fält

• Vårdh. användarnamn (användarnamn av gammal typ)
• Vårdh. lösenord (användarnamn av gammal typ)
• Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn (användarnamn av ny typ)
• Begränsad rätt till information (användarnamn av ny typ)
• Vårdnadshavarnas gemensamma Wilma-användarnamn föråldras (användarnamn av ny typ)

Fältet Vårdnadshavarnas Wilma nyckelkoder kopieras INTE. Nyckelkoderna ska göras först vid nästa skola.

Om studerandena har egna användarnamn ska du också kopiera de fält som berör dem.

• Wilmas användarnamn (användarnamn av gammal typ)
• Wilmas lösenord (användarnamn av gammal typ)
• Wilmas användarnamn (användarnamn av ny typ)
• Wilma-användarnamn av ny typ i användning (användarnamn av ny typ)

Fältet Nyckelkod i Wilma kopieras INTE. Nyckelkoderna görs först av nästa skola.

Användargrupperna kopieras INTE eftersom de hänvisar till den gamla skolans utskrifter och blanketter. Den nya skolan har troligtvis helt andra användargrupper i användning. Följande fält ska alltså inte kopieras:

• Vårdnadshavarens användargrupp i Wilma
• Studerandens användargrupp i Wilma

Om man kopierar ett användarnamn av gammal typ kan man efter kopieringen endast se saker från elevens nuvarande skola och inte det som hör till planeringselevens registerkort. Med användarnamn av ny typ ser man däremot både den gamla och den nya skolans ärenden efter kopieringen, förutsatt att det inte har förhindrats. Datumen fylls i både på den nya skolans och på planeringselevens kort (kopia).

Datumen ska fyllas i för Studeranderegistrets fält:

• Användarnamnet träder i kraft
• Användarnamnet träder ur kraft
• Vårdh. användarnamn träder i kraft och
• Vårdh. användarnamn träder ur kraft.

På registerkortet för den nuvarande skolan fyller man i t.ex. sista dagen i juni som sista användningsdatum och julis första dag som första användningsdatum för den nya skolan. Det går också att använda läsårets inlednings- och avslutningsdatum - huvudsaken är att planeringselevens användningsdatum inte är för tidigt. Primus frågar datumuppgiften redan när man kopierar registerkort, om användarnamnet har markerats som en uppgift som ska kopieras.

När en elev byter skola inom en kommun flyttas Wilma-användarnamnet automatiskt med registerkortet. Om skolan sköter elevöverföringen själv kan det uppstå ett litet avbrott i Wilma-användningen under den tid som eleven inte är elev i någon skola. Om skolkansliet sköter överföringen är användarnamnen alltid i kraft.

I elevens nya skola kan det finnas andra funktioner i Wilma än de som fanns i den gamla skolan. Notiser, förfrågningar, utskrifter osv. är ofta skolans egna, vilket betyder att den gamla skolans dokument inte nödvändigtvis finns i den ny skolans Wilma. De pedagogiska dokumenten syns däremot under hela skoltiden för eleven. Meddelandehistoriken försvinner om eleven byter skola även inom samma skolgrad/kommun när registerkortet kopieras. Uppmana därför studerandena och vårdnadshavarna att ta till vara de viktigaste meddelandena.

Användarnamnen som används då vårdnadshavarna anmäler en ny elev till en skola kan vara vårdnadshavaranslutningens eller studerandeanslutningens användarnamn. Om användarnamnet är gjort för vårdnadshavaranslutningen (gjort med fält som innehåller ordet "vårdnadshavare") kan det användas även efter anmälningen, dvs. under hela skoltiden.

Om användarnamnet är gjort för studerandeanslutningen är det i kraft endast under anmälningsperioden. Efteråt behövs det inte längre. Vårdnadshavarna får då nya användarnamn då skolan börjar.

Vi rekommenderar att anmälningsanvändarnamnen görs så att de kan användas under hela skoltiden.

Om eleven studerar tillfälligt vid en annan skola, t.ex. en sjukhusskola, förblir han/hon oftast elev vid den egentliga skolan. Alla rättigheter till elevens uppgifter förblir de samma vid den egentliga skolan och sjukhusskolan får tillträde till vissa uppgifter. Vårdnadshavaren och eleven ser den egentliga skolans uppgifter i Wilma.

På elevens registerkort i fältet Skola ska den egentliga skolan vara på första raden och sjukhusskolan på den andra raden. Obs! Funktionen kräver att sjukhusskolan är med i samma MultiPrimus som den egentliga skolan.