Utreda frånvaro

Inställningarna för att ta funktionen i bruk finns i Primusregistret Information om skolan (gäller alla) och Studerande (undantag för vissa studerande).

I registret Information om skolan ska du kryssa i fältet Vårdnadshavaren kan reda ut frånvaro via Wilma.

I Primus register Klassificering av lektionsanteckningar väljer du vilken sorts frånvaro vårdnadshavaren får reda ut och vilka klassificeringar de kan använda.

• Kräver utredning: Klassificering som lärare använder. Om dessa klassificeringar ser en vårdnadshavare ett meddelande genast på Wilmas framsida. Man brukar inte kryssa i det här för t.ex. "försenad", men för "outredd frånvaro" ska det kryssas i. Klassificeringar som kräver utredning kommer med på Wilmas utskrift Sammanfattning av lektionsanteckningar. Detta ska INTE kryssas i för de klassificeringar som vårdnadshavare använder.
• Vårdnadshavarens frånvaroutredning: Det här kryssas i för de klassificeringar som vårdnadshavarna får använda för att reda ut outredd frånvaro som läraren har skrivit in. Dylika klassificeringar kan vara t.ex. "Sjuk", "Lovlig frånvaro" eller "Resa".
• Tillåt tilläggsuppgifter för utredningen: Kryssas i endast vid behov och med tillräckliga grunder till klassificeringar som används av vårdnadshavare. För dessa klassificeringar kan vårdnadshavaren skriva in en preciserande uppgift i fri form i fältet Tilläggsuppgifter, t.ex. hurdan situation en lovlig frånvaro handlade om. Fältet Tilläggsuppgifter syns i Wilma endast, om vårdnadshavaren har valt en sådan klassificering, som tillåter tilläggsuppgifter. Wilma kräver ändå inte att fältet ifylls. I fältet Tilläggsuppgifter finns en anmärkning om att man inte får anteckna hälsorelaterade uppgifter i det, för det är inte tillåtet att i InSchool-programmen spara hälsorelaterade uppgifter som inte är väsentliga när det gäller undervisning.

Vårdnadshavare har en Lektionsanteckningar-länk i huvudmenyn. Då de klickar på länken öppnas en sida där de kan granska lektionsanteckningar och frånvaro samt reda ut dem och meddela om kommande frånvaro.

Markera anteckningarna som du vill reda ut. Du kan välja vissa anteckningar eller välja alla. Personen som utrett frånvaron visas som “studerande” eller markeras med vårdnadshavarens namn.

Skolan definierar vilken typ av anteckning som kräver utredning och vilka klassificeringar vårdnadshavaren kan välja för att utreda frånvaron. Oftast finns det en klassificering av typ “outredd frånvaro” som vårdnadshavaren kan ändra till “sjuk”, “resa” eller dylikt.

Skolan kan tillåta att vårdnadshavaren också kan ge en skriftlig förklaring om orsak till frånvaro, men det är inte obligatoriskt att ge en förklaring. Denna skrivs in under Tilläggsuppgifter (punkten syns inte, om skolan inte har tillåtit att tilläggsuppgifter kan antecknas för den valda frånvaroorsaken).

I Wilma ser vårdnadshavare även en sammanfattning över alla elevens anteckningar. En sammanfattning kan skapas för olika tidsperioder, t.ex. pågående period, fyra föregående veckor eller hela läsåret. För att se anteckningar för en viss tidsperiod, klicka på Annat och ange önskade datum.

Standardvärdet väljs i fältet Standardvärde för lektionsanteckningarnas sammanfattning i registret Information om skolan. Alternativet Nuvarande period hämtar datumen från fälten Perioderna börjar och Perioderna slutar i Information om skolan-registret.

Myndiga studerande kan ges möjligheten att utreda sina frånvaro på egen hand. Vid behov kan en godkännandeprocess ställas in för dessa utredningar för att skolan ska kunna övervaka antalet frånvaron och orsakerna som studerande ger för sina frånvaron. Lärare kan godkänna utredningen när studerande har t.ex. visat ett läkarintyg.

När en studerande fyller 18, ändrar Wilma automatiskt på studerandes och vårdnadshavares rättigheter i enlighet med det tillvägagångssätt som skolan valt.

Alternativen är:

• Vårdnadshavaren får inte se uppgifter om studeranden: Vårdnadshavare till myndiga studerande kan inte logga in i Wilma överhuvudtaget. Kryssa i fältet Vårdnadshavarens användarnamn föråldras då studeranden fyller 18 år som finns i registret Information om skolan.
• Om fältet inte kryssas i är vårdnadshavarens Wilma-användarnamn i bruk på samma sätt som tidigare.
• Vissa vårdnadshavare får fortsätta se uppgifter, vissa får inte: Kryssa i Studeranderegistrets fält Tillåt vårdh. inloggning även om studeranden fyllt 18 år för de studerande, vilkas vårdnadshavare ska kunna använda Wilma i fortsättningen.

Om det är meningen att myndiga studerande ska kunna meddela om och reda ut sin egen frånvaro ska du kryssa i fältet Studerande som fyllt 18 år får utreda sina frånvaron som finns i registret Information om skolan. Om vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn fortfarande är i kraft så kan även de reda ut frånvaron.

I registret Information om skolan finns fältet Frånvaro- och lektionsanteckningarna dolda för vårdnadshavarna. Om fältet är ikryssat döljs alla anteckningar för alla vårdnadshavare. Även för vårdnadshavare till minderåriga.

Rätt att utreda frånvaro för minderåriga

Vid behov kan du också ge minderåriga rätt att reda ut frånvaro. Detta alternativ används närmast i 2. stadiets utbildningar, för studerande som bor i internatboenden. I registret Information om skolan kryssar du då i fältet

• Alla studerande får utreda sin frånvaro.

För att ge klassföreståndaren en helhetsbild av studerandes frånvaron när det gäller olika ämnen, får klassföreståndaren rättigheten att godkänna vårdnadshavarnas utredningar. Klassföreståndaren ser vilka lärares lektioner studerande har varit frånvarande från och vad vårdnadshavaren har anmält som orsak till frånvaro.

• I registret Information om skolan ska du kryssa i fältet Utredning av frånvaro måste behandlas.
• I klassregistret ska du ange rätt klassföreståndare (grupphandledare) för varje klass.

Då vårdnadshavaren eller studeranden har utrett frånvaron ser klassföreståndaren länken "xx obehandlade frånvaron" på Wilmas huvudsida. Via länken kan klassföreståndaren se frånvaron och dess förklaring. Det går att godkänna förklaringarna en i taget eller alla på en gång. Klicka först på frånvaron och därefter på knappen Ange som behandlad eller tryck på ...alla för att ange alla frånvarouppgifter som behandlade.