Meddela om frånvaro på förhand

Korta frånvaron som inte kräver frånvaroansökan kan meddelas via Wilma. Meddela om frånvaro via Anmäl frånvaro-fliken på sidan Lektionsanteckningar i vårdnadshavarens Wilma. Meddelandet gäller alltid endast innevarande dag (anmälningar som gjorts före kl 12) eller nästa dag (anmälningar som gjorts efter kl 12). Skolan eller läroanstalten definierar själv vilka frånvaroklassificeringar kan användas.

Alla lärare som har lektioner med eleven ser uppgiften om hans eller hennes frånvaro, men endast klassföreståndaren ser den noggrannare informationen. Lärarna ser frånvarouppgifterna på sidan Lektionsanteckningar i Wilma för lärarens grupp eller klass. Uppgifterna finns dessutom i Primus Studerande-register, på fliken Wilmas anteckningar.

Läs mer om frånvaroutredningar i instruktionen för dem.

Lärare kan ges rätt att mata in samma uppgifter via Wilma. Detta görs med hjälp av blanketter: Blanketterna ska innehålla frånvaroanmälningstabellens fält och den ska göras synlig för den användargrupp som får anteckna frånvaroanmälningar, t.ex. klassföreståndare.

För att göra en ansökan om längre frånvaro eller till exempel semester ska du fylla i en skild blankett i Wilma. Du hittar blanketterna på Ansökningar och beslut-sidan i Wilma (om skolan eller läroanstalten har tagit funktionen i bruk). Ansökan kan skickas till en viss handläggare; t.ex. ansökan om en kort semester skickas ofta till klassföreståndaren medan ansökan om en längre semester skickas till rektorn.

När handläggaren godkänner en frånvaroansökan, kan man samtidigt anteckna orsaken i fältet Frånvaroklassificering. Klassificeringen sparas automatiskt i Frånvaroanmälningens tabell i Studeranderegistret. För att ta i bruk egenskapen:

• Gå till Ansökningar och beslut -registret, öppna Fälteditorn och ta fram fältet Frånvaroklassificering. Kontrollera också att fälten Inledningsdatum och Avslutningsdatum är framtagna.
• Gå till Blanketteditorn och lägg till fältet Frånvarolassificering på den blankett med vilka beslut om ledighet registreras i Wilma. Kontrollera också att fälten Inledningsdatum och Avslutningsdatum finns på blanketten. Om ni använder er av flera blanketter för att registrera beslut om ledigheter (t.ex. kort ledighet, lång ledighet), ska du lägga till fälten på alla dessa blanketter. Det är dock inte nödvändigt att lägga till frånvaroklassificeringsfältet på profilblanketter.
• Informera blankettanvändarna om att frånvaroklassificeringen ska ifyllas på blanketterna i fortsättningen.

Den som handlägger ansökan väljer en frånvaroklassificering som är synlig till klassföreståndare och ämneslärare. Uppgiften syns bredvid den studerandes namn på Lektionsanteckningar-sidan, och läraren kan kopiera uppgiften till alla timmar.

Klassföreståndarens roll

För att det ska gå att följa upp frånvaroantal ska anteckningen också läggas till för lektionen. Klassföreståndaren kan lägga till lektionsanteckningar för sin egen klass via Wilmas Studerandesida.

• I de anmälningar som har gjorts via Wilma syns knappen Anteckningar för dagens alla lektioner och med hjälp av den går det att lägga till lektionsanteckningar med samma klassificering för hela dagen.
• I de anmälningar som har gjorts via Primus öppnas inte hjälprutan. Klicka istället på dagens första lektion och måla de övriga anteckningarna på samma gång så att de får samma anteckning.

Ämneslärarens roll

Ämnesläraren skriver in lektionsanteckningar (t.ex. frånvaron) i Wilma på Grupp-sidan. Den klassificering som har använts i frånvaroanmälningen placeras direkt på den egna lektionen.