Koulutustarkastajan Wilma-oikeudet

• Kirjaa koulutustarkastajien tiedot Primuksen Koulutustarkastajat-rekisteriin.
• Anna heille Wilmatunnukset ja täytä kenttä Käyttäjäryhmä Wilmassa.
• Koulutustarkastajia varten kannattaa tehdä oma käyttäjäryhmä, jolle annetaan vain ne oikeudet, mitä toimintoja he tarvitsevat Wilmassa.
• Käyttäjäryhmän oikeudet määritellään Käyttäjäryhmät-rekisterissä.
• Myös muihin alla mainittuihin toimintoihin löytyy valmiita mallilomakkeita, joista voit muokata koulutustarkastajalle sopivia.

Koulutustarkastajan käyttäjäryhmälle annettavat oikeudet määräävät, mitä hän pystyy Wilmassa näkemään ja tekemään. Useimmat oikeudet tulevat lomakkeiden kautta.

• Jos annetaan vain profiililomakkeiden näkemisoikeus, silloin koulutustarkastaja ei pääse luomaan esim. uusia osaamisen tunnustamisia, työssäoppimisen tai näyttöjen rekisterikortteja.
• Jos oikeuksia halutaan laajentaa, annetaan oikeudet myös rekistereiden/toimintojen muokkauslomakkeisiin.

Se, ketä opiskelijoita koulutustarkastaja näkee Wilmassa, määritellään Primuksessa opiskelijarekisterin Kortin omistusoikeus ryhmällä -kentän avulla. Tähän kenttään lisätään koulutustarkastajan käyttäjäryhmä niiden oppisopimusopiskelijoiden rekisterikorteille, joista koulutustarkastaja vastaa. Lisäksi opiskelijoilla ja koulutustarkastajalla tulee olla sama Koulu-tieto.

Jos koulutustarkastajia varten on vain yksi yhteinen käyttäjäryhmä, näkee hän kaikki opso-opiskelijat. Jos halutaan jakaa tietyt omat opiskelijat tietyille koulutustarkastajille, tehdään koulutustarkastajia varten useampi käyttäjäryhmä.

Jos samassa ryhmässä on sekä oppisopimusopiskelijoita että ei-oppisopimusopiskelijoita, lisätään tarkastajan käyttäjäryhmä vain oppisopimusopiskelijoiden rekisterikorteille, jolloin hän ei näe Wilmassa ryhmän muita opiskelijoita.

Alla on lueteltu toiminnot, joita on mahdollista sallia koulutustarkastajille Wilmassa. Anna käyttäjäryhmälle oikeus näihin kaikkiin rekistereihin tai vain osaan, oppisopimustoimistonne tarpeita vastaavasti.

Siirto Hakijat-rekisteristä Opiskelijat-rekisteriin Wilmassa

• Anna koulutustarkastajan käyttäjäryhmälle oikeudet Hakijat-rekisteriin ja siellä Hakijoiden siirtäminen opiskelijarekisteriin.
• Anna tarvittaessa myös Rekisterikortin poistaminen -oikeus.
• Tee Hakijat-rekisterin lomakkeet Lomake-editorissa ja laita niihin koulutustarkastajan käyttäjäryhmä.
• Koulutustarkastaja näkee Wilmassa kaikki oman toimistonsa hakijat ja voi heistä valita yhden kerrallaan ja siirtää hänet opiskelijaksi.
• Hakijan tietoja voi muuttaa lomakkeella ennen opiskelijaksi siirtoa, esim. lisätä hänelle valmiiksi oikea Ryhmä/luokka.
• Lomakkeelle kannattaa lisätä kenttä Kortin omistusoikeus ryhmällä ja valita siihen valmiiksi koulutustarkastajan käyttäjäryhmä, jotta hän pääsee tekemään henkilökohtaistamista opiskelijaksi siirron jälkeen. Jos koulutustarkastajan ryhmää ei lisätä Kortin omistusoikeus ryhmällä -kenttään, ei tarkastaja enää näe hakijaa opiskelijaksi siirron jälkeen.
• Sen jälkeen klikataan Siirrä opiskelijarekisteriin.
• Muut hakijat voi siirtää samalla tavalla.
• Tämän jälkeen tarkastaja voi jatkaa uusille opiskelijoille alustavan henkilökohtaisen opiskeluohjelman tekemistä.

Opiskelijoiden tiedot Wilmassa

• Opiskelijat-linkki näkyy Wilmassa ilman mitään erillisiä oikeuksia. Tällä koulutustarkastaja näkee kuitenkin vain oppisopimustoimistonsa ryhmälistat, mutta ei ryhmien opiskelijoita.
• Yhteys opiskelijaan syntyy opiskelijarekisterin Kortin omistusoikeus ryhmällä -kentän kautta. Kun tarkastajan käyttäjäryhmä on lisätty kenttään, saa koulutustarkastaja nähdä ryhmän oppisopimusopiskelijat.
• Rastita koulutustarkastajan käyttäjäryhmälle Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisterissä Wilman oikeudet / Opiskelijat -kohdasta Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus, Opsin näkeminen, Valintojen näkeminen, Suoritusten näkeminen, Valintojen syöttäminen.
• Koulun tiedot -rekisterissä tulee olla Valinnat toiminto käytössä.
• Koulutustarkastaja voi tulostaa Opiskelijat-rekisterin tulosteita Wilmassa (esim. oppisopimus ja henkilökohtainen opiskeluohjelma). Valitse silloin tulosteille Primuksen opiskelijarekisterin tulostuseditorissa koulutustarkastajan käyttäjäryhmä. Myös Koulun tiedot -rekisterissä määritellyt opettajan tulosteet näkyvät koulutustarkastajalle.
• Opiskelijan tietojen täydentäminen/muuttaminen tapahtuu Opiskelijat-rekisterin lomakkeella. Tämä vaatii käyttäjäryhmälle oikeuden opiskelijarekisteriin ja saman käyttäjäryhmän koulutustarkastajalle ja lomakkeelle.

HOKS-kirjaukset ym. Wilmassa Opinnot-sivun kautta

• Näkemisoikeudet oppisopimusopiskelijoiden Opinnot-sivulle annetaan kuten Opiskelijoiden tiedot Wilmassa- kohdassa on kerrottu (katso ylempää ohjeesta).
• Muut tarvittavat oikeudet annetaan lomakkeiden avulla.
• Valitse kaikkiin koulutustarkastajan tarvitsemiin lomakkeisiin Käyttäjäryhmä Wilmassa-kenttään koulutustarkastajan käyttäjäryhmä ja sama Koulu-kenttä, esim "Oppisopimustoimisto".
• Rastita Käytössä Wilman liittymissä -kenttään "Koulutustarkastaja".

• Opsipuun lisääminen opiskelijalle Wilmassa tapahtuu lomakkeen avulla myös. Opetussuunnitelma-kenttä lisätään jollekin opiskelijarekisterin lomakkeelle ja valitaan siihen opiskelijalle tutkintoa vastaava opetussuunnitelma.
• Opsipuun lisäämisen jälkeen koulutustarkastaja voi tehdä valinnat tutkinnon osiin opiskelijoiden Opinnot-sivulla.
• Opinnot-sivun kautta tehtäviä muita toimintoja ovat esim. HOKS:n laadinta, opiskelijakohtaiset kurssitiedot, osaamisen tunnustaminen ja näytöt.
• Huomaa kuitenkin, että koulutustarkastajaa ei pysty laittamaan näihin vastuuhenkilöksi, koska vastuuopettaja-kentät viittaavat opettajarekisteriin.

Opiskelijoiden läsnäolot

• Koulutustarkastaja pystyy seuraamaan Wilmassa opiskelijan läsnäoloja Tuntimerkinnät-sivun kautta.
• Tarkista, että Tuntimerkintöjen luokituksille on Primuksessa valittu sama Koulu-tieto, kuin mihin koulutustarkastaja kuuluu (esim. "oppisopimustoimisto").
• Lisäksi Koulun tiedoissa tulee olla lukuvuositiedot ajantasalla.

Työpaikalla järjestettävä koulutus

• Koulutustarkastajalla on mahdollisuus nähdä Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisterin tietoja profiililomakkeella.
• Anna heille myös oikeus lisäämiseen/muokkaamiseen tekemällä koulutustarkastajan käyttäjäryhmälle Rekisterin tiedot -tyyppinen lomake.
• Lomakkeen tietokannaksi valitaan "Työpaikalla järjestettävä koulutus".
• Oppisopimukset kirjataan tähän rekisteriin (reformi).

Laajemmat oikeudet työssäoppimisiin:

• Käyttäjäryhmän oikeus Wilman oikeudet / Moduulit / Ammatilliset / Opettaja saa nähdä kaikki työssäoppimiset koskee myös koulutustarkastajaa eli jos oikeus on laitettu käyttäjäryhmälle, koulutustarkastaja näkee oppisopimustoimistonsa kaikki työssäoppimiset. Lomakeoikeuksilla hän pystyy myös muuttamaan työssäoppimisia.
• Käyttäjäryhmän oikeudella Opettajalla laajat oikeudet muokata Wilman työssäoppimisia koulutustarkastajalla on oikeudet vain "omien" opiskelijoidensa työssäoppimisiin (vaikka niissä on eri "vastuuopettaja"). Nähdäkseen lisäksi muiden kuin omien oppisopimusopiskelijoidensa työssäoppimisia, hänen tulisi periaatteessa opettaa muita opiskelijoita työssäoppimisen "kurssissa" (eli hänellä pitäisi olla arviointikirja). Käytännössä tarkastaja ei kuitenkaan yleensä toimi kouluttajana.
• Katso työpaikalla järjestettävän koulutuksen oikeuksista lisää eri ohjeesta.

Näytöt

• Anna koulutustarkastajan käyttäjäryhmälle oikeus Näytöt-rekisteriin ja tarvittaessa Uuden rekisterikortin luominen -oikeus.
• Valitse näyttölomakkeille koulutustarkastajan käyttäjäryhmä.
• Jos halutaan antaa laajemmat näkemisoikeudet oppisopimusopiskelijoiden näyttöihin, rastitaan käyttäjäryhmälle Wilman oikeudet / Wilman moduulit / Ammatilliset / Opettaja saa nähdä kaikki näytöt. Toimii samoin kuin työssäoppimisissa.
• Laajat oikeudet kannattaa antaa vain harkiten.

Työpaikat, työpaikkaohjaajat

• Koulutustarkastaja voi Wilmassa lisätä myös uusia työpaikkoja ja työpaikkaohjaajia.
• Anna käyttäjäryhmälle oikeus Työssäoppimis- ja näyttöympäristöt- sekä Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekistereihin ja niissä Uuden rekisterikortin luominen -oikeus.

Hakemukset ja päätökset

• Koulutustarkastaja voi Wilmassa tehdä päätöksiä esimerkiksi opintososiaalisten etujen hakemusten hyväksymisestä.
• Anna käyttäjäryhmälle oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin.
• Huomaa, että hakemuksia ei voi suoraan ohjata koulutustarkastajalle, ellei hänelle ole rekisterikorttia Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä.
• Hän voi silti tehdä päätöksiä oman oppisopimustoimistonsa opiskelijoille.
• Voit rajata vain tietyt päätöskoodit näkymään koulutustarkastajalle käyttäjäryhmän avulla Päätöskoodit-rekisterissä. Lisää kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa koulutustarkastajan käyttäjäryhmä niille päätöskoodeille, joita hän saa käyttää.

Muita oikeuksia

• Koulutustarkastaja näkee ja voi lisätä liitteitä Wilmassa, jos lomakkeilla on liitteiden käsittely sallittu.
• Liitteiden näkeminen ja/tai lisääminen sallitaan joka lomakkeella erikseen. Jos koulutustarkastaja näkee lomakkeen, näkee hän myös liitteet.
• Primuksen opiskelijarekisterin valmiit haut näkyvät koulutustarkastajalle Wilmassa.
• Valmiin haun asetuksissa rastitaan Näkyy Wilmassa ja Näkyy kaikilla kouluilla (multiPrimuksessa).
• Lisäksi voidaan rastia Näkyy vain käyttäjäryhmällä ja valita tähän tarkastajien käyttäjäryhmä, jos halutaan rajata haku vain tarkastajille. Tai vaihtoehtoisesti, jos on useampia koulutustarkastajia, voidaan rajata kullekin omat haut omilla käyttäjäryhmillä.
• Valmiin haun opiskelijalistasta koulutustarkastaja näkee vain omat oppisopimusopiskelijansa.
• Koulutustarkastaja voi viestiä opettajien, henkilökunnan, opiskelijoiden, huoltajien ja työpaikkaohjaajien kanssa. Hän voi myös lähettää tapahtumakutsuja.
• Vakiota Wilmaan kirjautunut koulutustarkastaja voidaan käyttää lomakkeissa.
• Tee esimerkiksi Hakukentät-tyyppinen lomake Hakijat-rekisteri -tietokantaan. Ota lomakkeelle mukaan Koulutustarkastaja-kenttä. Laita kentän oletusarvoksi Wilmaan kirjautunut koulutustarkastaja->Sukunimi&Wilmaan kirjautunut koulutustarkastaja->Etunimet ja rastita Oletusarvo heti lomakkeelle.
• Wilmassa koulutustarkastaja näkee silloin omat hakijat, jos hakijoille on täytetty kenttä Koulutustarkastaja Primuksen hakijarekisterissä.
• Tämä on ainoa keino saada koulutustarkastajan "omat" hakijat esille Wilmassa. Koulutustarkastaja-kentän voi laittaa hakijatietojen muokkauslomakkeelle pakolliseksi tiedoksi.