Työpaikalla järjestettävän koulutuksen kirjaaminen Wilmassa

Lomakkeiden muokkaus

Lomakkeiden sisältö ja muokkaus on kuvattu tarkemmin lomakekohtaisissa ohjeissa. Kaikissa lomakkeissa kuitenkin Lomakkeen tietokanta on "Työpaikalla järjestettävä koulutus". Lomakkeelle voi siis valita samannimisen rekisterin kenttiä. Lomakkeelle voi lisätä vain sellaisia kenttiä, jotka ovat valmiiksi esillä Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisterissä, joten jos jokin kenttä puuttuu, ota se ensin esiin ja palaa sitten muokkaamaan lomaketta.

Lomakkeissa kannattaa olla opiskelijan nimi kaikilla käyttäjillä lukutilassa, ts. sitä ei saa muuttaa, koska nämä lisätään yleensä opiskelijan Opinnot-sivun kautta Wilmassa. Lomakkeiden muut kentät voivat olla muokattavissa. Harkitse kuitenkin, mitä tietoja annat opiskelijoiden muokata.

Lomakekohtaiset oikeudet

Oppilaitoksella voi olla käytössä useita erilaisia lomakkeita työpaikalla järjestettävän koulutuksen tietojen kirjaamiseen: opiskelijoille, opettajille, työpaikkaohjaajille ym. omansa. Primuksen lomake-editorin Käytössä Wilman liittymissä -kentästä rastitaan, keitä mikin lomake koskee.

Näiden tietojen tarkasteluun käytettävä "profiililomake" voi olla yhteinen kaikille käyttäjille.

Lomakkeelle valitaan myös käyttäjäryhmä, joka on liittymää tarkempi määritys. Käyttäjäliittymä voi olla esim. "opettajat", ja käyttäjäryhmä rajaa tarkemmin, ketkä opettajat lomakkeen näkevät.

• Opettaja valitsee Wilmassa ensin sen opiskelijan, kenen koulutus- tai oppisopimuksesta on kyse. Opiskelijan sivulta valitaan Opinnot-välilehti.
• Ruudulle aukeaa opiskelijan toteutussuunnitelma, josta klikataan sitä tutkinnon osaa, johon sopimus tehdään. Tutkinnon osaan tallentuu valinta.
• Avautuu sivupaneeli, jossa Lomakkeet-välilehdellä on otsikko Työpaikalla järjestettävät koulutukset. Otsikon alla on linkki uuden sopimuksen kirjaamiseen sekä mahdollisen jo aiemmin kirjatun sopimuksen muokkaamiseen.
• Wilman versiosta 2.34.9.1 lähtien työssäoppimisia voi myös yhdistää toisen tutkinnon osan (tai osa-alueen) työssäoppimisiin samoin kuin Primuksessa. Eli jos opiskelijalle on jo aiemmin tehty koulutus- tai oppisopimus, sivupaneelista löytyy myös vaihtoehto "Yhdistä toisen kurssin työssäoppimiseen".
• Jos linkkejä ei näy, käyttäjällä ei todennäköisesti ole oikeutta näihin lomakkeisiin tai tälle kurssityypille ei voi lisätä työpaikalla järjestettävää koulutusta (esim. yhteiset tutkinnon osat).

Vinkki! Jos oppilaitoksella on runsaasti harjoittelupaikkoja ja työpaikkaohjaajia, kannattaa lomakkeella Työpaikkaohjaaja-kentän valikon sisältö rajata siten, että ohjaajaksi tarjotaan vain Työssäoppimispaikka-kenttään valitun työpaikan ohjaajia.

Yhdistä toisen kurssin työssäoppimiseen -toiminto

Sivupaneelista löytyy jatkossa myös vaihtoehto Yhdistä toisen kurssin työssäoppimiseen. Jos opiskelijalle on aiemmin jo kirjattu koulutus- tai oppisopimus johonkin tutkinnon osaan, voi tähän samaan yhdistää jälkikäteen myös muita tutkinnon osia. Näin esimerkiksi oppisopimukseen voi liittää vaikka kaikki tutkinnon osat samalle Työpaikalla järjestettävän koulutuksen rekisterikortille. Silloin moniriviseen Kurssi-taulukkoon tulee yhdistämistoiminnolla lisätty tutkinnon osa seuraavalle tyhjälle riville. Primuksessa tällainen yhdistäminen on toiminut jo aiemmin.

Klikkaa opiskelijan Opinnot-sivulla tutkinnon osaa, jonka haluat yhdistää johonkin toiseen tutkinnon osaan luotuun koulutus- tai oppisopimukseen. Valitse sivupaneelista vaihtoehto Yhdistä toisen kurssin työssäoppimiseen. Avautuu apuikkuna, jossa näkyy opiskelijalle aiemmin kirjatut työssäoppimiset. Valitse niistä se, johon haluat yhdistää nyt uuden tutkinnon osan. Avautuu lista TJK-rekisterin lomakkeista, joihin käyttäjällä on oikeudet. Valitse sopiva lomake, jolloin lisättävä tutkinnon osa tulee Kurssi-taulukon ensimmäiselle tyhjälle riville. Täydennä yhdistettävälle tutkinnon osalle tarvittavat tiedot Kurssi-taulukkoon (esim. osa-aikaisuus, alkaa, päättyy).

Yhdistämistä ei voi tehdä arkistoituun työssäoppimisen rekisterikorttiin.

• Opiskelija näkee kaikki omat koulutus- tai oppisopimuksensa klikkaamalla Wilman yläreunasta linkkiä Työpaikalla järjestettävä koulutus
• tai Opinnot-sivun kautta klikkaamalla opintoa, johon on lisätty koulutus- tai oppisopimus (ratas-ikoni).
• Opiskelija näkee ne tiedot, joita profiililomakkeelle on valittu.
• Opiskelijoita varten voi tehdä lomakkeen, jolla he täyttävät joitain tiettyjä tietoja, esim. itsearviointia. Lomakkeessa annetaan muokkausoikeus vain niihin kenttiin, joita opiskelija saa täyttää.
• Opiskelijoita varten tehdään oma käyttäjäryhmä, jolle annetaan oikeus TJK-rekisteriin, mutta mitään erillisiä oikeuksia rekisterin sisällä ei tarvita. Käyttäjäryhmä täytetään sekä opiskelijoiden lomakkeelle että Koulun tiedot, Luokat- tai Opiskelija- rekisterissä kenttään Opiskelijan käyttäjäryhmä Wilmassa.
• Jos opiskelijoilla on oikeus muokata joitain tietoja, näkyy profiilisivun oikeassa yläkulmassa Lomakkeet-linkki.

Wilman versiosta 2.21 lähtien opiskelija voi itse myös aloittaa työpaikalla järjestettävän koulutuksen tietojen kirjaamisen Opinnot-sivun kautta. Tähän tarvitaan oma lomake: (mallilomake löytyy lomakepankista).

• Lomakkeen tyyppinä "Rekisterin tiedot"
• rastitaan kenttä Uuden rekisterikortin luominen sallittu.
• käyttäjäryhmä, jolla on pääsy Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisteriin ja oikeus: Uuden rekisterikortin luominen.
• Käytössä Wilman liittymissä rastitaan "Opiskelijat"
• Opiskelijoita varten tehty käyttäjäryhmä lisätään myös opiskelijarekisterin kenttään Opiskelijan käyttäjäryhmä Wilmassa.
• Wilman versiosta 2.34.9.1 lähtien opiskelijat voivat myös yhdistää toisen kurssin työssäoppimiseen jonkin uuden tutkinnon osan/osa-alueen. Jos kuitenkin aiemmin kirjattu työssäoppiminen on jo arvioitu eli on täytetty TJK-rekisterissä kenttä Työssäoppimisen arviointi, niin opiskelija ei voi yhdistää siihen enää muita tutkinnon osia.

Työpaikkaohjaajat tai -arvioijat voivat kirjata joitain tietoja omien opiskelijoidensa osalta. Tätä varten he tarvitsevat tunnukset Wilmaan. Tunnukset voi tehdä kullekin ohjaajalle henkilökohtaisesti Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisteriin.

Ohjaaja näkee Wilmassa linkin Työpaikalla järjestettävä koulutus, jota klikkaamalla avautuu luettelo oman työpaikan koulutus- tai oppisopimuksista. Linkin nimeä klikkaamalla avautuu sopimuksen tarkemmat tiedot sekä linkki lomakkeelle tietojen muokkausta varten.

Työpaikkaohjaajat voivat viestiä omien opiskelijoidensa, oppilaitoksen opettajien ja henkilökunnan sekä koulutustarkastajien kanssa Wilman kautta. He voivat myös luoda tapahtumakutsuja. Viestimahdollisuus on käytössä automaattisesti, sähköpostia ja tekstiviestejä varten annetaan erikseen oikeudet Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -rekisterissä.

Liitteitä työpaikkaohjaajat eivät voi lisätä Wilmassa, vaikka lomakkeella ei olisikaan rajoituksia liitteiden osalta.

Aiemmin kirjatun sopimuksen tietoja voi muokata joko valitsemalla sivupaneelista kyseisen koulutus- tai oppisopimuksen linkin, tai valitsemalla Wilman yläreunasta Työpaikalla järjestettävä koulutus -kohdan. Tällä sivulla on lista opettajan vastaamista koulutus- tai oppisopimuksista.

Työpaikalla järjestettävän koulutuksen sivu on jaettu neljälle välilehdelle: Nykyiset, Menneet, Kaikki nykyiset, Kaikki menneet. Jos työpaikalla järjestettävän koulutuksen päättymispäivä on tämä päivä, se näkyy vielä Nykyiset-välilehdellä. Sarakeotsikoita klikkaamalla voi vaihtaa listauksen järjestystä, esim. järjestää ne opiskelijan tai alkamispäivän mukaan. Sarakkeiden yläpuolella on laatikot, joihin voi kirjoittaa hakusanoja pilkulla eroteltuna. Listauksen sarakkeita tai niiden järjestystä voi vaihtaa tekemällä Hakukentät-tyyppisen lomakkeen Primuksen Lomake-editorilla.

• Työpaikalla järjestettävää koulutusta voi kirjata myös opetusryhmän kautta eli Wilman Opetusryhmät-sivun kautta.
• Ryhmän sivulla, opiskelijan nimen perässä on kynä-ikoni ja linkki TOP, jos jollekin on jo tehty koulutus- tai oppisopimus.
• TOP-linkkiä klikkaamalla aukeaa kopiointimahdollisuus.
• Ryhmänäkymässä kaikille yhteiset tiedot (esim. ajankohta, tavoitteet, suojavarusteet...) voi kopioida yhdeltä opiskelijalta ryhmän muille opiskelijoille.
• Katso erillinen ohje kopioinnista.