Päivitetty viimeksi: 16.6.2021
Kun oppilas siirtyy alakoulusta yläkouluun tai yläkoulusta lukioon tai vaihtaa koulua kunnan sisällä muusta syystä, säilyy sekä hänellä että huoltajilla sama Wilma-tunnus. Tunnus siirtyy, kunhan koulu muistaa rekisterikorttia kopioidessaan kopioida myös Wilma-tunnuksiin liittyvät kentät. Jos alkuperäinen kortti siirretään toiselle koululle, siirtyvät tunnuksetkin mukana automaattisesti.
Huoltajatunnusten siirto
Valitse kopioitaviksi myös kaikki huoltajan Wilma-tunnukseen liittyvät kentät. Näin huoltajalla säilyy sama tunnus, ja hän saa automaattisesti huoltajaroolin myös oppilaan seuraavan koulun rekisterikorttiin. Valitse kopioitavaksi kentät
- Huoltajan käyttäjätunnus (vanhantyyppiset tunnukset)
- Huoltajan salasana (vanhantyyppiset tunnukset) sekä
- Huoltajien Wilma-tunnukset (uudentyyppiset tunnukset)
- Rajoitettu tiedonsaantioikeus (uudentyyppiset tunnukset) ja
- Huoltajien yhteinen Wilma-tunnus vanhenee (uudentyyppiset tunnukset).
Wilman avainkoodit huoltajille -kenttää EI kopioida. Avainkoodit luodaan vasta seuraavalla koululla.
Oppilastunnusten siirto
Jos myös oppilailla on Wilma-tunnukset, kopioi niihinkin liittyvät kentät.
- Wilman käyttäjätunnus (vanhantyyppiset tunnukset)
- Wilman salasana (vanhantyyppiset tunnukset) sekä
- Wilman käyttäjätunnukset (uudentyyppiset tunnukset)
- Uudentyyppinen Wilma-tunnus käytössä (uudentyyppiset tunnukset)
Wilman avainkoodi opiskelijalle -kenttää EI kopioida. Koodi luodaan vasta uudella koululla.
Huoltajien ja oppilaiden käyttäjäryhmät
Käyttäjäryhmiä EI kopioida, sillä uudella koululla on todennäköisesti käytössä aivan erilaiset käyttäjäryhmämäärittelyt, ja käyttäjäryhmät viittaavat aiemman koulun tulosteisiin ja lomakkeisiin. Seuraavia ei siis kopioda:
- Huoltajan käyttäjäryhmä Wilmassa
- Opiskelijan käyttäjäryhmä Wilmassa
Vanhan koulun asioiden näkymisen esto päivämääräkentillä
Vanhantyyppisillä huoltajatunnuksilla Wilmassa näkyy kopioinnin jälkeenkin vain oppilaan nykyisen koulun asiat, ei suunnitteluoppilaan rekisterikorttiin liittyvät. Sen sijaan uudentyyppisillä tunnuksilla Wilmassa näkyy sekä nykyisen että tulevan koulun asiat, ellei tätä erikseen estetä. Esto tehdään tunnuksen alkamis- ja päättymispäivien avulla. Päivämäärät täytetään sekä nykyisen koulun kortille että suunnitteluoppilaan kortille (kopio).
Päivämäärät täytetään opiskelijarekisterissä kenttiin
- Käyttäjätunnuksen voimassaolo alkaa
- Käyttäjätunnuksen voimassaolo päättyy
- Huoltajan tunnuksen voimassaolo alkaa ja
- Huoltajan tunnuksen voimassaolo päättyy.
Nykyisen koulun rekisterikortille merkitään päättymispäiväksi esim. kesäkuun viimeinen päivä ja tulevan koulun (suunnitteluoppilaan) kortille alkamispäiväksi heinäkuun ensimmäinen päivä. Yhtä hyvin voi käyttää lukuvuoden päättymis- ja alkamispäiviä - pääasia, ettei suunnitteluoppilaaseen liittyvän tunnuksen voimassa olo ala liian aikaisin. Primus kysyy päivämäärät jo rekisterikortteja kopioidessa, jos käyttäjätunnus on valittu kopioitavaksi kentäksi.
Kun oppilas vaihtaa koulua kunnan sisällä
Kun oppilas vaihtaa koulua kunnan sisällä, siirtyvät Wilma-tunnukset oppilaskortin mukana automaattisesti. Jos koulut hoitavat oppilassiirrot itse, voi Wilman käytössä olla lyhyt katko sen aikaa, kun oppilas ei ole kummankaan koulun oppilaana (kortti siirretty Koulusiirrot-koululle). Jos taas koulutoimisto hoitaa siirron, vaihtuu koulu "lennosta" ja tunnukset ovat koko ajan käytettävissä.
Wilman toiminnot uudella koululla
Oppilaan uudella koululla voi olla Wilmassa käytössä eri toimintoja kuin aiemmalla koululla oli. Tiedotteet, kyselyt, tulosteet ym. ovat usein koulukohtaisia, joten aiemman koulun dokumentteja ei välttämättä näy uuden koulun Wilmassa. Oppilaan pedagogiset asiakirjat sen sijaan näkyvät Wilmassa koko kouluajalta. Viestihistoria katoaa oppilaan vaihtaessa koulua kouluasteen/kunnan sisälläkin, kun kortti kopioidaan. Huoltajia ja oppilaita kannattaa kehottaa ottamaan tärkeät viestit talteen.
Koulutulokkaiden ilmoittautumistunnukset
Koulutulokkaiden huoltajille tehdyt ilmoittautumistunnukset voivat olla huoltajaliittymän tunnukset tai opiskelijaliittymän tunnukset. Jos tunnukset on tehty huoltajaliittymään (kenttiin, joiden nimessä on sana "huoltaja"), voi samoja tunnuksia käyttää ilmoittautumisen jälkeenkin, läpi koko kouluajan.
Jos taas tunnukset on tehty opiskelijaliittymään, ovat tunnukset käytössä vain ilmoittautumisvaiheen ajan, ja sen jälkeen niitä ei enää tarvita. Huoltajille toimitetaan koulun alkaessa uudet, huoltajaliittymän tunnukset.
Suosittelemme, että koulutulokkaiden ilmoittautuminen tehtäisiin heti valmiiksi huoltajatunnusten avulla.
Sairaalakoulujen ja erityiskoulujen Wilma-käyttö
Kun oppilas opiskelee tilapäisesti toisessa koulussa, säilyy hän yleensä samalla myös varsinaisen kotikoulunsa oppilaana. Oppilaan kotikoululla säilyy oikeus kaikkiin oppilastietoihin, ja sairaalakoululle annetaan pääsy tiettyihin tietoihin. Huoltaja ja oppilas näkevät Wilmassa kotikoulun asiat.
Oppilaan rekisterikortilla Koulu-kentän 1. riville merkitään oppilaan kotikoulu ja 2. riville sairaalakoulu. Huom. Toiminto vaatii, että sairaalakoulu on samassa MultiPrimuksessa kuin kotikoulu.
