Wilma-tunnusten käsittely oppilaan vaihtaessa koulua

Valitsemalla kopioitaviksi kaikki huoltajan Wilma-tunnukseen liittyvät kentät huoltajalla säilyy sama tunnus, ja hän saa automaattisesti huoltajaroolin myös oppilaan seuraavan koulun rekisterikorttiin. Valitse kopioitavaksi seuraavat kentät:

• Huoltajien Wilma-tunnukset
• Rajoitettu tiedonsaantioikeus

Wilman avainkoodit huoltajille -kenttää EI kopioida. Avainkoodit luodaan vasta seuraavalla koululla tarpeen mukaan.

Jos myös oppilailla on Wilma-tunnukset, kopioi kenttä Wilman käyttäjätunnukset.

Wilman avainkoodi opiskelijalle -kenttää EI kopioida. Koodi luodaan vasta uudella koululla tarpeen mukaan.

Käyttäjäryhmiä EI kopioida, sillä uudella koululla on todennäköisesti käytössä aivan erilaiset käyttäjäryhmämäärittelyt, ja käyttäjäryhmät viittaavat aiemman koulun tulosteisiin ja lomakkeisiin. Seuraavia ei siis kopioda:

• Huoltajan käyttäjäryhmä Wilmassa
• Opiskelijan käyttäjäryhmä Wilmassa

Huoltajilla ja opiskelijoilla näkyy Wilmassa kopioinnin jälkeen sekä nykyisen että tulevan koulun asiat, ellei tätä erikseen estetä. Esto tehdään tunnuksen alkamis- ja päättymispäivien avulla. Päivämäärät täytetään sekä nykyisen koulun kortille että suunnitteluoppilaan kortille (kopio).

Päivämäärät täytetään opiskelijarekisterissä seuraaviin kenttiin:

• Käyttäjätunnuksen voimassaolo alkaa (koskee opiskelijan tunnusta)
• Käyttäjätunnuksen voimassaolo päättyy (koskee opiskelijan tunnusta)
• Huoltajan tunnuksen voimassaolo alkaa
• Huoltajan tunnuksen voimassaolo päättyy

Nykyisen koulun rekisterikortille merkitään päättymispäiväksi esim. kesäkuun viimeinen päivä ja tulevan koulun (suunnitteluoppilaan) kortille alkamispäiväksi heinäkuun ensimmäinen päivä. Yhtä hyvin voi käyttää lukuvuoden päättymis- ja alkamispäiviä - pääasia, ettei suunnitteluoppilaaseen liittyvän tunnuksen voimassa olo ala liian aikaisin. Primus kysyy päivämäärät jo rekisterikortteja kopioidessa, jos käyttäjätunnus on valittu kopioitavaksi kentäksi.

Kun oppilas vaihtaa koulua kunnan sisällä, siirtyvät Wilma-tunnukset oppilaskortin mukana automaattisesti. Jos koulut hoitavat oppilassiirrot itse, voi Wilman käytössä olla lyhyt katko sen aikaa, kun oppilas ei ole kummankaan koulun oppilaana (kortti siirretty Koulusiirrot-koululle). Jos taas koulutoimisto hoitaa siirron, vaihtuu koulu "lennosta" ja tunnukset ovat koko ajan käytettävissä.

Oppilaan uudella koululla voi olla Wilmassa käytössä eri toimintoja kuin aiemmalla koululla oli. Tiedotteet, kyselyt, tulosteet ym. ovat usein koulukohtaisia, joten aiemman koulun dokumentteja ei välttämättä näy uuden koulun Wilmassa. Oppilaan pedagogiset asiakirjat sen sijaan näkyvät Wilmassa koko kouluajalta. Viestihistoria katoaa oppilaan vaihtaessa koulua kouluasteen/kunnan sisälläkin, kun kortti kopioidaan. Huoltajia ja oppilaita kannattaa kehottaa ottamaan tärkeät viestit talteen.

Koulutulokkaiden huoltajille tehdyt ilmoittautumistunnukset voivat olla huoltajaliittymän tunnukset tai opiskelijaliittymän tunnukset. Jos tunnukset on tehty huoltajaliittymään (kenttiin, joiden nimessä on sana "huoltaja"), voi samoja tunnuksia käyttää ilmoittautumisen jälkeenkin, läpi koko kouluajan.

Jos taas tunnukset on tehty opiskelijaliittymään, ovat tunnukset käytössä vain ilmoittautumisvaiheen ajan, ja sen jälkeen niitä ei enää tarvita. Huoltajille toimitetaan koulun alkaessa uudet, huoltajaliittymän tunnukset.

Suosittelemme, että koulutulokkaiden ilmoittautuminen tehtäisiin heti valmiiksi huoltajatunnusten avulla.

Kun oppilas opiskelee tilapäisesti toisessa koulussa, säilyy hän yleensä samalla myös varsinaisen kotikoulunsa oppilaana. Oppilaan kotikoululla säilyy oikeus kaikkiin oppilastietoihin, ja sairaalakoululle annetaan pääsy tiettyihin tietoihin. Huoltaja ja oppilas näkevät Wilmassa kotikoulun asiat.

Oppilaan rekisterikortilla Koulu-kentän 1. riville merkitään oppilaan kotikoulu ja 2. riville sairaalakoulu. Huom. Toiminto vaatii, että sairaalakoulu on samassa Primuksessa kuin kotikoulu.