Koulusiirron teko

Kortin kopiointia käytetään, kun siirretään oppilaita seuraavalle kouluasteelle.

Kopioon tulevat mukaan ne kentät, jotka lähettävä koulu on määritellyt kopioitaviksi, tyypillisesti yhteystiedot, päätökset, opiskeluun liittyvät tiedot ja huoltajien Wilma-tunnukset. Kopioitavat kentät määritellään kenttäeditorissa. Lisätietoa kopioitavista kentistä löytyy täältä.

1. Avaa Opiskelijat-rekisteri ja hae esille ne oppilaat, jotka siirretään toiseen kouluun. Valitse kaikki nämä oppilaat.
2. Valitse Toiminnot / Koulusiirrot / Kopioi toiseen kouluun.
3. Valitse koulu, johon oppilaat ovat siirtymässä (yleensä "Koulusiirrot"-koulu). Koulujen Primus-käyttäjillä valittavissa ovat ne koulut, joille on Koulun tiedot -rekisterissä rastittu Opiskelijoiden siirto kouluun sallittu. Kouluviraston käyttäjillä ja Primuksen pääkäyttäjällä on valittavissa kaikki koulut.
4. Valitse oppilaiden opiskelijalaji tulevassa koulussa. Yleensä oppilaat siirretään "suunnitteluoppilaina" tai "tulevina oppilaina".
5. Päivitetäänkö suoritukset? -kysymykseen vastataan "Ei". Opiskelu uudella kouluasteella alkaa tyhjältä pöydältä. Suoritusten päivitystä käytetään lähinnä, kun oppilas siirtyy kouluasteen sisällä (sama tai lähes sama opetussuunnitelma), 2. asteella ja korkeakouluissa.

Oppilaskortit on nyt kopioitu ja kopiot on siirretty "Koulusiirrot"-kouluun tai suoraan toiselle koululle. Tuleva koulu jatkaa oppilastietojen käsittelyä merkitsemällä oppilaille luokan, opetussuunnitelman ym. tiedot. Alkuperäiset kortit jäävät lähettävälle koululle. Jos kortit siirrettiin "Koulusiirrot"-kouluun, tulevan koulun on haettava oppilaiden kortit sieltä itselleen (ohje alempana).

Myös yhtenäiskouluissa kannattaa tehdä "koulusiirto" oppilaiden siirtyessä alaluokilta yläluokille, etenkin jos ala- ja yläluokilla on erilliset opetussuunnitelmat. Näin oppilaan alaluokkien suoritukset eivät näy yläluokkien opetussuunnitelmassa "häntänä" eivätkä ne häiritse todistusten ym. suoritustietojen tulostamista ja tilastointia. Oppilasta ei merkitä eronneeksi alakoulun kortille. Yläkoulun kortille on tärkeää kopioida opiskeluoikeuden id ja alkamispäivä alakoulun kortilta, jotta tiedot päivittyvät jatkossakin Koskeen saman opiskeluoikeuden alle. Huom. Tämä koskee vain yhtenäiskouluja, ei siirtoa kahden eri koulun välillä.

Primuksessa voi siirtää opiskelijan alkuperäisen kortin toiselle koululle vaihtamalla rekisterikortin omistajaa, mutta niin ei saa toimia koulun vaihtuessa tai esim. koulujen yhdistämis-/lakkautustilanteissa, sillä Koskeen pitää muodostaa tällaisissa tilanteissa aina uusi opiskeluoikeus.

Jos kortti halutaan siirtää toiseen kouluun, lähettävän koulun kannattaa ottaa tarvittavat oppilasta koskevat tulosteet paperiarkistoon ennen kortin siirtoa.

1. Avaa Opiskelijat-rekisteri ja hae esille ne oppilaat, jotka siirretään toiseen kouluun. Valitse kaikki nämä oppilaat.
2. Valitse Toiminnot / Koulusiirrot / Vaihda rekisterikortin omistajaa.
3. Valitse koulu, johon kortit siirretään. Koulujen Primus-käyttäjillä valittavissa ovat ne koulut, joille on Koulun tiedot -rekisterissä rastittu Opiskelijoiden siirto kouluun sallittu. Kouluviraston käyttäjillä ja Primuksen pääkäyttäjällä on valittavissa kaikki koulut.
4. Tallenna muutokset. Oppilaskortit näkyvät vielä ruudulla, mutta katoavat, kun teet jonkin uuden haun tai suljet opiskelijarekisterin.

Oppilaskortit on nyt siirretty toiselle koululle. Oppilaiden luokkatieto viittaa vielä aiemman koulun luokkaan, joten oppilaat eivät näy uudella koululla Primuksen Luokat-välilehden listauksessa. Oppilaat löytyvät kuitenkin esim. nimen, luokan nimen tai hetun perusteella hakemalla. Uusi koulu jatkaa oppilastietojen käsittelyä merkitsemällä oppilaille oikean luokan, opetussuunnitelman ym. tiedot.

Tämä vaihe tehdään vain, jos oppilaiden kortit on siirretty kopioimalla "Koulusiirrot"-kouluun eikä suoraan uudelle koululle.

Oppilaat haetaan "Koulusiirrot"-koulusta seuraavasti:

1. Valitse luettelojärjestykseksi sellainen, jossa ensimmäisenä tietona on oppilaan tuleva koulu (pääkäyttäjän pitää luoda se valmiiksi, ks. ohje Koulusiirtojen valmistelut).
2. Avaa opiskelijarekisterin hakuruutu. Valitse Haun kohde -kenttään "Koulusiirrot" ja hae kaikki oppilaat.
3. Luettelossa näkyy kaikki "Koulusiirrot"-kouluun siirretyt oppilaskortit. Valitse näistä kaikki ne, jotka haetaan (eli ne, jotka tulevat käyttäjän omaan kouluun).
4. Ota opiskelijarekisterissä esiin Koulu-kenttä, ellei se ole jo esillä. Kentän päällä näkyy Muuta-painike. Klikkaa sitä ja valitse Tiedon muuttaminen tai poistaminen. Valitse 1. riville "Koulusiirrot"-koulun tilalle oikea koulu.

Huom. Jos vanha ja uusi koulu eivät käytä samoja poissaololuokituksia, kannattaa oppilaan poissaolotaulukko tyhjätä.

Usein luokkajako on vasta suunnitteilla siinä vaiheessa, kun uudet oppilaat otetaan suunnitteluoppilaina Primukseen. Suunnittelua varten tehdään vähintään yksi luokka, ja se valitaan oppilaille luokaksi Ryhmä/Luokka-kenttään. Oppilaat voivat olla Primuksessa yhdellä luokalla tai heidät voi jakaa useammalle luokalle.

Jos luokkatieto ja luokanopettaja/luokanvalvoja ovat alustavia ja ne halutaan piilottaa huoltajilta Wilmassa, rastitaan Luokat-rekisterissä kenttä Piilota Wilman luetteloista ja Koulutuksen status -kenttään valitaan "suunnitteilla". Tämä piilottaa luokan myös Primus-käyttäjiltä opiskelijarekisterin Luokat-välilehdeltä.