Koulusiirtojen valmistelut

Luo virtuaalikoulut vain, jos et halua siirtää oppilaita suoraan toiseen kouluun.

Virtuaalikoulujen luonti

Jos siirroissa halutaan hyödyntää virtuaalikouluja, on luotava kaksi uutta koulua: "Koulusiirrot"-niminen kouluasteelta toiselle siirtoja varten sekä "Koulutulokkaat"-niminen perusopetuksen aloittavia oppilaita varten.

Koulut luodaan Koulun tiedot -rekisterissä normaaliin tapaan luomalla uusi rekisterikortti. Niille ei tarvitse täyttää mitään tietoja, mutta koulusiirrot tulee sallia (ks. ohje alapuolella).

Luettelojärjestys

Primuksen pääkäyttäjän on hyvä tehdä Opiskelijat-rekisteriin valmiiksi sellainen luettelojärjestys, jonka avulla käyttäjät näkevät nopeasti, mihin kouluun kukin oppilas on menossa. Luettelojärjestyksen ensimmäiseksi tiedoksi laitetaan esim. kenttä Lähikoulu tai Koulutulokkaan ilmoittautumistieto sen mukaan, mihin kenttään tuleva koulu on tallennettu. Tallenna luettelojärjestys ja ohjeista koulujen käyttäjät käyttämään sitä. Näin oppilaat myöhemmin "Koulusiirrot"/"Koulutulokkaat"-koulusta hakevan koulun on helpompi hakea oppilaat itselleen.

Ota Koulun tiedot -rekisterissä esille seuraavat kentät:

• Opiskelijoiden hakeminen koulusta sallittu
• Opiskelijoiden siirto kouluun sallittu.

Rasti molemmat kentät "Koulusiirrot"- ja "Koulutulokkaat"-koululle. Jos alakoulut tai virasto saavat siirtää oppilaita yläkouluun, rastitaan yläkoululle Opiskelijoiden siirto kouluun sallittu. Jos yläkoulu tai virasto saa hakea alakouluista oppilaita, rastitaan alakouluille Opiskelijoiden hakeminen koulusta sallittu.

Koulun tiedot -rekisterin Tulostearkisto näkyy muilla kouluilla -rastikentän avulla muut koulut saavat nähdä ja tulostaa oppilaan tulosteita, jolloin esim. yläkoulu pystyy tulostamaan oppilaan alakoulun aikaisia todistuksia. Rasti kenttä tarvittaessa haluamillesi kouluille eli niille, joiden tulostearkiston haluat näkyvän muilla kouluilla.

Kun rekisterikortin kopio toimitetaan toiselle koululle, siihen ei tule mukaan automaattisesti kaikkia oppilastietoja vaan ainoastaan lähettävän koulun valitsemat, kopioitavat tiedot. Yleensä lähetetään henkilötunnus, nimi, sukunimi, yhteystiedot ja sellaiset koulunkäyntiin liittyvät tiedot, joita toinen koulu tarvitsee suunnittelussaan: A1-kieli, tekninen vai tekstiilityö, erityisopetuksen tietoja tms. Ryhmä/luokka-kenttää sen sijaan ei lähetetä, koska luokka on koulukohtainen tieto. Jos oppilas siirtyy 8A-luokalta toisen koulun 8A-luokalle, kyseessä on eri luokka. Jos Ryhmä/luokka-kenttään jää lähettävän koulun samanniminen luokka, ei oppilas näy esim. Wilmassa oikean luokan oppilaslistassa.

Siirrettävien (kopioitavien) oppilastietojen valinta

• Avaa Opiskelijat-rekisterissä kenttäeditori .
• Klikkaa hiiren kakkospainikkeella sellaista kenttää, jonka tieto halutaan lähettää toiselle koululle ja valitse ponnahdusvalikosta Kopioitava tieto.
• Tarvittaessa sivun kaikki kentät saa kerralla kopioitaviksi valitsemalla Muuta sivun kaikki kentät / kopioitaviksi. Kopioitavat kenttien nimet näkyvät kenttäeditorissa lihavoituna.

Huom. Kopiointimääritys koskee vain niitä oppilaitoksia, jotka käyttävät samoja kenttäasetteluita eli samaa asettelukoulua - yleensä saman kouluasteen kaikkia kouluja. Määritä kopioitavat tiedot myös muihin asetteluihin, esim. yläkoulun asettelukoulun kenttiin, kun oppilaat siirretään lukiolle.

Jos esim. kunnan 5 alakoulua käyttävät kaikki "xAsettelut alakoulu" -nimisiä asetteluita, tulee kopiointimääritykset tehdä tähän kouluun. Jos yhdellä erityiskoululla on omat kenttäasettelunsa, tulee sille koululle määritellä kopioitavat tiedot erikseen.

Asettelukoulua päästään vaihtamaan ylläpitäjän tunnuksilla Käyttäjätunnukset-rekisterissä. Kenttään Kenttien asettelut koulusta vaihdetaan tiedoksi aina se asettelukoulu, johon halutaan täydentää kopioitavia tietoja.

Taito- ja taideaineiden määrät

Jos alakoulun taito- ja taideaineiden viikkotuntimäärät halutaan siirtää alakoululta yläkoululle, ne tulee merkitä johonkin kenttään ja asettaa ko. kenttä kopioituvaksi. Tämä on kerrottu tarkemmin ohjeessa Taito- ja taideaineiden määrät alakoululta yläkoululle.

Wilma-tunnusten halutaan yleensä säilyvän samoina, vaikka oppilas vaihtaa koulua. Huoltajien ja oppilaiden Wilma-tunnukset kannattaa asettaa kopioitaviksi tiedoiksi.

Vanhantyyppisillä huoltajatunnuksilla Wilmassa näkyy kopioinnin jälkeenkin vain oppilaan nykyisen koulun asiat, ei suunnitteluoppilaan rekisterikorttiin liittyvät. Sen sijaan uudentyyppisillä tunnuksilla Wilmassa näkyy sekä nykyisen että tulevan koulun asiat, ellei tätä erikseen estetä. Esto tehdään tunnuksen alkamis- ja päättymispäivien avulla. Päivämäärät täytetään sekä nykyisen koulun kortille että suunnitteluoppilaan kortille (kopio).

Huoltajien ja oppilaiden Wilma-tunnusten kopiointi sekä vanhan koulun asioiden näkymisen esto on ohjeistettu tarkemmin ohjeessa Wilma-tunnusten käsittely oppilaan vaihtaessa koulua. Tee nämä valmistelut ennen koulusiirtojen tekoa.

Primuksessa oppilaalla voi oletuksena olla vain yksi rekisterikortti. Koulusiirtojen aikaan kortteja tarvitaan kuitenkin usein kaksi: alkuperäinen vanhalle koululle ja sen kopio uudelle koululle. Kahden kortin tekeminen sallitaan opiskelijalajien avulla. Opiskelijalaji kertoo oppilaan opintojen "statuksen" kyseisessä koulussa: hän voi olla varsinainen oppilas (opiskelijalaji "peruskoulun oppilas") tai hän voi olla tuleva oppilas (opiskelijalaji "suunnitteluoppilas").

• Avaa Opiskelijalajit-rekisteri.
• Jos siellä on jo suunnitteluoppilasta tarkoittava opiskelijalaji, rasti sille Sallitaan useampi opiskelijakortti -kenttä. Jos opiskelijalajia ei ole, luo se ensin (ks. ohje Opiskelijalajit).

Opiskelijalaji on tärkeä myös tilastoinnissa. Sen avulla saadaan suunnitteluoppilaat pois oppilasmäärä- ja ainevalintatilastoista, ja oppilaat tulevat mukaan oikean kouluasteen tilastoon ja kuntatasolla vain kertaalleen.

Huomioi Koski-siirrossa -kenttä täytetään vain varsinaista koulun opiskelijaa tarkoittaville opiskelijalajeille, ei "suunnitteluoppilas"-opiskelijalajille.

Oppilaan kaksi korttia

Kun opiskelijalajit on luotu, merkitään oppilaiden nykyisen koulun rekisterikorteille Opiskelijalaji-kenttään oikea laji, esim. "Peruskoulun oppilas", ellei ole jo merkitty.

Kun kortit kopioidaan, pyytää Primus antamaan kopioille jonkin opiskelijalajin. Kopioon valitaan lajiksi esim. "Suunnitteluoppilas" tai muu sellainen laji, jolle on sallittu useampi rekisterikortti. Kopioon tuleva laji on oppilaan opiskelijalaji uudessa koulussa, alkuperäisessä kortissa säilyy nykyinen opiskelijalaji.