Koulusiirtojen jälkeen: opiskelijalaji, päivitys ja arkistointi

Siirron jälkeen kirjatut tiedot saadaan päivitettyä alkuperäiseltä rekisterikortilta kopioon. Tämä on kätevää silloin, kun oppilaat on jo siirretty suunnitteluoppilaiksi tulevaan kouluun ja vanha koulu tekee edelleen muutoksia oppilaskorttien tietoihin. Tuleva koulu saa haettua esimerkiksi muuttuneet yhteystiedot alkuperäiseltä kortilta.

Uusi koulu valitsee rekisterikorttilistasta ne oppilaat, joiden tiedot halutaan päivittää ja valitsee Toiminnot / Koulusiirrot / Päivitä kopioitavat tiedot alkuperäiseltä rekisterikortilta.

Jos et halua päivittää kaikkia kopioitavaksi määriteltyjä kenttiä, rasti Näytä lista päivitettävistä kentistä. Tällöin Primus näyttää ruudun, jossa voit itse valita päivitettävät kentät.

Päivitä suoritukset arvioimattomiin kursseihin -kohtaa ei rastita. Tämä koskee lähinnä 2. asteen ja korkeakoulujen opiskelijoita ja tilanteita, joissa opiskelija aloittaa opiskelun uudelleen.

Opiskelijat-rekisterin Opiskelijalaji-kentän oikea täyttäminen on tärkeää. Sen avulla määritellään, missä oppilaitoksessa oppilas on virallisesti ja onko hän tuleva, nykyinen vai lähtenyt oppilas. Alla olevassa taulukossa on esimerkkejä perusopetuksen ja lukion opiskelijalajeista.

Osa opiskelijalajeista tarkoittaa aktiivista, päätoimista opiskelua. Näitä ovat yleensä "peruskoulun oppilas" ja "lukion opiskelija". Oppilaalla ei voi olla yhtä aikaa kahdella eri kortilla opiskelijalaji "peruskoulun oppilas" tai yhdellä kortilla "peruskoulun oppilas" ja toisella kortilla "lukion opiskelija". Toiselle kortille valitaan aina sellainen opiskelijalaji, joka tarkoittaa lähtenyttä tai tulevaa opiskelijaa tai samanaikaista opiskelua (esim. aineenopiskelu aikuislukiossa).

Päätoimisen opiskelijalajin rekisterikortille rastitaan kenttä Huomioi Koski-siirrossa, Opiskelijalajit-rekisterissä. Näin varsinaisten opiskelijoiden tiedot siirtyvät Koski-tietovarantoon, mutta suunnitteluoppilaiden tiedot eivät siirry.

• Lähettävä koulu: vaihda lähteneiden oppilaiden opiskelijalajiksi "arkistoitu oppilas", "valmistunut" tms. mikä tahansa muu kuin "peruskoulun oppilas" tai "lukion opiskelija".
• Vastaanottava koulu: kun lähettävä koulu on vaihtanut omien opiskelijakorttiensa opiskelijalajin, vaihda suunnitteluoppilaiden opiskelijalajiksi "peruskoulun oppilas" tai "lukion opiskelija". Jos Primus ei anna tehdä tätä, ota yhteys lähettävään kouluun ja pyydä vaihtamaan alkuperäisten rekisterikorttien opiskelijalaji.

Kun oppilas on lähtenyt koulusta, otetaan tarvittavat tulosteet ja arkistoidaan ne, vaihdetaan opiskelijalaji ja arkistoidaan opiskelijan rekisterikortti. Arkistoidut oppilaat säilyvät Primuksessa ja ne saa haettua esiin mutta ne eivät näy rekisterikorttilistassa normaalityöskentelyn aikana. Tarkista ennen arkistointia, että opiskelijoiden tiedot ovat siirtyneet Koskeen ja ovat siellä ajantasalla. Opiskelijalle täytetään joko Valmistumispäivä tai Eropäivä sen mukaan, mikä hänen tilanteensa on sillä hetkellä.

Myös päättävien luokkien rekisterikortit arkistoidaan. Esim. yläkoulu siirtäisi Luokat-rekisterissä arkistoon luokkien 9A ja 9B rekisterikortit, alakoulu 6A- ja 6B-luokkien kortit. Koska arkistoon kertyy vuosi vuodelta enemmän 9. luokkia ja 6. luokkia, kannattaa arkistoinnin yhteydessä lisätä luokan nimeen vuositieto, esim. 9A/2019 tms.

Lukuvuoden päättymiseen ja luokaltasiirtoon liittyvät toimet on ohjeistettu tarkemmin ohjeessa Luokaltasiirto ja luokalle jääneiden käsittely.

Sama opiskelija voi olla Primuksessa useaan kertaan. Esim.

• alakoulussa arkistoituna oppilaana
• yläkoulussa peruskoulun oppilaana
• lukiossa suunnitteluoppilaana
• aikuislukiossa aineopiskelijana

Tässä tilanteessa opiskelijalla olisi Primuksessa useita rekisterikortteja. Jotta hakujen ja tilastojen tekeminen olisi helpompaa, on käyttäjätunnusrekisterissä kenttä Hauissa käytettävä opiskelijalaji. Tällä tavoin voidaan määritellä, että käyttäjä näkee vain esim. peruskoulun oppilaat. Jos käyttäjätunnukseen ei määritellä opiskelijalajia, voidaan opiskelijalaji huomioida hakurivissä (...JA Opiskelijalaji->Selite="peruskoulun oppilas") tai hakuruudun Opiskelijalaji-kentän avulla.