Koulusiirtojen esimerkkitapaukset kouluasteelta toiselle

Yleissääntö koulusiirroissa on, että seuraavaa kouluastetta varten luodaan oppilaalle uusi rekisterikortti - yleensä kopioimalla alkuperäinen kortti. Tulevalle koululle toimitettavaan rekisterikorttiin kopioidaan tarvittavat tiedot alkuperäiseltä kortilta. Vanha koulu eli lähettävä koulu arkistoi oman alkuperäisen korttinsa. Rekisterikortti voidaan kopioida jo ennen alkuperäisen arkistointia. Kopioinnin voi tehdä kouluvirasto, lähettävä koulu tai tuleva koulu. Huom. Opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI) -kenttää ei laiteta kopioituvaksi tiedoksi. Uudelta koululta/kouluasteelta siirretään opiskelijan tiedot uudella opiskeluoikeudella.

Vanhat rekisterikortit arkistoidaan lähettävässä koulussa. Ennen arkistointia vaihdetaan Opiskelijalaji-kenttään "Valmistunut opiskelija" tms.

Ennen kuin tiedot siirretään, tulee lähettävän koulun tarkistaa, että kaikilla opiskelijoilla on täydellinen henkilötunnus. Tämän lisäksi tulee olla määriteltynä, minkä kenttien tiedot siirretään toiselle koululle: Henkilötunnus, Sukunimi, Etunimet jne. Ryhmä/luokka-kenttää sen sijaan ei kopioida. Muista tarkistaa, että tärkeimmät kopioitavat kentät on myös täytetty. Opiskelijalaji tulee olla täytettynä kaikilla opiskelijoilla. Kenttien kopiointi on ohjeistettu tarkemmin ohjeessa Koulusiirtojen valmistelut.

Vinkki! Niin huoltajien kuin oppilaidenkin Wilma-tunnukset kannattaa kopioida. Näin huoltaja saa automaattisesti huoltajaroolin myös oppilaan seuraavan koulun rekisterikorttiin, ja oppilaallakin säilyy käytössä sama tunnus:

• Valitse kopioitavaksi kentät Huoltajien Wilma-tunnukset ja Rajoitettu tiedonsaantioikeus.
• Jos myös oppilailla on Wilma-tunnukset, kopioi myös Wilman käyttäjätunnukset -kenttä.
• Avainkoodeja ei kopioida, ne ovat uniikkeja. Avainkoodit luodaan vasta seuraavalla koululla tarpeen mukaan.

Kouluvirasto tai alakoulut kopioivat oppilaat yläkouluun tai Koulusiirrot-kouluun. Toinen mahdollisuus on antaa oppilaan kortin lukuoikeus yläkoululle, joka kopioi opiskelijan tiedot itselleen. Kolmas vaihtoehto on tehdä uudet kortit opiskelijoille. Tällöin yläkoulun koulusihteerin tulee tietää tulevien opiskelijoiden henkilötunnukset, sillä tiedot yhdistetään sen avulla.

Jos alakoulu tai koulutoimisto siirtää oppilaat yläkoululle, kannattaa aivan ensiksi ottaa yhteys yläkouluun. Yläkoululle tiedotetaan, että uusia oppilaita on tulossa ja sovitaan, millä tavalla ja kenen toimesta siirrot tehdään. Lisäksi sovitaan, mihin asti alakoulu voi tehdä muutoksia kortteihin eli milloin yläkoulu voi alkaa käsitellä kortteja.

Kun oppilaat siirretään yhtenäiskoulussa 6. luokalta 7. luokalle, olisi hyvä muodostaa oppilaille uudet rekisterikortit joko kopioimalla tai tekemällä täysin uudet kortit. Samallakin rekisterikortilla voidaan jatkaa, mutta kun oppilaalle vaihdetaan yläkoulun opetussuunnitelma, jäävät alakoulun suoritukset opsin hännäksi.

Yläkoulun kortille on tärkeää kopioida opiskeluoikeuden id ja alkamispäivä alakoulun kortilta, jotta tiedot päivittyvät jatkossakin Koskeen saman opiskeluoikeuden alle. Huom. Tämä koskee vain yhtenäiskouluja, ei siirtoa kahden eri koulun välillä.

Alakoulun (alkuperäiseen) korttiin vaihdetaan opiskelijalajiksi Valmistunut opiskelija tms. ja rekisterikortti arkistoidaan. Oppilaan kortille ei täytetä Eropäivä- tai Valmistumispäivä-kenttää. Yläkoulun (kopiossa) opiskelijalajina säilyy Peruskoulun oppilas.

Jos ops on muodostettu siten, että siinä on sekä alakoulun että yläkoulun kurssit, mitään muutoksia ei tarvitse tehdä.

Kun opiskelijoiden tietoja siirretään lukioon, yläaste kopioi opiskelijat Koulusiirrot-kouluun. Toinen mahdollisuus on muodostaa uusi rekisterikortti, johon syötetään vain opiskelijan henkilötunnus. Tämän jälkeen Primus antaa listauksen opiskelijoista, joilla on sama henkilötunnus. Tiedoista valitaan oikea, jolloin opiskelijan tiedot kopioituvat uudelle rekisterikortille.

Valitse ennen tallennusta Opiskelijalaji-kenttään esim. "Suunnitteluoppilas". Tämän jälkeen opiskelijan kortti voidaan tallentaa.