TUVA-HOKS-lomakkeet (eri rekistereitä)

• Lomakkeen tietokanta: Kussakin lomakkeessa on oma tietokanta, riippuen siitä, mihin rekisteriin tietoja tallennetaan.
• Lomakkeen tyyppi: Kaikki lomakkeet ovat Rekisterin tiedot -tyyppisiä (paitsi profiililomakkeet)
• Käyttäjäryhmä Wilmassa: Valitse sellainen käyttäjäryhmä, johon kuuluvat opettajat/henkilökunta tekevät HOKS:ja
• Käytössä Wilman liittymissä: Opettaja ja/tai Henkilökunta
• Näkyy Wilmassa rastitaan
• Uuden rekisterikortin luominen sallittu rastitaan (paitsi TUVA-HOKS Henkilökohtaistaminen -lomakkeella).

Valitse käyttäjäryhmä lomakkeille huolella, jottei lomakkeet näy sellaisille opettajille/henkilökunnalle, joiden ei ole tarkoitus nähdä TUVA-opiskelijoiden tietoja. Käyttäjäryhmällä tulee olla pääsy kaikkiin niihin rekistereihin, joihin allaolevat lomakkeet viittaavat sekä kussakin rekisterissä Uuden rekisterikortin luominen -oikeus.

• Kaikki tämän ohjeen lomakkeet liittyvät HOKS:n tekemiseen Wilmassa TUVA-opiskelijalle.
• Lomakkeet viittaavat seuraaviin rekistereihin: Opiskelijat, Pedagogiset asiakirjat ja Työpaikalla järjestettävä koulutus.
• Lisäksi osa tiedoista tallennetaan opiskelijakohtaisiin kurssitietoihin (Lomakkeen tietokanta=Opiskelijakohtaiset kurssitiedot).
• Näillä lomakkeilla tallennetaan HOKS:iin liittyvät asiat Wilman kautta Primukseen.
• HOKS:a voi tehdä ja päivittää vaiheittain. Kun tietoja päivitetään, tallennetaan päivityshistoria lomakkeella HOKS-tapahtumat -taulukon kenttiin. Ensimmäisellä kerralla valitaan HOKS-tapahtumatyyppi-kenttään joko "Ensikertainen hyväksyntä" tai "Laadinta ja ensikertainen hyväksyntä".
• Myös TUVA-opiskelijan tiedot siirretään eHOKS-palveluun, jos päävastuullinen koulutuksen järjestäjä on ammatillinen oppilaitos.
• Lomakkeista on tehty myös profiililomakkeet. Ne eivät välttämättä tarvitse käyttäjäryhmää ellei haluta näyttää eri asioita eri käyttäjäryhmille.

1. TUVA-HOKS Henkilökohtaistaminen -lomakkeella tallennetaan tietoa opiskelijarekisteriin. Tämä on ns. aloituslomake koko HOKS:n tallentamiselle. Lomakkeella on myös linkkejä opiskelijan eHOPS/Opinnot-sivulle ja Ohjaus ja tuki -sivulle muiden tietojen täyttämistä varten.

• Lomakkeelle ei voi rastia Uuden rekisterikortin luominen sallittu, koska tarkoitus on kirjata tietoja opiskelijan rekisterikortille, eikä luoda uusia opiskelijakortteja.
• Lomakkeella on Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdellä ehto, että lomake näkyisi opettajalle Wilmassa vain TUVA-opiskelijoiden osalta.
• Lomakkeelle tulee näkyviin lisää tietoa sitä mukaan kun HOKS-tietoja täydennetään ohjeen muilla lomakkeilla.
• Työpaikkajaksojen kohdalla on aina rivikohtaisesti Tulosta-linkki. Vaihda lomake-editorissa Tieto-kenttään sen lomakkeen rekisterikortin numero, joka teidän Primuksessa on työpaikalla järjestettävän koulutuksen kirjaamista varten eli kohdassa "[[Tulosta sopimus täältä kohdasta Tulosteet|/forms/123/"+Suorituksien työssäoppimiset[1]->Korttinumero+"]]" vaihdetaan esimerkin ...forms/123/ tilalle oikean lomakkeen rekisterikortin numero.
• Lomakkeen viimeisessä kohdassa on linkki opiskelijan Yhteenveto-sivulle, josta voisi tulostaa koko HOKS:n. Sitä varten tulee olla tehtynä koottu HOKS-tuloste opiskelijarekisterin Tulostuseditorissa.

2. TUVA-HOKS Koulutuksen osien henkilökohtainen toteuttaminen -lomake löytyy Wilmassa opiskelijan eHOPS/Opinnot-sivun kautta klikattaessa jotakin koulutuksen osaa. Avautuvan sivupaneelin Lomakkeet-välilehdellä, Kurssin tiedot -otsikon alla on tämä lomake.

• Lomakkeella on Ehto lomakkeen näkymiselle -kentässä ehto OPS huomautus="*TUVA*", jotta lomake näkyisi vain TUVA-opiskelijoiden Wilmassa. Voit muuttaa ehtoa, jos Primuksessanne ei ole täytetty OPS huomautus -kenttää Kurssit/Opetustarjonta-rekisterissä TUVA:n koulutuksen osille.
• Lomakkeella kirjatut tiedot tallentuvat kunkin opiskelijan opiskelijakohtaisiin kurssitietoihin.
• Tallenna koulutuksen osan laajuus jokaiselle opiskelijalle hänen omien tavoitteidensa mukaisesti. Laajuudet on TUVA-koulutuksessa viikkoja. Tieto siirtyy eHOKS-palveluun.

3. TUVA-HOKS Ohjauksen ja tuen suunnitelma -lomakkeella voi tallentaa opiskelijan tarvitseman ohjauksen ja tuen tiedot.

• Tiedot tallentuvat Pedagogiset asiakirjat -rekisteriin.
• Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdelle on laitettu ehdoksi Asiakirjalaji->Asiakirjalaji=Ohjauksen ja tuen suunnitelma.
• Lomake löytyy Wilmassa opiskelijan Ohjaus ja tuki -sivulta oman otsikon kohdalta.
• Jos opiskelijalle on tehty jo aiemmin asiakirja tällä asiakirjalajilla, sen voi kopioida uuden asiakirjan pohjaksi tai aiemmin tehtyä asiakirjaa voi täydentää.

4. TUVA-HOKS Erityisen tuen suunnitelma -lomakkeella voi tallentaa opiskelijan tarvitseman erityisen tuen tiedot.

• Tiedot tallentuvat Pedagogiset asiakirjat -rekisteriin.
• Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdelle on laitettu ehdoksi Asiakirjalaji->Asiakirjalaji=Erityisen tuen suunnitelma.
• Lomake löytyy Wilmassa opiskelijan Ohjaus ja tuki -sivulta oman otsikon kohdalta.
• Jos opiskelijalle on tehty jo aiemmin asiakirja tällä asiakirjalajilla, sen voi kopioida uuden asiakirjan pohjaksi tai aiemmin tehtyä asiakirjaa voi täydentää.

5. TUVA-HOKS Urasuunnitelma -lomakkeella tallennetaan tiedot Pedagogiset asiakirjat -rekisteriin.

• Ehto lomakkeen näkymiselle -kentässä on ehto Asiakirjalaji->Asiakirjalaji="Urasuunnitelma". Primuksen Asiakirjalajit-rekisteriin tulee luoda rekisterikortti, jonka Asiakirjalaji-kenttään valitaan "Urasuunnitelma".
• Ehto lomakkeen näkymiselle uutta korttia luodessa -kentässä on ehto Opiskelija->Opiskeluoikeuden tyyppi (KOSKI)="Tutkintokoulutukseen valmentava", jotta lomake näkyisi vain TUVA-opiskelijoiden Wilmassa.
• TUVA-opiskelijoille urasuunnitelman Opiskelijan tavoite -kenttään valitaan aina "Jatko-opinnot".
• Opiskelijan tavoite -kenttä viittaa Primuksessa Vastausvaihtoehdot-rekisteriin, jonne "Jatko-opinnot"-vaihtoehdolle tehdään oma rekisterikortti ja täytetään sille eHOKS-koodi-kenttään 0001.
• Lomakkeella Opiskelijan tavoite -kentän valintalistaan on tehty rajaus, että kentässä näkyy vain yllämainittu vaihtoehto. Lisäksi on laitettu Moniriviset oletusarvot -välilehdelle valmiiksi "Jatko-opinnot" ja rastittu Oletusarvo heti lomakkeelle, Rivien enimmäismäärä=1 ja Estä rivimäärän muuttaminen.
• EHOKS-koodi vaikuttaa eHOKS-siirrossa.

6. TUVA-HOKS Työssäoppimisen kirjaaminen -lomakkeella voi tallentaa mahdollisia työpaikkajaksoja ja tehdä sopimukset työpaikalla oppimisesta.

• TUVA-opiskelijan mahdollisia työpaikkajaksoja ei siirretä Koski- tai eHOKS-palveluun. Sen vuoksi, jos opiskelijalla on kuitenkin työpaikalla tapahtuvaa oppimista ja siitä halutaan tehdä sopimukset, kannattaa sopimukselle valita Työpaikalla järjestettävän koulutuksen tyyppi -kenttään vaihtoehto "Muu". Kenttä on Työpaikalla järjestettävä koulutus -rekisterissä (TJK-rekisteri).
• Lomakkeelle on tehty tähän kenttään valmiiksi oletusarvo, että siihen tallentuu "Muu"-vaihtoehto. Tällöin tiedot ei vahingossa siirry tiedonsiirroissa Koskeen tai eHOKS-palveluun.
• Mallilomakkeella on paljon TJK-rekisterin kenttiä, mutta voit poistaa turhat kentät.

Ehdot lomakkeiden näkymiselle

• Pedagogiset asiakirjat -rekisterin lomakkeilla on Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdellä ehtona Asiakirjalaji->Asiakirjalaji="haluttu asiakirjalajin nimi"
• Ehdoissa käytetyt asiakirjalajit ovat esim. "Urasuunnitelma, Erityisen tuen suunnitelma, Ohjauksen ja tuen suunnitelma".
• Kun ehto on lomakkeilla, näkyy Wilmassa sen jälkeen opiskelijan Ohjaus ja tuki -sivulla omat otsikot samoilla nimillä.
• Otsikon perässä on linkki lomakkeeseen: Lisää uusi.
• Tuolla sivulla voi luoda uuden asiakirjan tai kopioida aiemmin luodun asiakirjan pohjaksi ja täydentää siihen uudet tiedot.

Lomakkeet Wilman näkymissä

• Aloita HOKS:n täyttäminen ensimmäisellä lomakkeella "TUVA-HOKS Henkilökohtaistaminen". Lomake löytyy Wilmassa opiskelijan profiilisivun oikeasta yläreunasta kohdasta Lomakkeet.
• Tämän lomakkeen eri kohdissa on linkkejä opiskelijan Opinnot-sivulle, jossa tehdään valinnat koulutuksen osiin ja jonka kautta kirjataan opiskelijakohtaiset kurssitiedot ja laajuus sekä mahdollinen työpaikalla järjestettävä koulutus.
• Linkkejä on myös opiskelijan Ohjaus ja tuki -sivulle, josta kirjataan Pedagogiset asiakirjat -rekisteriin tallennettavat tiedot (urasuunnitelma, ohjauksen ja tuen suunnitelma, erityisen tuen suunnitelma).
• Sitä mukaan kun tietoja täytetään eri lomakkeilla, näkyvät ne myös TUVA-HOKS Henkilökohtaistaminen -lomakkeella koottuna.
• Jotta tietoja voi tulostaa, tehdään tulosteet erikseen ja laitetaan ne Wilmaan näkyviin.

Profiililomakkeen saat tehtyä kätevimmin kustakin lomakkeesta kopioimalla alkuperäisen lomakkeen ja vaihtamalla kopioon Lomakkeen tyypiksi "Profiililomake". Profiililomake ei tarvitse välttämättä käyttäjäryhmää, jos ei haluta erilaisia profiilisivuja erityyppisille käyttäjille. Profiililomake vain näyttää tiedot Wilmassa, sillä ei voi muokata tietoja.

Ohjeen yläreunan zip-paketissa on mukana profiililomakkeet.

• Opiskelijalle ja huoltajalle ei voi laittaa Profiililomake-tyyppistä lomaketta, mutta heitä varten on tehty "Omat tiedot" -tyyppinen lomake, jonka kaikkiin osioihin on laitettu Tiedon muuttaminen Wilmassa = kielletty. Lomake löytyy opiskelijan/huoltajan Wilmassa kohdasta Lomakkeet.
• Opettajia ja henkilökuntaa varten aloituslomakkeesta on oma profiililomake.