Överföring av sökande till Studeranderegistret via Wilma

Uppdaterad: 24.8.2021

Från och med version 2.21 av Wilma är det möjligt att överföra sökande till Studeranderegistret även från Wilma. Det kan röra sig om sökande som har sökt till en utbildning via utbildningskalendern (korta och långa utbildningar), sökande via dataöverföring (från Studieinfo) eller sökande som antecknats direkt i Sökande-registret. Överföringen till Studeranderegistret följer samma principer som överföringen i Primus, med följande undantag:

I Wilma är det endast möjligt att överföra en sökande åt gången (ingen massfunktion).

Överföringen kan göras av personer som finns i Lärare- eller Personal-registret och som har behövliga användarrättigheter.

Sökande-registret i Wilma

I Wilmas överbalk eller i Mera-menyn finns länken Sökande, som öppnar en lista över alla sökande. Listan innehåller alla registerkort från Sökanderegistret i Primus. Sökfälten och kolumnrubrikerna uppe på sidan följer standardinställningarna för listans ordning i Sökanderegistret. Alternativt kan du i Primus Blanketteditor göra en blankett av typen Sökfält och på blanketten ange de fält du vill använda som sökfält. På så vis kan du t.ex. hämta sökande som sökt till en bestämd examen/utbildning.

Användarrättigheter som behövs för överföringen

För att användaren överhuvudtaget ska se Sökande-registret i sin Wilma, ska han/hon tillhöra en användargrupp som har tillträde till Sökanderegistret. I registret Användargrupper finns dessutom rättigheten: Sökande / Rätt att överföra sökande till Studeranderegistret. Ge denna rättighet till de användargrupper som ska ha rätt att överföra sökande till Studerande-registret.
I samband med att en sökande överförs till Studerande-registret bör sökanden arkiveras eller raderas från Sökande-registret. Det är även möjligt att överföra sökandens eventuella bilagor till Studerande-registret.

Inställningar och behövliga rättigheter i fönstret Överför till Studeranderegistret i Wilma:

För att knappen Överför till Studeranderegistret ska vara synlig krävs rättigheten Rätt att överföra sökande till Studeranderegistret.
Radera den överförda sökanden från Sökanderegistret -> kräver rättigheten Rätt att radera registerkort i Sökande-registret.
Arkivera den överförda studeranden i Sökanderegistret -> kräver inga särskilda rättigheter
Flytta till den korta utbildningens bedömningslista -> kräver rättighet till bedömningslistan + rätt att lägga till studerande (se nedan).
Kopiera bifogade filer till Studeranderegistret -> kräver endera profil- eller ändringsblankett med rätt till bilagor, samt att sökanden har bilagor.
Ikryssade inställningar sparas under hela Wilma-sessionen, vilket underlättar vid överföring av flera sökande efter varandra.

Överföringsfönstret visas inte om rättigheten Rätt att överföra sökande till Studeranderegistret fattas. Övriga punkter syns enligt ovan listade användarrättigheter.

En användare som inte har rätt att radera sökande från Sökande-registret kan ändå göra överföringen, men sökandens registerkort blir kvar i Sökande-registret. I dylika fall meddelar Wilma bara att sökanden överförts till Studerande-registret. Vi rekommenderar dock, att sökanden raderas omgående, så att inte flera användare överför samma sökande.
Om Studerande-registret redan innehåller en studerande med samma personbeteckning och denna studerande har en studerandetyp som inte tillåter flera registerkort med samma personbeteckning, visas ett meddelande om att uppgifterna inte sparades.

Överföring till Studerande-registret

Gå till sökandelistan i Wilma och välj den sökande som du vill överföra till Studeranderegistret. Du kan göra överföringen på både sökandens profilsida och den sida där sökandens uppgifter kan ändras. Upptill på bägge sidorna finns knappen Överför till Studeranderegistret. Före överföringen lönar det sig att fylla i vissa uppgifter via ändringsblanketten, t.ex. Grupp/klass och Studerandetyp. Kontrollera också om informationen i Skola-fältet ska förbli den samma efter överföringen. Lägg till behövliga fält på blanketten eller gör en helt ny blankett för överföringen till Studerande-registret.

Sökande till långvariga utbildningar

De som sökt och antagits till långvariga utbildningar studerar vanligtvis en längre tid och placeras i en existerande grupp eller den grupp (registerkortet i Klassregistret) som syns i utbildningskalendern.

Grupp/klass: Gruppen kan vara den samma som på det registerkort som i Klasser-registret gjorts för utbildningkalendern.
Tips: Ange då på blanketten för ändringar av sökandens uppgifter Söker till följande långvariga utbildning->Namn som standardvärde för fältet Grupp/klass (se bilden).
Om sökandena överförs till en annan grupp än den "Klass" som anges i utbildningskalendern, ska du välja rätt grupp ur listan före överföringen.

Fyll också i studerandetyp före överföringen. Detta förhindrar att samma sökande överförs flera gånger, om studerandetypen tillåter endast ett registerkort per personbeteckning.

Studerandetyp: Studerandetypen kan tillåta antingen ett eller flera registerkort med samma personbeteckning.
Om studerandetypen inte tillåter flera registerkort med samma personbeteckning, visar Wilma ett meddelande om att uppgifterna inte sparades, om det redan finns ett registerkort med samma personbeteckning i Studeranderegistret.
Om studerandetypen däremot tillåter flera registerkort med samma personbeteckning, kan samma sökande överföras till Studeranderegistret flera gånger, utan att Wilma visar något felmeddelande. I sådana fall kommer Studerande-registret att innehålla flera registerkort med samma sökande.

Sökande till kortvariga utbildningar

Sökande till korta utbildningar överförs inte nödvändigtvis till Studeranderegistret. Om ni överför sökandena till Studerande-registret, rekommenderar vi att ni först gör en grupp för sökandena i Primus Klasser-register och anger denna grupp för sökandena. Den korta utbildningens namn kan inte användas som standardvärde, eftersom det hänvisar till Bedömning-registret.

Sökande till korta utbildningar kan överföras direkt till bedömningslistan, samt till Kurre om bedömningslistan gjorts i Kurre.

För överföring av sökande till bedömningslista för kortvarig utbildning krävs:

att användaren har lärarens rättigheter till bedömningslistan: användaren ska vara ifylld som lärare i fältet Lärare/Övriga lärare på bedömningslistan eller höra till en användargrupp med rättigheten Rätt att se alla bedömningslistor,
att läraren har Rätt att lägga till och radera studerande i bedömningen
att läraren och bedömningslistan har samma skola i Skola-fältet.

Samtidig överföring av sökande till Kurre (kortvariga utbildningar)

Om den kortvariga utbildningens bedömningslista är gjord i Kurre kan sökanden överföras till Kurre samtidigt som han överförs till Studeranderegistret och bedömningslistan.

Rätt till bedömningslistan, lärare:

Den skola som anges på den första raden i Skola-fältet på lärarens registerkort ska ha Bedömningsfunktionen i användning OCH
Den skola som anges på den första raden i Skola-fältet på bedömningslistan ska ha Bedömningsfunktionen i användning OCH
Den lärare som är inloggad i Wilma ska vara ifylld i bedömningslistans Lärare-fält ELLER Övriga lärare-fält ELLER så ska lärarens användargrupp ha Rätt att se alla bedömningslistor.

Rätt till bedömningslistan, personal:

Den skola som anges på den första raden i Skola-fältet på registerkortet i Personalregistret ska ha Bedömningsfunktionen i användning OCH
Den skola som anges på den första raden i Skola-fältet på bedömningslistan ska ha Bedömningsfunktionen i användning OCH
Personen ska ha Rätt att bearbeta prestationer i Wilma i Personalregistret.

Studerandens uppgifter i Wilma

I Wilma kan överföringen av en sökande till Studerande-registret göras av t.ex. den examensansvariga, som inte alls fungerar som grupphandledare eller av en lärare/utbildare som är studerandens blivande grupphandledare. Hur studerandens uppgifter syns i Wilma efter överföringen beror på lärarens/utbildarens rättigheter.

Om läraren/utbildaren har tillräckliga rättigheter, kan han/hon efter överföringen granska studerandens uppgifter via länken Öppna den överförda studerandens uppgifter uppe till vänster på Sökandesidan. För detta krävs antingen:

Rätt att se alla studerandes uppgifter i Lärarregistret ELLER
att den person som gör överföringen är studerandens blivande grupphandledare/klassföreståndare (eller ifylld i något av fälten Handledare 1, Handledare 2, Övriga handledare). ELLER
att den person som gör överföringen tillhör en användargupp som anges i fältet Kortets äganderätt innehas av på studerandens registerkort.

Om läraren/utbildaren som gör överföringen inte har tillträde till studerandens uppgifter, ser han/hon inte studerandens uppgifter i Wilma efter överföringen, utan endast profilsidan.

Läroavtals- eller Sökandeskolor

Om läroanstalten har gjort separata skolor för den elektroniska utbildningskalendern, t.ex. "Läroavtal"- eller "Sökande"-skolor, ska sökandens skola ändras före överföringen. Lägg till Skola-fältet på den blankett med vilken sökandens uppgifter kan ändras, välj rätt läroanstalt i fältet och spara. Gör överföringen först efter detta.