Organisationen anmäler personal till utbildning

Att anmäla flera personer samtidigt är endast möjligt när det gäller kortvariga utbildningar. Då en organisation anmäler personer till en utbildning är det första steget i utbildningskalendern blanketten om organisationens uppgifter. Sedan följer automatiskt blanketten om personerna. Det är inte möjligt att ha med fler blanketter än dessa två i förfarandet.

• Då ett företag anmäler deltagare till en utbildning går det alltså inte att ha separata blanketter för respektive utbildningar, utan ansökan sker med dessa blanketter till alla utbildningar.
• Blanketterna ska vara inlästa eller gjorda i Blanketteditorn och ha minst en skola i Skola-fältet. Länk till blanketterna finns nertill på sidan.
• Man kan inte aktivera och inaktivera organisationsanmälning per utbildning i Bedömning-registret, utan förfarandet gäller alltid alla kortvariga utbildningar på skolan eller läroanstalten.

1. Organisationens representant väljer en lämplig kortvarig utbildning från Wilmas utbildningssida och trycker på +-knappen, varvid utbildningen flyttas till inköpskorgen uppe på sidan. Om utbildningen har ett pris syns även det i inköpskorgen. När man klickar på korgen öppnas en marginallist där du kan fortsätta ansökan: Välj antingen En person eller Flera personer. I detta fall väljs det senare alternativet.

2. Wilma frågar efter anmälarens e-postadress (organisationens representant) och sänder ett meddelande till adressen (såvida skolan inte valt att hoppa över e-postverifieringen). Meddelandet innehåller en returlänk till Wilma. Kopiera returlänken och klistra in den på adressraden i webbläsaren. Via länken öppnas en sida där man läser och godkänner de användarvillkor som läroanstalten har bestämt. Man måste godkänna villkoren för att komma vidare.

3. Efter att villkoren har godkänts öppnas en blankett. Först ifylls organisationens uppgifter och sedan uppgifterna om de personer som anmäls till utbildningen. Den första blanketten är Uppgifter om den anmälande organisationen som gjorts med Primus Blanketteditor. På blanketten fyller man i organisationens kontaktuppgifter och klickar därefter på Nästa.

4. En sökandeblankett som också gjorts med Primus Blanketteditor öppnas. På blanketten ifylls först utbildningsdeltagarens uppgifter och därefter klickar man på Klicka här för att lägga till deltagaren. Fälten töms automatiskt och man kan fylla i uppgifterna om nästa sökande. Blanketten fylls i så många gånger som det finns deltagare från samma organisation till samma utbildning. Uppe på sidan visas en instruktionstext.

5. Antalet anmälda personer och deras namn syns i marginallisten till höger på blanketten och även namnet på den utbildning som deltagarna anmäls till. I detta skede kan man ännu bearbeta och/eller radera informationen. Om prisinformationen finns tillgänglig syns också priserna här.

6. Klicka på Nästa för att komma till översikten, där du kan skriva ut uppgifterna om både organisationen och de anmälda deltagarna.

7. Klicka på Spara anmälan då alla deltagare har lagts till. Till sist skickar Wilma en bekräftelse om utbildningen till kontaktpersonens e-postadress.

Under anmälningsprocessen syns de olika anmälningsskedena uppe i webbläsarfönstret och man ser också i vilket skede man befinner sig. Punkten Flera personer syns inte i Wilmas utbildningskalender, om den för företagen avsedda blanketten inte har gjorts i Blanketteditorn i Primus. Punkten syns inte heller om läroanstalten erbjuder enbart examensinsriktade utbildningar och inga korta utbildningar alls.

När man betalar en utbildning i samband med ansökan är anvisningarna lite annorlunda och då ändras ordningsföljden ovan lite. Länkar till dessa anvisningar finns under Relaterade sidor längst nere på denna sida.

E-postadress -fälten

Om ni använder er av samma E-postadress-fält från Sökande-registret på både organisationens och deltagarens blankett, sparar Wilma adresserna på följande sätt:
1. Deltagarens adress sparas i fältet E-postadress.
2. Organisationsrepresentantens (anmälarens) adress sparas i fältet E-postadress 2.
3. Om deltagaren inte har någon e-postadress, sparas anmälarens e-postadress i fältet E-postadress.

På så sätt undviker man situationer där någondera adressen kör över den andra. Vi rekommenderar dock att man använder olika e-postadress -fält på blanketterna.

E-postbekräftelsen gällande anmälningarna skickas till den adress som finns i fältet E-postadress till företaget/organisationen som har anmält sökanden i Sökande-registret. Om fältet är tomt (ingen e-postbekräftelse krävs för utbildningen), hämtas e-postadressen från fältet E-postadress i anmälarens uppgifter.

Uppgifterna sparas

• För varje deltagare som har anmälts till en utbildning sparas ett separat registerkort i Primus Sökande-register.
• Även organisationens uppgifter sparas i Sökande-registrets textfält på varje sökandes registerkort (inte som länk till Företag-registret).

Hantering av sökande

Uppgifterna om dem som har antagits till utbildningen ska överföras till Studeranderegistret via Dataöverföringar / Överför till Studeranderegistret. Samtidigt kan man överföra studerandena direkt till bedömningslistan för respektive utbildning och arkivera dem i Sökande-registret . I Sökande-registrets fält Studeranderegistrets kortnummer sparas automatiskt numret på det registerkort som skapades. På detta sätt hittar man lätt de sökande som redan har överförts till Studerande-registret, förutsatt att sökandens uppgifter inte har raderats från Sökande-registret i samband med överföringen.

I Primus Klasser-register kan man kan göra en separat grupp för dem som ska delta i en viss utbildning och placera dem i denna grupp.

Senast i detta skede lönar det sig att ta bort bedömningslistor och kortvariga utbildningar från Wilma, såvida ansökan inte är löpande.

För kortvariga utbildningar ska bedömningslistorna göras i Primus Bedömning-register. Se närmare instruktioner här.