Att betala utbildningar med Svea Payments (tid. Maksuturva), del 1

För ibruktagning av Svea Payments vid en läroanstalt krävs följande:

• Ett Svea Payments-anslutningsavtal som ingås med en Svea Payments tjänsteleverantör. Svea Payments sköter alla avtal med de banker via vilka läroanstalten vill att kunderna ska kunna betala utbildningarna.
• Anslutningsuppgifterna ska antecknas i Information om skolan-registrets fält som listas nedan. Läroanstalten får anslutningsuppgifterna av Svea Payments-tjänsteleverantören.
• Gränssnittets användarnamn och lösenord
• Erforderliga fält i övriga, nedan nämnda register ska vara ifyllda
• En krypterad Wilma-förbindelse (https://...). En krypterad förbindelse behövs också för att man ska kunna prova betalning i testläge.
• Alla övriga tidigare inställningar gällande ibruktagning av utbildningskalendern

Att hantera en temporär faktura

När en sökande påbörjar ansökan till en utbildning som har nätbanksbetalning, uppstår ett registerkort för fakturan i Primusregistret Fakturering. På fakturan ikryssas automatiskt fältet Dubblett av nätbanksbetalning (och avkryssas om ansökan och nätbetalningen slutförs i utbildningskalendern). Men om ansökan och betalningen inte slutförs, kommer fakturan att bli kvar i Fakturering-registret.

I Primus kan man ha en inställning så att systemet raderar över 2 dygn gamla, överflödiga registerkort ur faktureringsregistret i sådana fall då en sökande inlett ansökningsprocessen men avbrutit den eller betalningen i nätbanken. I praktiken handlar det om att ta bort de fakturor som uppfyller följande kriterier: Dubblett av nätbanksbetalning=Ja OCH Registerkortet skapat<Dagens datum-2. Det är dock inte möjligt för läroanstalterna att själva göra den här inställningen - kontakta i stället vår kundsupport.

Fyll i följande fält i Information om skolan:

• Maksuturva i användning
• Maksuturva i testläge
• Användarnamn för Maksuturvagränssnittet
• Privat nyckel till Maksuturvagränssnittet
• I fältet Utbildningskalenderns betalningsgränssnitt väljs alternativet "Maksuturva".
• Nätbetalningar i utbildningskalenderns sökvägar (obs. företag)
• Deltagaravgiftens moms% vid elektronisk anmälning Det här fältet måste fyllas i, ange t.ex. 24 även om procenten i verkligheten är 0. Den verkliga momsen ska stå i Bedömning- eller Klasser-registrets fält (se längre ner i anvisningen).
• Deltagaravgiftens fakturatyp vid kortvariga utbildningar
• Deltagaravgiftens fakturatyp vid långvariga utbildningar
• Frivilligt: Maksuturvainstruktion för sammandraget, syns i utbildningskalenderns sammandrag

Fakturatyper-registret

För betalningar görs ett registerkort (eller flera) i registret Fakturatyper. För att faktura- och referensnummer ska komma med på fakturorna ska följande fält fyllas i på registerkorten:

• Referensnumreringens förled
• Referensnummerserie
• Referensnumreringens slutled
• Fylls i enligt situation: Nummerserien är gemensam för alla skolor

Observera:

• Nummerseriens maxlängd är sammanlagt 19 tecken.
• Serien måste börja från minst 1.
• Primus genererar enligt behov unika referensnummer till Wilma enligt serien.

Av dessa skapas fakturanummer, referensnummer och beställningsnummer (förled+serie+slutled). Fakturanumret består av en teckenrad bestående av specialtecken, inkluderande ovan nämnda uppgifter. Ett fakturanummer kan t.ex. vara 20150001800, varvid förleden är "2015", serien "0001" och slutleden "800". Serien kan inte vara 0000.

Du kan antingen göra en gemensam fakturatyp för alla utbildningsbetalningar eller två skilda fakturatyper: en för kortvariga och en för långvariga utbildningar. Fakturatypen väljs i fälten Deltagaravgiftens fakturatyp... i registret Information om skolan.

Fakturatypen kan också vid behov väljas utbildningsspecifikt. I dylika fall ska alla fakturatyper ha samma referensnummerserie om man vill ha de olika fakturatyperna på samma faktura. Svea Payments accepterar endast en referensnummer per faktura. Sökandens inköpskorg kan alltså innehålla flera utbildningar med olika fakturatyper, förutsatt att dessa har referensnummerserie (referensnumreringens förled och serie).

I Faktureringsregistret skapas då en faktura innehållande två (eller flera) olika utbildningar med olika fakturatyper, men fakturatyperna har samma referensnummerserier. Annars kan utbildningarna inte läggas på samma faktura.

Fakturatypen sparas radspecifikt i fältet Utbildningens fakturatyp (i specificeringstabellen) när sökanden anmäler sig till en utbildning som har betalningssättet faktura eller nätbank.

Bedömning- och Klasser-registret

• Deltagaravgift (skattefri)
• Avvikande moms% för deltagaravgift, om annan än 24 %. Om momsen är 0%, ikryssas även fältet Moms 0%. Om fältet Avvikande moms% för deltagaravgift är ifyllt på bedömningslistan, läggs momsen till beloppet. Men om fältet är tomt, används i stället den momsprocent som står i Information om skolan-registrets fält Deltagaravgiftens moms% vid elektronisk anmälning
• Fakturatyp i utbildningskalendern, om denna inte angivits i Information om skolan-registret
• Betalningssätt vid elektronisk anmälning/ansökan
• Utbildningens Startdatum/Inledningsdatum: överförs till betalgränssnittet i produktradernas specifikation och är en obligatorisk uppgift för gränssnittet. Om fältet för start/inledningsdatumet är tomt eller innehåller ett passerat datum, överförs innevarande datum.
• Frivilligt: Beställningsradens produktbeskrivning i Maksuturvas betalningsbegäran. Som standard utgörs utbildningens id av kortnumret om ingen produktbeskrivning ifyllts.

När alla förberedelser har gjorts kan utbildningarna betalas i samband med ansökan i den elektroniska utbildningskalendern.