Ansökan/anmälan till utbildning - förberedelser i Primus

• Fältet Utbildningskalendern i användning ikryssat i registret Information om skolan
• Fältet Blankettfunktionen i användning ikryssat i Information om skolan
• Fältet Rätt att sända e-post ikryssat i Information om skolan
• E-postinställningarna i Information om skolan ska vara korrekta
• Blanketterna för elektronisk anmälning ska vara inlästa i Primus Blanketteditor. blanketterna hittar du i Blankettbanken.

Läroanstalten kan själv bestämma vilka utbildningar som ska visas i Wilma, och vilka uppgifter som ska visas om de olika utbildningarna. Välj uppgifterna i Information om skolan, i de nedan nämnda fälten.

Till Wilmas ansökningssida kommer du genom att skriva in läroanstaltens wilmasida/browsecourses på webbläsarens adressrad (t.ex. https://wilma.skola.fi/browsecourses)

Man kan också lägga en länk på Wilmas inloggningssida som leder direkt till den elektroniska ansökningssidan.

1. I Information om skolan, på den skolas kort som har nummer 1: Gå till fältet Inloggningssidans innehåll på svenska och ange länken till den elektroniska anmälningssidan.
2. Om du vill ha en separat rubrik för detta kan du skriva in den upptill i samma fält.
3. Exempel på länk i Primus:

• [[Elektronisk ansökning | https://wilma.kommun.fi/browsecourses]]

1. Huvudanvändaren/administratorn tar fram de fält som är uppräknade nedan och laddar ner de färdiga ansökningsblanketterna till Blanketteditorn från denna instruktionssajt. I Skola-fältet på blanketterna ska du fylla i vilka skolors utbildningar som ska visas i Wilma. Skola-fältet kan inte lämnas tomt: om fältet är tomt visas inga utbildningar alls.
2. För långvariga utbildningar görs registerkort i Klasser-registret och för kortvariga utbildningar görs de i Bedömning-registret.
3. Kansliet publicerar utbildningarna i Wilma.
4. Sökanden anmäler sig till önskade utbildningar i Wilma utan Wilma-användarnamn. Uppgifterna sparas direkt i Primus Sökande-register.
5. Wilma sänder en bekräftelse till den e-postadress som sökanden har angett.
6. Läroanstalten behandlar sökandens uppgifter i Primus Sökande-register och överför de antagna studerandena till Studerande-registret. Uppgifter om sökande som inte har blivit antagna ska raderas (manuellt) från Primus senast ett halvt år efteråt. Det går att göra sökandena till studerande också via Wilma.
7. Informationen om utbildningen tas bort från Wilma då ansökningstiden har gått ut.

Fem veckor efter att utbildningens ansökningstid har utgått försvinner utbildningen automatiskt från utbildningssidan i Wilma. Alternativt kan du på bedömningslistan i fältet Syns i utbildningskalendern fram till fylla i ett datum efter vilket utbildningen inte längre syns i listan. I annat fall syns utbildningen i fem veckor efter datumet i Ansökningstid slutar.

De flesta fält finns på finska, svenska och engelska, även om språkversionerna inte separat nämns nedan. Största delen av fälten är skolspecifika, dvs. inställningarna ska göras på kortet för den skola som använder elektronisk ansökning/anmälning. Vissa av inställningarna ska fyllas i för standardskolan, oftast den skola vars registerkortnummer är 1, och dessa nämns separat på listan.

Information om skolan-registret

Fälten finns i fälteditorn under grenen Wilma, utbildningskalender.

• Utbildningskalendern i användning: ska alltid kryssas i för den skola som har registerkortnummer 1.
• Fält som börjar på Kortvariga utbildningars... ska du ta fram om er läroanstalt ordnar korta utbildningar som det är möjligt att anmäla sig till via Wilma. Det kan vara t.ex. olika pass. Närmare anvisningar om dessa fält finns i anvisningen om kortvariga utbildningar.
• Fält som börjar på Långvariga utbildningars... ska du ta fram om läroanstalten ordnar utbildningar som leder till examen (eller andra längre utbildningar) som det går att anmäla sig till via Wilma. Närmare anvisningar om dessa fält finns i anvisningen om långvariga utbildningar.
• Utbildningsanmälan för privatpersoner - knappens text på svenska
• Utbildningsanmälan för företag - knappens text på svenska
• Ansökning till utbildning, användarvillkor på svenska OBS! Ska alltid fyllas i för att utbildningen ska synas.
• Om ni vill inaktivera e-postbekräftelse för alla utbildningar, kan ni kryssa i fälten Korta / Långa utbildningar kräver inte e-postverifiering (två olika fält) i Information om skolan. Detta omfattar då alla utbildningar som finns på kalendersidan. Om ni vill inaktivera bekräftelseutskicket enbart för en viss utbildning kan det här göras i Bedömning- eller Klasser-registret.
• Utbildningskalenderns betalningsgränssnitt
• Stark autentisering används i korta/långa utbildningar (2 olika fält)
• Nätbetalningar i utbildningskalenderns sökvägar
• Deltagaravgiftens moms% vid elektronisk anmälning (fältet måste ifyllas också om momsprocenten är 0)
• Närmare information om fälten som används vid betalning finns i anvisningen om Svea Payments.

Anvisningstexter i Wilma och i e-post

• Ansökning till utbildning, användarvillkor på svenska
• Ansökning till utbildning, instruktion på svenska
• Hjälptext på svenska vid elektronisk anmälan i Wilma
• Innehållet i e-posten till sökanden på svenska
• E-postinnehåll till sökanden efter sparade val, svenska

Sökande-registret

• Söker till följande långvariga utbildning
• Söker till följande kortvariga utbildning
• Ansökningsdatum
• Ansökningstidpunkt
• Ansökan sparades
• De fält som gäller ...företag/organisation som har anmält sökanden
• Tilläggsuppgifter om företaget/organisationen som har anmält sökanden
• Preferensordning vid ansökan till långvarig utbildning
• Studeranderegistrets kortnummer
• Ursprungliga deltagaravgiftens referensnummer
• Deltagaravgiftsfakturor

Klasser-registret

Ta fram följande fält om läroanstalten ordnar utbildningar som leder till examen, eller andra längre utbildningar, som det ska gå att anmäla sig till via Wilma:

• Anmälning i Wilma tillåten
• Ansökningstid börjar
• Ansökningstid börjar klockan
• Ansökningstid slutar
• Arrangeras i (ort)
• Utbildningens status
• E-postens tilläggsuppgifter
• Ansökning förutsätter inte e-postverifiering
• Syns i utbildningskalendern fram till
• Löpande ansökan, kör över det datum som finns i Ansökningstid slutar eller Syns i utbildningskalendern fram till.
• Blankett för elektronisk ansökan
• Betalningssätt vid elektronisk ansökan
• Deltagaravgift (skattefri)
• Avvikande moms% för deltagaravgift
• Moms 0%
• Fakturatyp i utbildningskalendern

Bedömning-registret

Ta fram följande fält om läroanstalten ordnar korta utbildningar som det ska gå att anmäla sig till via Wilma.

• Anmälning i Wilma tillåten
• Anmälningen börjar
• Anmälning börjar klockan
• Sista anmälningsdag
• Syns i utbildningskalendern fram till
• Löpande ansökan, kör över det datum som finns i Ansökningstid slutar eller Syns i utbildningskalendern fram till.
• E-postens tilläggsuppgifter
• Anmälan kräver inte e-postverifiering
• Blankett för elektronisk ansökan
• Betalningssätt vid elektronisk ansökan
• Deltagaravgift (skattefri)
• Avvikande moms% för deltagaravgift
• Moms 0%
• Fakturatyp i utbildningskalendern
• Beställningsradens produktbeskrivning i Maksuturvas betalningsbegäran på svenska

Studerande-registret

• Söker till följande långvariga utbildning
• Söker till följande kortvariga utbildning
• Preferensordning vid ansökan till långvarig utbildning
• Tilläggsuppgifter om företaget/organisationen som har anmält sökanden
• Ursprungliga deltagaravgiftens referensnummer
• Deltagaravgiftsfakturor

Fältens syfte och funktion har beskrivits närmare i de övriga anvisningarna, se länkar nedan.