Reservplatser i den elektroniska utbildningskalendern

En sökande hamnar på reservplats då han anmäler sig till en utbildning där maxantalet studerande redan är nått. Det att gruppen är full hindrar på inget sätt personer från att anmäla sig via den elektroniska utbildningskalendern och det går inte att stänga anmälningen av den orsaken. Handlägg reservplatserna i Sökanderegistret i Primus när ansökningstiden har gått ut.

E-postbekräftelsen till den som anmäler sig eller ansöker till utbildning lyder "OBS! Kursen är redan full och du är på reservplats", och den fungerar både för kort- och långvariga utbildningar. Bekräftelsen som skickas till företag och organisationer är lite annorlunda: "OBS! Vissa eller alla anmälda deltagare är på reservplats för denna utbildning." Observera att företag inte för tillfälle kan anmäla sin personal till långa utbildningar. I e-postbekräftelsen som skickas till organisationer framgår det inte heller hur många som är på reservplats.

E-postbekräftelsen skickas till sökanden (privatpersoner) eller till företrädaren för organisationen (då organisationen anmält), om e-postadress har angetts på ansökningsblanketten.

Wilma beaktar endast registerkorten från Sökanderegistret i maxantalet. I korta utbildningar räknas alltså inte läroanstaltens egna studerande som lagts in på bedömningslistan med i antalet sökande när reservplatserna avgörs. Det samma gäller långvarig utbildning: endast personerna i Sökanderegistret beaktas i reservplatssystemet. Kom ihåg att observera det här när ni planerar totalantalet studerande för utbildningarna. (Mer info om att ansöka till utbildningarna via kursbricka: Anmälan till utbildning - egna och externa studerande).

Maxantalet studerande registreras i följande fält:

• Kort utbildning: Bedömningsregistrets fält Max.antal studerande
• Lång utbildning: Klasser-registrets fält Maxantal.

I utbildningskalenderns infokolumner kan du visa maxantalet och hur många som anmält sig. De här uppgifterna ska stå i Information om skolan-registrets fält Kort-/Långvariga utbildningars infokolumner i Wilma:

• Korta: Max.antal studerande&"/"&Anmälda()
• Långa: Maxantal&"/"&Sökande()

På sökandenas kort i Sökanderegistret finns ingen egentlig information om eventuell reservplats. Det går ändå att hämta fram reservplatsinnehavarna och ordna dem enligt ansökningsordning på följande sätt:

1. Gör en ny listans ordning i Sökanderegistret:

• Lägg sökandena i ansökningsordning t.ex. med hjälp av sökandens kortnummer.
• Sätt utbildningens namn som första uppgift i listans ordning för att få alla registerkort ordnade enligt utbildning. Om det finns flera utbildningar med samma namn ska du också inkludera utbildningens kortnummer (bedömningslista eller klass), för att få alla som sökt till en viss utbildning att stå efter varandra i listan till höger i registret.

Exempel på listordning: Söker till följande kortvariga utbildning->Namn&"("&Söker till följande kortvariga utbildning->Kortnummer&")"&"-"&"Sökande: ("&Kortnummer&")"&Efternamn&Förnamn

2. Gör en ny listutskrift i Sökanderegistret (Funktioner / Skriv ut / Utskrift av lista):

• Den första uppgiften i kolumnerna på listutskriften kan vara t.ex. "/"&Söker till följande kortvariga utbildning->Max.antal studerande. Då ser du genast sökandens platsnummer / maxantal. Dessutom syns genast vilka som ryms med och respektive reservplats för de övriga.
• Du kan också ta med andra studerandeuppgifter på utskriften, såsom sökandenas namn (och e-postadresser).
• Det är ytterst viktigt att komma ihåg att kryssa för "Numrering med" nere till höger. Då kommer ordningsnumren fram i vänstra kanten på utskriften.
• Ordningstalet jämförs med maxantalet och man ser då vilka sökande som har högre ordningsnummer än maxantalet för utbildningen = de som har reservplats.
• Hämta helst fram sökandena för en skola i taget på Sökanderegistrets listutskrift så att ordningsföljden hålls tydlig.
• På bilden intill är sökandena fr.o.m. rad 11 på reservplats enligt listordningen, så att personen på rad 11 har första reservplats, osv.