Att betala utbildningar med Svea Payments (tid. Maksuturva), del 2

Överföringen till Svea Payments beaktar endast de 40 första tecknen av utbildningens namn. Utbildningen kan ha ett längre namn, men till Svea Payments skickas endast de 40 första tecknen av det namn som antecknats i Bedömnings- eller Klassregistret. I det sammandrag som skickas till Svea Payments klipps namnet av efter 40 tecken för att undvika onödiga felmeddelanden. I Primus och Wilma är längden på utbildningarnas namn inte begränsad.

Sökanden väljer de önskade utbildningarna i utbildningskalendern och går vidare till anmälningen. Om betalningssättet "Faktura eller nätbank" angivits för en utbildning kan sökanden välja ett av dessa. Om sökanden väljer faktura går han/hon direkt vidare till att fylla i läroanstaltens ansökningsblankett, varefter en faktura skapas i Faktureringsregistret.

Om sökanden väljer att betala via nätbank och läroanstalten använder Svea Payments betalningsgränssnitt, visas i ansökningsskedet först standardblanketten "Obligatoriska fält för Maksuturva" (denna blankett kommer från programkoden). Blanketten innehåller färdigt de fält som Svea Payments kräver, främst personuppgifter. E-postadressen efterfrågas inte ännu i detta skede, eftersom utbildningen inte nödvändigtvis kräver någon e-postbekräftelse. E-postadressen måste dock anges i ett senare skede.

Efter att blankettenom betalarens uppgifter har ifyllts öppnas läroanstaltens egna ansökningsblankett. Ange gärna e-postadressfältet som en obligatorisk uppgift på blanketten. E-postadressen behövs på Svea Payments sida där man väljer bank. Wilma överför e-postadressen från antingen fälten i den privata sökandens blankett eller företagets/organisationens anmälningsblankett. Om ingen e-postadress hittas visar Svea Payments sida ett felmeddelande. I detta skede är det möjligt att komplettera eller ändra e-postadressen på Svea Payments sida, men den uppdateras inte längre till Wilma.

Sökanden väljer bank, loggar in i nätbanken med sina koder och betalar utbildningarna. När betalningen är gjord flyttas sökanden tillbaka till Wilmas utbildningskalender där ansökan slutförs och sparas.

Utbildningen kan inte betalas om man har valt flera utbildningar och utbildningarna har fakturatyper med olika referensnummerserier. I dylika fall visar Wilma endast läroanstaltens vanliga ansökningsblankett utan betalningsfunktion. I sådana fall skapas inte heller någon faktura, utan läroanstalten måste fakturera studeranden separat.

Om ansökningen/anmälningen sparas följande uppgifter:

• I Faktureringsregistret skapas ett nytt registerkort, dvs. en ny faktura.
• Om utbildningen betalats via en nätbank står sökanden som betalare på fakturan och läroanstalten som mottagare. Fakturan innehåller också betalningsdatum och summa.
• Om sökanden valt faktura som betalningssätt, måste fakturan hanteras och skickas till sökanden.
• I fakturans specificeringstabell finns länkar till utbildningarna samt till Bedömnings- och Klassregistret. Därför bör samma registerkort (=bedömningslista) INTE användas från år till år för t.ex. nonstop-utbildningar. Då fungerar inte fakturans länkar och hänvisningar korrekt.
• Utbildningens startdatum sparas radspecifikt i specificeringstabellen och överförs till Svea Payments som "leveransdatum".
• Utbildningens fakturatyp sparas också radspecifikt i specificeringstabellen och hänvisar till fakturatypen i Bedömnings-/Klassregistret. Om fakturatypen angivits i registret Information om skolan i stället för utbildningsspecifikt, sparas den i fältet Fakturans typ (register).
• I Sökanderegistret sparas ett registerkort för sökanden. Kortet innehåller en länk till fakturan (fältet Deltagaravgiftsfakturor).

Temporärt sökandekort

När en sökande inleder ansökningsprocessen i utbildningskalendern uppstår ett temporärt "tomt" kort i Sökande-registret, och på kortet är fältet Temporärt kort i utbildningskalendern ikryssat. När man slutför ansökningsprocessen skapar Wilma det egentliga kortet i Sökande-registret och raderar det temporära kortet.

Men om ansökan däremot blir på hälft i Wilma, uppstår inte det egentliga sökandekortet i Sökande-registret. Det temporära kortet raderas automatiskt vid nästa omstart av Primus. Det är alltså inte meningen att man ska radera de temporära korten manuellt i Primus.

Temporärt fakturakort

När en sökande påbörjar ansökan till en utbildning som har nätbanksbetalning, uppstår ett registerkort för fakturan i Primusregistret Fakturering. På fakturan ikryssas automatiskt fältet Dubblett av nätbanksbetalning (och avkryssas om ansökan och nätbetalningen slutförs i utbildningskalendern). Men om ansökan och betalningen inte slutförs, kommer fakturan att bli kvar i Fakturering-registret.

I Primus kan man ha en inställning så att systemet raderar över 2 dygn gamla, överflödiga registerkort ur faktureringsregistret i sådana fall då en sökande inlett ansökningsprocessen men avbrutit den eller betalningen i nätbanken. I praktiken handlar det om att ta bort de fakturor som uppfyller följande kriterier: Dubblett av nätbanksbetalning=Ja OCH Registerkortet skapat<Dagens datum-2. Det är dock inte möjligt för läroanstalterna att själva göra den här inställningen - kontakta i stället vår kundsupport.

Om utbildningen redan är full och endast nätbank angivits som betalningssätt visas inget val av betalningssätt för den privata sökanden. Sökanden kan fylla i ansökan normalt, men i Wilmas bekräftelsemeddelande informeras hen om att hen fått en reservplats.

Wilma gör ett sökandekort redan före förflyttningen till nätbanken och kontrollerar om det finns lediga platser så att sökanden inte behöver betala för sin reservplats. Om betalningssättet är "Faktura eller nätbank", ser sökanden endast Faktura-alternativet. Då bildas en faktura i Primus, men läroanstalten bör kolla upp vilka som rymdes med i utbildningen och fakturera endast de sökande som fått en studieplats. Om sökanden avbryter sin ansökan mitt under ansökningsskedet raderar Wilma automatiskt det temporära sökandekortet så att detta inte i onödan tar upp någon studieplats.

En organisation anmäler i allmänhet flera personer samtidigt till utbildningar. Om det finns några lediga platser kvar, kontrollerar Wilma om alla anmälda ryms med i den valda utbildningen. Utbildningen kan inte betalas via nätbank om en del av de anmälda endast får reservplatser.

I e-postbekräftelsen informeras om reservplatser. Om utbildningen redan är helt fylld, kan inte heller en organisation betala via nätbank. Organisationen kan fylla i en anmälningsblankett, men Wilma erbjuder ingen betalningsmöjlighet i sammandraget.

Om läroanstalten finner det svårt att kontrollera sökande som anmälts av organisationer och ha koll på vilka som är på reservplatser och vilka som rymts med i utbildningen, är det möjligt att i registret Information om skolan helt förhindra att organisationer betalar via nätbank. Detta gör man genom att kryssa ur Nätbetalningar i utbildningskalenderns sökvägar under "Företagsanmälningar". Om nätbetalningar är förhindrade, kan företagen anmäla sökande, men inga fakturor skapas och Wilma erbjuder inget nätbetalningsalternativ. På så vis undviker man onödiga betalningar som måste returneras. Faktureringen av företag måste då skötas via normal fakturering.

Observera
Det sammanlagda maxpriset för valda utbildningar är 99999,99 euro inklusive skatt. Om summan överskrider denna gräns förflyttas sökanden inte till betalningsskedet. Sökandens annulleringar eller raderingar uppdateras inte heller till fakturan. Dylika fall måste kontrolleras separat.