Ansökan till kortvarig utbildning

Med kortvarig utbildning avses en utbildning eller kurs som pågår i några timmar, dagar eller högst några veckor. För kortvariga utbildningar får man oftast inga vitsord, på sin höjd ett deltagarintyg. Till kortvariga utbildningar kan privatpersoner ansöka, men också organisationer kan anmäla sina arbetstagare till dessa (t.ex. beställd utbildning).

Alla kortvariga utbildningar och kurser som det går att anmäla sig till ska ha en egen bedömningslista i Primus Bedömningsregister. Sökandenas uppgifter sparas dock inte direkt i bedömningslistorna, utan i Sökanderegistret. Därifrån kan namnen på deltagarna överföras till bedömningslistorna på samma sätt som studerande kan överföras till Studeranderegistret.

På bedömningslistan ska du fylla i:

• kursens eller utbildningens namn
• Anmälning i Wilma tillåten: obligatoriskt för att utbildningen ska synas i Wilma
• Anmälningen börjar
• Anmälning börjar klockan: vilket klockslag man kan börja anmäla sig, inte obligatoriskt att fylla i. Det angivna klockslaget för en viss utbildning kör över den starttidpunkt som angetts i Information om skolan.
• Sista anmälningsdag (utbildningarna försvinner från listan 5 veckor efter sista anmälningsdagen) ELLER
• Fyll i Syns i utbildningskalendern fram till i Bedömning-registret om du vill att utbildningen ska försvinna från utbildningskalendersidan genast efter det angivna datumet.
• Om fältet Löpande ansökan fylls i, gäller inte längre det sista synlighetsdatumet som nämndes i föregående punkt. Då syns utbildningen i listan tills den raderas.
• Arkiverad-fältet: om fältet är ikryssat syns utbildningen inte längre i utbildningskalendern i Wilma.
• Den skola där kursen ordnas ska stå på första raden i Skola-fältet. I Wilma syns utbildningen enbart under den skola som står på första raden i Skola-fältet, även om man lagt in flera skolor för utbildningen.
• Kurs: fyll i fältet om du vill kunna överföra sökandena direkt till bedömningslistorna efter antagningen.

Vilka uppgifter om utbildningarna som visas och hur de presenteras bestäms i registret Information om skolan.

• I fältet Kortvariga utbildningars rubrik på svenska ska du skriva in den rubrik som ska visas i Wilma. Standardrubriken är "Kortvariga utbildningar".
• I fältet Kortvariga utbildningars infokolumner i Wilma väljer du vilka av Bedömningsregistrets fält som ska visas på ansökningssidan.
• I fältet Kortvariga utbildningars infokolumner i Wilma, namn på svenska kan du skriva in ett kortare och mer beskrivande namn som visas som kolumnrubriker i Wilma. Till exempel kolumnrubriken för fältet Sista anmälningsdag kan namnges "Slutar". Infokolumnernas fält är flerradiga och bör placeras bredvid varandra. Om kolumnrubrikerna inte namnges visar Wilma fältets namn som kolumnrubrik.

Även andra uppgifter om utbildningen kan fyllas i och läggas fram som tilläggsuppgifter på ansökningssidan. Tilläggsuppgifterna om utbildningen öppnas när du klickar på utbildningens namn i Wilma. Innehållet i rutan för tilläggsuppgifterna väljer du i registret Information om skolan.

• I fältet Kortvariga utbildningars tilläggsuppgifter i Wilma väljer du vilka av Bedömningsregistrets fält som ska visas som tilläggsuppgifter.
• I fältet Kortvariga utbildningars tilläggsuppgifter i Wilma, namn på svenska kan du skriva in ett kortare och mer beskrivande namn för de tilläggsuppgifter som syns i Wilma. Fälten för tilläggsuppgifter är flerradiga och bör därför placeras bredvid varandra.
• E-postens tilläggsuppgifter på svenska i Bedömningsregistret: de tilläggsuppgifter om anmälan som skickas ut till den grupp som anmält sig till utbildningen.
• I e-postmeddelandet ingår också den allmänna text som gäller alla grupper (kortvariga utbildningar, bedömningslistor) och som skrivits in i Information om skolan.

Det går att inkludera länkar i tilläggsuppgifterna. Detta gör du genom att först skriva in länkens webbadress i ett memofält i Bedömningsregistret. Lägg därefter till memofältet i fältet Kortvariga utbildningars tilläggsuppgifter i Wilma (se ovan) i registret Information om skolan. Länken ska sättas inom dubbla hakparenteser: [[www.wilma.fi]].

På läroanstaltens webbplats kan du också sätta in en direktlänk till en viss utbildning i utbildningskalendern. Tilläggsuppgifterna öppnas då i ett separat fönster då man klickar på utbildningens namn på webbplatsen.

Standardinställningen är att alla anmälningar förutsätter e-postverifiering. Läroanstalten kan dock välja att lämna bort kravet på e-postverifiering för antingen alla eller en del utbildningar.

• Ta bort e-postverifieringen för alla korta utbildningar: Kryssa i Korta utbildningar kräver inte e-postverifiering i registret Information om skolan.
• Ta bort e-postverifieringen för vissa korta utbildningar: Kryssa i Anmälan kräver inte e-postverifiering på bedömningslistorna för dessa utbildningar i Bedömningsregistret.
• Om en sökande anmäler sig till flera utbildningar på en och samma gång och någon av utbildningarna kräver e-postverifiering, ingår ett verifieringsskede alltid i ansökningsprocessen.
• Om e-posten inte har verifierats, skickas en bekräftelse om att anmälningen har tagits emot till den e-postadress som har skrivits in på anmälningsblanketten. Om det inte finns ett e-postfält på blanketten eller om sökanden inte har fyllt i sin e-post skickas inget meddelande till honom/henne. Det lönar sig alltså att ha med e-postfältet på anmälningsblanketten och att göra det till en obligatorisk uppgift.
• På anmälningsblanketten som organisationerna använder tas e-postadressen i första hand från fältet E-postadress till företaget/organisationen som har anmält sökanden och i andra hand från fältet E-postadress. E-postadressen för de personer som har anmälts till utbildningen beaktas inte.

Sökprocessen för de kortvariga utbildningarna liknar sökprocessen för de långvariga (se länk nedan). Den enda skillnaden finns i hanteringen av studerandeuppgifterna. Då man överför studeranden från Sökanderegistret till Studeranderegistret kan man samtidigt välja att överföra studeranden också till bedömningslistan. Bedömningslistans Kurs-fält ska vara ifyllt för att överföringen ska lyckas. I överföringen av sökandena till Studeranderegistret kan du välja om bilagorna som har sparats på sökandens kort också ska överföras till Studeranderegistret. Ifall sökandens kort raderas efter överföringen raderas även bilagorna.