KOSKI - Årsklasshistorik

Årsklasshistoriken blir tillgänglig i Primus i två faser:

• Fas 1: Efter att Primus 4.64.16.1 har utkommit (14.11.2023) kan Primus hämta elevernas tidigare årsklassuppgifter från KOSKI, till registren Årsklasser och Årsklassprestationer. T.ex. gällande en elev i åk 3 hämtar systemet alltså uppgifterna för åk 1 och 2 från KOSKI, vilka då blir tillgängliga i de nämnda Primus-registren. Uppgifterna om obekräftade årsklasser (som alltså även saknas i KOSKI) hämtas inte till Primus. Om elevens prestationer för det innevarande läsåret har överförts till KOSKI, importeras även dessa årsklassuppgifter från KOSKI till de nya registren i Primus.
• Som kund behöver ni inte vidta några åtgärder för att börja använda själva funktionen – uppgifterna importeras automatiskt till Primus i samband med den första manuella eller automatiska KOSKI-överföringen. I den manuella överföringen inhämtas uppgifterna för de elever som man angett, och den automatiska överföringen omfattar alla de elever vars uppgifter har ändrats sedan den senaste överföringen. Ni bör dock utföra de förberedelser som anges nedan, för att säkerställa att årsklassinformationen i Primus är överskådlig och lätt kan korrigeras ifall det behövs.
• När överföringen från KOSKI är gjord kan ni granska uppgifterna i Primus och korrigera dem vid behov. Korrigeringarna ska göras i registren Årsklasser och Årsklassprestationer. Närmare detaljer om korrigeringsförfarandet finns längre ner i anvisningen.
• Fas 2: Från och med 10.6.2024 blir det möjligt att överföra uppgifter om tidigare årsklasser och prestationer från Primus till KOSKI. Detta innebär alltså att då man i registren Årsklasser och Årsklassprestationer gör eventuella korrigeringar i materialet för tidigare årsklasser, överförs korrigeringarna till KOSKI. Tills dess fungerar KOSKI-överföringarna som förut, dvs. endast uppgifterna för den innevarande årsklassen överförs från elevens läroplansträd till KOSKI.
• Från och med 10.6.2024 kommer det sannolikt att förekomma mycket KOSKI-felmeddelanden vid överföringarna. Dessa fel beror på att det finns brister i tidigare års uppgifter. Vi rekommenderar att ni åtgärdar dessa fel under sommaren och hösten.

Mer om releasen och diskussion kring ämnet hittar du i Communityn.

Årsklasser-registret

Ladda ner vuosiluokat.ase-filen som finns längst ner på sidan. Öppna därefter Fälteditorn i Årsklasser-registret och importera fältinställningarna via Funktioner / Kopiera från fil / Hela uppsättningen.

Årsklassprestationer-registret

Ladda ner vuosiluokkasuoritukset.ase-filen som finns längst ner på sidan. Öppna därefter Fälteditorn i Årsklassprestationer-registret och importera fältinställningarna via Funktioner / Kopiera från fil / Hela uppsättningen.

Studerande-registret

• Öppna Studerande-registret och sedan Fälteditorn.
• Ta fram fältet Årsklasser och placera det intill fälten Bekräftelse för årsklass och Bekräftelsens datum. Årsklasser-fältet ska inte vara ett fält som kopieras när en elev byter skola och man kopierar elevens kort till en annan skola.
• Ange en informativ vy för fältet genom att högerklicka på fältet i fälteditorn, välja Bearbeta fältets utseende och definiera layouten enligt följande: Årskurs&Grupp/Klass&Inledningsdatum&"-"&Bekräftelsedatum. OBS! Det här kan göras först efter att fältinställningarna har importerats till Årsklasser-registret.
• Ta även fram följande fält, som är till hjälp vid utredningen av eventuella felsituationer om KOSKI-överföringen inte lyckas:
  • Årsklasser-överföring, tidsstämpel
  • Årsklasser-överföring, datum
  • Årsklasser-överföring, fel

Vid KOSKI-överföringen uppstår i Årsklasser-fältet automatiskt en koppling

• till korten för de tidigare årsklasserna om eleven har sådana, samt
• till kortet för den innevarande årsklassen, om prestationer redan har överförts till KOSKI.

Det är alltså inte meningen att man ska fylla i fälten själv. Genom att högerklicka på fältet och välja Öppna register kan du se historiken och prestationerna för respektive årsklass. Du kan också använda funktionen Öppna register (hela tabellen) och på en gång öppna alla de registerkort som är valda i fältet på en gång, dvs. personens alla årsklasskort.

Standardprincipen är att årsklasshistoriken för en person inhämtas från KOSKI till Primus vid den första manuella eller automatiska KOSKI-överföringen.

Utöver detta kan man även manuellt hämta årsklasshistoriken från KOSKI genom att i Studerande-registret välja Dataöverföringar / Grundskolans årsklasser / Årsklasser till Primus (KOSKI). Med den här funktionen kan du med andra ord hämta historikuppgifterna från KOSKI utan att samtidigt utföra den standardiserade dataöverföringen från Primus till KOSKI.

Bekräftade årsklasser överförs från KOSKI endast om Studerande-registrets fält Årsklasser är helt tomt. Om så mycket som en rad är ifylld kommer årsklasserna inte att hämtas från KOSKI.

Årsklasser-registret

När KOSKI-överföringen görs, lagras årsklassinformationen automatiskt i Årsklasser-registret. I det här registret sparas de s.k. allmänna uppgifterna om årsklassen.

• Om uppgifterna om elevens tidigare årsklasser ännu inte har importerats till Primus från KOSKI, hämtas de till Årsklasser-registret, varpå det uppstår länkar till dessa årsklasskort i fältet Årsklasser i Studerande-registret.
• Även uppgifterna för den innevarande årsklassen importeras, om sådana har överförts till KOSKI. I samband med varje KOSKI-överföring uppdaterar Primus den innevarande årsklassens aktuella uppgifter till KOSKI från Studerande-registret.
• Även en årsklass där Bekräftelsens datum är ifyllt i Studerande-registret kommer att uppdateras, fram till att datumet i fältet har passerats. Efter detta sker ingen uppdatering av årsklassen i fråga från KOSKI.
• Om elevens registerkort har Examensdatum eller Utskrivningsdatum ifyllt, eller om kortet är arkiverat, uppstår inga nya registerkort för eleven i Årsklasser-registret.

Bl.a. följande fält ifylls och sparas automatiskt i Årsklasser-registret:

• Årsklassens Inledningsdatum tas från Information om skolan-registrets fält Läsåret börjar. Uppgiften plockas från den skola som står på rad 1 i studerandens Skola-fält.
• Bekräftelsedatum tas från Studerande-registrets fält Bekräftelsens datum.
• I fältet Prestationssätt lagras vanligtvis "Utbildning", förutom om fältet Särskild examen är ikryssat för studeranden. I så fall är Prestationssätt "Särskild examen".
• I Prestationer-fältet sparas länkar till de relevanta årsklasskorten i Årsklassprestationer-registret. Via fältet kan du öppna uppgifterna om en viss prestation genom att högerklicka och välja Öppna register eller Öppna register (hela tabellen). Detta är det lättaste sättet att korrigera en elevs prestationsuppgifter om det behövs.

Uppförandet och studierna i eget modersmål sparas inte på samma sätt som de övriga prestationerna:

• Bedömningar i uppförandet sparas i fältet Uppförandebedömning.
• Bedömningar i studierna i eget modersmål sparas i fältet Studier i eget modersmål.

Årsklassprestationer-registret

Själva prestationerna för respektive årsklass sparas automatiskt i Årsklassprestationer-registret. I registret finns ett separat registerkort för varje årsklassprestation, på vilket man kan göra ändringar om fel information har överförts till KOSKI.

I registret uppstår alltså inte något separat registerkort för de enskilda kursprestationerna, utan uttryckligen för årsklassprestationen.

När det gäller prestationen för uppförande är kryssfältet Uppförandebedömning ikryssat, alternativet "Uppförande" valt i Läroämnets typ och "KÄ" inskrivet som KOSKI-ID.

När det gäller prestationen för eget modersmål är kryssfältet Studier i eget modersmål ikryssat, alternativet "Läroämne i eget modersmål" valt i Läroämnets typ och "OÄI" inskrivet som KOSKI-ID.

Av de lokala läroämnena är Namn och Beskrivning obligatoriska uppgifter vid överföring till KOSKI. I registretÅrsklassprestationer lagras även Namn på svenska, Namn på finska och Namn på engelska.

Prestationer i åk 9

När det gäller årskurs 9 genereras ett årsklasskort på samma sätt som för övriga klasser, men här sparas inga prestationer (inte heller i KOSKI). Undantaget är om eleven kvarstannar.

När eleven får grundskolans avgångsbetyg visas prestationerna på fliken Avgångsbetyg i KOSKI. I Primus syns situationen för avgångsbetyget i Studerande-registrets läroplansträd, dvs. prestationerna i åk 9 visas inte i registren Årsklasser och Årsklassprestationer på samma vis som för de andra årsklasserna.

Elever i hemundervisning

För en elev som får hemundervisning vid läsårets slut genereras inget registerkort i Årsklasser-registret och inte heller någon flik för årsklass i KOSKI. Men om eleven har övergått till hemundervisning under läsåret och har hunnit få en prestationsflik för årsklassen i KOSKI raderas denna automatiskt om eleven är i hemundervisning ännu då läsåret slutar.

Att arkivera en studerande och årsklasserna

När man arkiverar en studerandes registerkort arkiveras även de relaterade registerkorten i registren Årsklasser och Årsklassprestationer. Motsvarande princip gäller då man tar fram en studerande från arkivet, dvs. även registerkorten i de nämnda registren plockas automatiskt fram i samband med att studeranden aktiveras.

Om man skapar nya årsklasser för en arkiverad studerande skapar systemet de relaterade registerkorten för årsklasser och årsklassprestationer i form av färdigt arkiverade registerkort.

När prestationerna för den innevarande årsklassen är klara och det inte kommer fler, kan årsklassen bekräftas (vanligtvis i slutet av läsåret). Bekräftelsen sker då man fyller i Studerande-registrets fält Bekräftelse för årsklass och Bekräftelsens datum.

I det skedet då Bekräftelsens datum har passerat och det i KOSKI står "PRESTATIONEN SLUTFÖRD", uppdateras inte längre uppgifter om denna årsklass i registren Årsklasser och Årsklassprestationer.

• Om man av någon anledning behöver uppdatera den senaste årsklassens prestationer från KOSKI efter att Bekräftelsens datum har passerat, måste man i Årsklasser-registret radera bekräftelsedatumet på årsklasskortet i fråga. Det här är dock inget bra förfarande och det ska helst undvikas. Det bästa sättet är att göra bekräftelsen först då man vet att det inte kommer fler prestationer för årsklassen i fråga.
• Observera: När en elev har flyttats upp till följande årsklass går det heller inte att uppdatera prestationerna för den föregående årsklassen genom att uppdatera läroplansträdet, inte ens när man har raderat bekräftelsedatumet i Årsklasser-registret. I stället ska man då utföra korrigerar på normalt vis, genom att ändra prestationsuppgifterna i registren Årsklasser och Årsklassprestationer, utan att radera bekräftelsedatumet.

Om det förekommit fel i någon årsklass och uppgifterna är fel i KOSKI, ska du göra korrigeringarna i registren Årsklasser och Årsklassprestationer. Du bör också korrigera felet där det ursprungligen förekommit, t.ex. i Kurser-registret, för att förhindra att det upprepas.

Om du märker att prestationer för en eller flera årsklasser saknas helt och hållet för en elev i KOSKI, bör du fylla i de här uppgifterna för hand. Vi kommer att ge närmare instruktioner för det här litet senare.

Det tidigare felkorrigeringssättet ska inte längre användas, dvs. man ska inte byta datumen i Information om skolan eller flytta elever fram och tillbaka till en tidigare klass.

I vår separata anvisning om att korrigera fel hittar du exempel på typiska felsituationer i uppgifterna för tidigare årsklasser och hur du kan åtgärda dem.

Fältet Årsklasser-överföring, fel

I Studerande-registrets fält Årsklasser-överföring, fel lagras automatiskt ett felmeddelande då det förekommer någon felaktighet i uppgifterna om studerandens årsklasser. Vanligtvis aktiveras den automatiska KOSKI-överföringen om det sker ändringar i KOSKI-uppgifterna. I samband med detta inhämtas uppgifter om årsklasshistorik från KOSKI. Ingen automatisk överföring sker i normala fall om KOSKI-uppgifterna står oförändrade. Men i fortsättningen, om det finns ett felmeddelande i en studerandes Årsklasser-överföring, fel-fält, uppdaterar Primus årsklasshistoriken från KOSKI utan någon egentlig automatisk KOSKI-överföring.

Framöver ingår uppgifterna om alla årsklasser alltid i överföringarna till KOSKI, dvs. även sådana uppgifter som korrigerats i tidigare årsklasser överförs då till KOSKI.

• Uppgifterna om de tidigare årsklasserna tas från registret Årsklasser.
• Uppgifterna om den innevarande årsklassen tas från elevens läroplansträd i Studerande-registret. Uppgifterna överförs till KOSKI på basen av årskursen, vilket innebär att årskursen i Studerande-registrets fält Årskurs/Årsnivå och årskursen för läroplansträdets kurser i den relevanta årsklassen måste stämma överens.