KOSKI - Överföring till produktionsversionen

• Överföringar till produktionsversionen av KOSKI har kunnat göras sedan januari 2018.
• För överföringen behövs ett användarnamn och lösenord till produktionsmiljön. I Information om skolan-registret finns (nya) fält för dessa användarnamn och lösenord: KOSKI-gränssnittets användarnamn och KOSKI-gränssnittets lösenord. De tidigare motsvarande fälten som användes vid testöverföringar har tillägget "i testmiljön" i namnet.
• Den ansvariga personen hos utbildningsaktören ska skapa ett (eller flera) användarnamn och lösenord att användas i KOSKI-produktionsversionen. Detta görs i Studieinfo. Fyll i dessa koder i de ovan nämnda, nya fälten i Primus. Se närmare anvisningar om hanteringen av användarroller och koder för KOSKI i Utbildningsstyrelsens anvisning (på finska).
• När datan överförs till produktionsmiljön returnerar KOSKI ett svar. I svaret finns data som automatiskt förs in på studerandens registerkort i fältet Studentnummer och Studierättens ID (KOSKI) (nytt fält). I fortsättningen är det alltid Studierättens ID (KOSKI) som skickas till KOSKI i stället för studerandens kortnummer.
• I fortsättningen överförs till KOSKI i första hand bara studentnummer (utan personuppgifter), om den finns i studerandedatan. Om den inte finns, överförs enbart personuppgifterna. Det finns inte längre några situationer där både studentnummer och personuppgifterna överförs.

Vid den automatiska överföringen skickas data från Primus till KOSKI en gång per dygn, och den standardinställda tiden är kl. 21-02 eller 04-07 (Primus avgör). Om dessa tider inte är lämpliga för er, kan du komma överens om att överföringen sker automatiskt på en annan tidpunkt genom att kontakta vår support.

På denna tidpunkt hämtar Primus alla aktiva studerandekort och väljer de där studerandetypen har Beakta vid KOSKI-överföring ikryssat. Dessa kort samlas i meddelandekön. De uppgifter som har ändrats sedan senaste överföring gjordes skickas till KOSKI. OBS! Den första överföringen kan ta länge, men framöver är överföringstiden kortare.

Felkorrigering vid automatiska överföringar

Primus kontrollerar om det förekommer fel i det material som ska överföras, och om det gör det visar Primus en separat felrapport nertill i huvudrutan. Användaren kan gå in och korrigera felen direkt hos de berörda studerandena såvida hen har användarrätt till Studeranderegistret. Läs närmare i anvisningen om felmeddelanden.

Efter att felet har korrigerats för en studerande, ingår hen i överföringen som görs följande natt. Det går också att skicka informationen manuellt med en gång. Felmeddelandet nere i Primus huvudruta försvinner inom fem minuter efter att de korrigerade uppgifterna har skickats manuellt, eller när man klickar på Uppdatera efter den manuella överföringen. Man kan även invänta att uppgifterna överförs i automatöverföringen följande natt, varefter felmeddelandet uppdateras.

Studerande som arkiveras

När en studerande arkiveras ska du kontrollera om dennes uppgifter ännu behöver överföras till KOSKI, dvs. om det gjorts ändringar i KOSKI-uppgifterna. Om det behövs kan du genast överföra uppgifterna manuellt till KOSKI. Alternativt överförs uppgifterna vid automatöverföringen följande natt, om studeranden tillhör en sådan studerandetyp som beaktas i KOSKI-överföringar.

Observera dock att om du byter studerandetypen till t.ex. "Arkiverad studerande" och denna studerandetyp inte beaktas vid KOSKI-överföringen, kommer uppgifterna inte att skickas till KOSKI automatiskt.

Men om studerandetypen "Arkiverad studerande" däremot beaktas i KOSKI-överföringar, kommer ändringar som gjorts på det arkiverade registerkortet att leda till att registerkortet läggs in i överföringskön.

• Undantag är de situationer där man gör en ändring i t.ex. Kurser/Undervisningsutbud-registret som också inverkar på en arkiverad studerande. I detta fall överförs datan inte autoamtiskt om det har gått över en vecka sedan det arkiverade studerandekortet senast ändrades.

Studerande som tas med i automatöverföringen

1. Om studerandetypen inte beaktas i KOSKI-överföringar kommer studeranden inte att överföras. Det är ingen skillnad om studeranden är arkiverad eller inte.

2. Om ett arkiverat registerkort ändras och studerandetypen beaktas i KOSKI-överföringar, tas den studerande med i överföringen. Men om det inte har förekommit några KOSKI-relaterade ändringar i fälten (Koski-data), kommer datan inte att sändas vidare.

3. Det är enbart Studeranderegistrets Senast förändrad-fält som inverkar på om studeranden läggs in i överföringskön. När kortet plockas ur kön för att skickas, skapas först den KOSKI-data som ska skickas, utifrån de andra fälten på registerkortet, och först efter det kontrollerar systemet om någon väsentlig uppgift har ändrats. Om det inte finns något behov av att skicka datan vidare (dvs. det finns inga ändringar i Koski-datan), kommer registerkortet helt enkelt bara att avlägsnas ur kön.

• I vissa fall måste man skicka data till KOSKI manuellt. Den manuella överföringen används t.ex. då ändringar som har gjorts i studerandeuppgifterna genast måste uppdateras till KOSKI.
• I Studeranderegistrets Dataöverföringar / KOSKI-funktion finns alternativet Överför till produktionsmiljön.
• Den förvalda inställningen är att överföringen sker till produktionsmiljön, d.v.s. den punkten är färdigt ikryssad (från och med PW 4.55.10).
• Kontrollera innan den manuella överföringen att de studerande som ska överföras är färdigt framsökta i registerrutan eller målade i listan. Du kan också överföra studerande på basis av studerandetyp; då överförs alla de studerande vars studerandetyp har Beakta vid KOSKI-överföring ikryssat.
• Klicka sedan på OK.
• Manuella överföringar ska endast göras i undantagsfall.

Kontroll av fel i den manuella överföringen

• Hämta i Studeranderegistret fram alla studerande som ska överföras manuellt.
• Välj Dataöverföringar / KOSKI.
• I dataöverföringsrutan är alternativet Överför till produktionsmiljön förvalt. Klicka på OK.
• Då öppnas en sammandragsutskrift över de studierätter och andra uppgifter som överförs. Om alla värden är noll finns det fel på varenda kort i materialet.
• Om det finns fel visar Primus en separat fellista efter sammandragsutskriften. Korrigera felen innan du gör överföringen.
• Om inga fel förekommer överförs datan till KOSKI.
• Överföringsdatan för respektive studerande sparas alltid i fältet Senaste KOSKI-data på studerandens kort.
• Vid överföringen flyttas datan till KOSKI endast om den är felfri.
• Den person som utför överföringen måste kontrollera om det kommer in data i studerandenas Koski-överföringsfel-fält. Felen ska i så fall korrigeras och överföringen göras på nytt.