KOSKI - Exempel i den grundläggande utbildningen

Från ett studerandekort i Primus kan endast en studierätt överföras till KOSKI, dvs. det behövs skilda registerkort för studierätter i förskoleundervisningen och i den grundläggande utbildningen.

När eleven övergår från förskoleundervisningen till den grundläggande undervisningen, ska man markera studierätten i förskoleundervisningen som avslutad genom att fylla i fältet Examensdatum (eller Förskolans avbrytningsdatum) i Primus.

Kopiera förskoleundervisningens elevkort till den grundläggande undervisningen med hjälp av funktionen Skolbyten. Det lönar sig att kopiera elevkorten och göra dem till grundskolans planeringselever redan innan man börjar planera det kommande läsåret, på samma sätt som man oftast gör när eleverna överförs från lågstadiet till högstadiet eller från den grundläggande undervisningen till gymnasieutbildningen.

Läs mera om skolbyten och överflyttningen från förskoleundervisningen till nykomling i skolan.

Ta via Underhåll/ Fälteditorn också fram fältet Årsklasser och placera det intill bekräftelsefälten. Här sparas då automatiskt uppgift om ett nytt registerkort när ett sådant genereras för eleven i Årsklasser-registret.

Ovannämnda bekräftelsefält ska ifyllas för årskurserna 1-9 i den grundläggande undervisningen. När fälten är ifyllda, överförs den avlagda årskursen som bekräftad till KOSKI. Eleven ska dock ha en prestation i minst ett ämne för den årskurs som bekräftas, för att överföringen ska ske. Om eleven kvarstannar eller om hen deltar i årskursintegrerade studier, kan bekräftelsen däremot göras även om personen inte skulle ha en enda prestation i något ämne.

Bilden visar hur vyn i KOSKI-tjänsten ser ut. Prestationen syns som icke slutförd fram till läsårets avslutningsdatum, men bekräftelsen har i alla fall överförts.

Undantag: För de elever som går i årskursintegrerad undervisning, överförs bekräftelsen för årskurs 9 i första hand från fältet Examensdatum och i andra hand från fälten Bekräftelse för årsklass och Bekräftelsens datum.

Åtgärderna stegvis i slutet av läsåret:

1. Bekräfta elevernas innevarande årsklass.
2. Överför uppgifterna (om bekräftelsen) till KOSKI.
3. Utför klassuppflyttningarna för eleverna.
4. Sätt in uppgifterna om det följande läsåret i Information om skolan.

Om du behöver korrigera uppgifterna i efterhand ska du göra det i registren Årsklasseroch Årsklassprestationer. Se närmare info i de länkade anvisningarna nedan.

När en elev får avgångsbetyg från den grundläggande utbildningen, bekräftas elevens prestation av årskurs 9 samt avgångsbetyget, och som studierättens status överförs "Utexaminerad". Dessa fält ska alltså fyllas i på elevens registerkort i Studeranderegistret: 

• Bekräftelse för årsklass
• Bekräftelsens datum
• Examensdatum

När fältet Examensdatum fylls i, bekräftas avgångsbetyget till Koski och "Utexaminerad" överförs som studierättens status. Alla ovannämnda fält kan ifyllas på förhand före den egentliga examensdagen, genast efter det att alla vitsord har fastställts. Alla årskurser som visas i elevens uppgifter i KOSKI-tjänsten ska ha statusen "Prestationen slutförd" innan man kan överföra examensdatumet och bekräftelsen av årskurs 9 från elevens kort.

Vitsord från årskurs 9 för en elev som får avgångsbetyg syns inte i KOSKI på fliken för åk 9, utan de blir synliga på fliken Avgångsbetyg först när fältet Examensdatum är ifyllt i Primus.

Bilden visar hur vyn i KOSKI-tjänsten ser ut. Prestationen syns som icke slutförd fram till läsårets avslutningsdatum, men bekräftelsen har i alla fall överförts.

Från och med Primus PKW 4.65.7.1 lagras bekräftaren av den grundläggande utbildningens lärokurs (avgångsbetyget) i följande fält i Studerande-registret vid KOSKI-överföringen:

• Bekräftarens namn
• Bekräftarens titel (vid behov även skilda fält Bekräftarens titel på finska, svenska och engelska)
• Bekräftelseort
• Bekräftande organisationens oid

Det här gör vi för att säkerställa att informationen om bekräftandet vid tidpunkten för examen bevaras. Om exempelvis skolans rektor skulle ändras senare eller man ännu måste uppdatera elevens uppgifter senare finns informationen då kvar. De ovannämnda fälten ska inte fyllas i manuellt.

Framöver kommer informationen om bekräftaren primärt att hämtas från de ovannämnda fälten i Studerande-registret. Men om de ännu är tomma, som de förstås initialt är, hämtas bekräftaren enligt följande prioritetsordning och överförs till KOSKI från det första stället där systemet stöter på dem ifyllda:

1. Från den tidsmässigt senaste raden i tabellen Utdelning av betyg/bedömningar i Studerande-registret, där alternativet "Avgångsbetyg" är markerat i fältet Betygstyper. Bekräftaren hämtas i första hand från fältet Betygen undertecknas av (text), i andra hand från fältet Betygen undertecknas av (lärare) och i tredje hand från fältet Betygen undertecknas av (personal) och fältet Betygsundertecknarens titel (med hänsyn till språkversionerna)
2. Om ni inte har fyllt i fälten i Studerande-registret, hämtas bekräftaren i andra hand från Klasser-registrets Betygsundertecknare och Betygsundertecknarens titel (med hänsyn till språkversionerna).
3. I tredje hand hämtar systemet bekräftaren från Enheter-registrets fält Enhetens ledare och Enhetsledarens titel (med hänsyn till språkversionerna).
4. I sista hand överförs bekräftaren till KOSKI från Information om skolan-registrets fält Rektor/Skolans föreståndare och Rektorns titel (med hänsyn till språkversionerna), om inga av fälten ovan är ifyllda.

"Med hänsyn till språkversionerna" innebär att systemet t.ex. på en svenskspråkig skola förstår att plocka uppgiften från fältet Betygsundertecknarens titel på svenska, om det är ifyllt.

Eleven stannar kvar på klassen

Om en elev kvarstannar ska man bekräfta årsklassprestationen efter läsårets slut i vanlig ordning även för denna elev. Årsklassprestationen överförs till KOSKI som bekräftad, men med tilläggsuppgiften om att eleven kvarstannar. Denna tilläggsuppgift inför man genom att i Studerande-registrets fält Uppflyttning från klass ange alternativet "Stannar kvar på klassen" och fylla i fälten Bekräftelse för årsklass och Bekräftelsens datum. I Årsklasser-registret ikryssas automatiskt fältet Stannar kvar på klassen på registerkortet, och detta indikerar att uppgiften även når KOSKI.

När man i Primus senare utför åtgärderna kring det nya läsåret (klassuppflyttningar, uppdatering av läsårsuppgifterna i Information om skolan, tömning av det gångna läsårets vitsord för kvarstannade elever), uppstår ett nytt årsklasskort för eleven, över samma årsklass. Den här eleven börjar om årskursen "från noll".

Från och med Primus 4.64.16.1 sparas elevens uppgifter automatiskt i Primusregistren Årsklasser och Årsklassprestationer och försvinner således inte helt.

När det nya läsåret tar vid bör det finnas två rader över samma årskurs i elevens Årsklasser-fält. När eleven sedan avlagt årsklassen på nytt, ska du följande vår registrera en ny bekräftelse för årsklassen på en ny rad i bekräftelsetabellen. Samma årsklass ska stå på bägge raderna.

OBS! När en elev stannar kvar på klassen, ersätts i nuläget den ifrågavarande årskursens flik i KOSKI när eleven på nytt avlägger årskursen. Framöver, då KOSKI-överföringen av årsklasshistoriken lanseras, kommer det att finnas två flikar i KOSKI i de situationer då eleven har gått om en årsklass.

Eleven får villkor och avlägger dem

Om en elev får villkor i ett visst läroämne, antecknar man en fyra (4) som läroämnets vitsord och vitsorden överförs normalt. Man antecknar INTE att eleven stannar kvar på klassen. När eleven har avlagt villkoren, bekräftas årskursen genom att fylla i fälten Bekräftelse, årskurs och Bekräftelse, datum. Bekräftelsens datum är det datum då eleven har avlagt villkoren med godkänd prestation. Om eleven får sitt avgångsbetyg, fyller man därtill i fältet Examensdatum.

Eleven får villkor men avlägger dem inte och stannar kvar på klassen

Om en elev får villkor i ett visst läroämne, men inte avlägger dem på ett godkänt sätt, antecknas det att eleven stannar kvar på klassen eller överförs till årskursintegrerad undervisning, beroende på hur man har hanterat situationen. Man väljer alltså "Stannar kvar på klassen" i fältet Uppflyttning från klass eller kryssar i fältet Årskursintegrerad undervisning.

Eleven flyttas upp till följande årskurs under läsåret

Om en elev flyttas upp till nästa årskurs under läsåret ska eleven vid läsårets slut få ett läsårsintyg från den årskurs till vilken eleven har flyttats upp. Exempel: En elev börjar på årskurs 2 och flyttas upp till årskurs 3 under läsåret. Hen kommer då att få läsårsbetyg för årskurs 3 i slutet av läsåret. Prestationer för årskurs 3 bekräftas till KOSKI-tjänsten. I KOSKI-tjänsten finns ingen flik för årskurs 2. Information om årskursuppflyttningen läggs in i fältet Betygets tilläggsuppgifter.

Eleven hoppar över en årskurs under sommaren

Om man under sommaren bestämmer att eleven ska hoppa över nästa beräknade årskurs, kommer hen inte att ha någon flik för den skippade årskursen i KOSKI. Exempel: I slutet av föregående läsår får eleven läsårsbetyg för årskurs 2. Under sommaren flyttas eleven upp och börjar på hösten årskurs 4. Information om årskursuppflyttningen läggs in i fältet Betygets tilläggsuppgifter.

Eleven flyttas från lågstadiet till högstadiet

När en elev flyttas från lågstadiet till högstadiet, ska man kopiera registerkortet i Studeranderegistret från lågstadiet till högstadiet med hjälp av funktionen Skolbyten. När vitsorden för årskurs 6 har fastställts, kan följande fält ifyllas på lågstadiekortet: 

• Bekräftelse, årskurs
• Bekräftelse, datum
• Utskrivningsdatum (=läsårets avslutningsdatum)

När de ovannämnda fälten har ifyllts, överförs prestationen för årskurs 6 bekräftad till KOSKI och studierättens status blir "Utskriven". Högstadiet överför det kopierade studerandekortet till KOSKI som en ny studierätt.

I samskolor är det i praktiken möjligt att fortsätta med samma studerandekort, men ur Primus synpunkt rekommenderas det att man kopierar kortet till högstadiet, för då har man kvar lågstadieprestationerna i lågstadiets arkiv. Eleven ska inte antecknas som utskriven på lågstadiekortet. Det är viktigt att man kopierar studierättens id och inledningsdatumet från lågstadiekortet till högstadiekortet, för att uppgifterna även i fortsättningen ska uppdateras till samma studierätt i KOSKI-tjänsten. OBS! Detta gäller enbart integrerade skolor (samskolor), inte överföringen mellan två skilda skolor.

Se även exempel på skolbyten från en skolnivå till en annan.

Elev blir utskriven och återvänder senare

Om en elev avslutar sina studier och flyttar t.ex. till en annan kommuns skola, antecknas studierätten som utskriven, dvs. i Studeranderegistret ska man fylla i

• fältet Utskrivningsdatum

Om eleven sedan senare återvänder till samma skola, ska man skapa ett nytt registerkort för eleven. Det gamla studerandekortet kan inte längre uppdateras p.g.a. att det är möjligt att överföra endast en studierätt från ett registerkort till KOSKI.

Elev byter skola inom kommunen eller till en annan kommun

Om en elev byter skola inom kommunen eller till en annan kommuns skola, ska man anteckna studierättens status som utskriven genom att fylla i fältet Utskrivningsdatum. Om eleven byter skola under läsåret ska årskursens prestation inte bekräftas. Om eleven avslutar studierna vid skolan efter läsårets slut, ska man fylla i fältet Utskrivningsdatum och även bekräfta årskursens prestation genom att fylla i fälten Bekräftelse, årskurs och Bekräftelse, datum.

När en elev byter skola inom kommunen, ska elevkortet kopieras med hjälp av funktionen Skolbyten till den nya skolan. Den nya skolan överför kortet till KOSKI som ny studierätt. Vi rekommenderar inte längre att man överför ett existerande kort till den nya skolan, för det kan orsaka problem med hur uppgifterna visas och överförs till KOSKI.

OBS! Om en elev inleder sina studier i en ny skola under läsårets gång, ska man i Studeranderegistret fylla i antingen Ankomstdatum till skolan, Inledningsdatum eller Grundläggande utbildningens inledningsdatum. Ett av dessa tre (det som är ifyllt) överförs till KOSKI som årskursens inledningsdatum, om det infaller senare är uppgiften i fältet Läsåret börjar i Information om skolan. Annars överförs läsårets inledningsdatum som årskursens inledningsdatum. För de studierätter som inleds och avslutas vid årsskiftet, ska den gamla skolan ha den egentliga sista skoldagen som utskrivningsdatum för eleven. På den nya skolan ska man ha studierätten att börja på det faktiska startdatumet. Dessa datumuppgifter inverkar t.ex. på hur hemkommunsersättningarna kalkyleras.

Exempel: Eleven har gått ut åk 5 och redan flyttats upp till åk 6 i slutet av läsåret. Under sommaren får man veta att eleven kommer att börja läsåret för åk 6 på en annan skola i stället. På den gamla skolan ska man då byta tillbaka gruppen och årsklassen för personen till åk 5, fylla i Utskrivningsdatum, bekräfta årsklassen och göra överföringen till KOSKI. Om åk 6 hunnit uppstå för eleven i Årsklasser-registret, ska du ta bort denna uppgift (eftersom eleven inte längre går i den här skolan).

Endast ett åskådningsämne kan överföras till KOSKI, så om en elev byter åskådningsämne under grundläggande utbildningen, ska det tidigare åskådningsämnet inte beaktas vid KOSKI-överföringen (vitsorden har överförts redan när man har överfört de tidigare årskurserna).

Exempel: En elev har haft evangelisk-luthersk religion på årskurserna 1-4, men studerar nu livsåskådning fr.o.m. årskurs 5. Ev.lut-ämnet ska då inte beaktas vid KOSKI-överföringen. Detta gör man genom att högerklicka på ev.lut-ämnesnivån i elevens läroplansträd och välja:

Ändra studerandens...kursuppgifter och kryssa i fältet Beakta inte vid KOSKI-överföringen för ämnet i fråga.

Från och med Primus 4.64.16.1 sparas elevens årsklassprestationer automatiskt i registren Årsklasser och Årsklassprestationer. Primus hämtar också in uppgifterna om de tidigare årsklasserna till dessa register i samband med KOSKI-överföringarna. Från och med 10.6.2024 sker även export av uppgifter från Primus till KOSKI från de här registren.

Om den föregående årsklassens prestationer inte har överförts till KOSKI eller om man behöver göra korrigerande dataöverföringar i den föregående årsklassens prestationer, kan du i fortsättningen göra korrigeringarna direkt i registren Årsklasser och Årsklassprestationer. Åtgärda felen före 1.11.2024, för då börjar årsklasshistoriken överföras från de här registren i alla grundskolor, även om man har förhindrat överföringen med hjälp av kryssfältet i Information om skolan.

Se närmare info i anvisningen om Årsklasshistorik och anvisningen Årsklasshistorik: att korrigera fel.